Bộ phận hỗ trợ

Bộ phận hỗ trợ (Back Office) là gì?

Bộ phận hỗ trợ (Back Office) là đơn vị chức năng trong ngân hàng thương mại có nhiệm vụ xử lý các giao dịch, đối soát số liệu, quản lý hồ sơ tài liệu và hỗ trợ nghiệp vụ phía sau, không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Theo Thông tư 13/2018/TT-NHNN về hệ thống kiểm soát nội bộ, các tổ chức tín dụng phải thiết lập bộ máy kiểm soát và xử lý giao dịch đảm bảo tách bạch với bộ phận kinh doanh (Front Office) nhằm phòng ngừa rủi ro gian lận, sai sót.

Đặc điểm chính

• Tách biệt với Front Office: Hoạt động độc lập, không tham gia bán hàng hay tư vấn trực tiếp cho khách hàng.
• Xử lý hậu kỳ giao dịch: Thực hiện nhập liệu, kiểm tra chứng từ, đối soát số liệu cuối ngày.
• Quản lý hồ sơ tín dụng: Lưu trữ bảo quản hồ sơ khách hàng, hợp đồng tín dụng theo quy định tại Điều 11, Thông tư 39/2016/TT-NHNN.
• Tuân thủ quy trình nội bộ: Áp dụng nguyên tắc bốn mắt (four-eyes principle) trong xử lý giao dịch lớn.
• Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo vận hành, báo cáo rủi ro nội bộ gửi Ban Giám đốc.

Ví dụ minh họa

Khi một chi nhánh ngân hàng tại TP.HCM giải ngân khoản tín dụng 5 tỷ đồng cho doanh nghiệp X vào sáng thứ Hai. Bộ phận hỗ trợ sẽ: (1) nhận hồ sơ từ bộ phận quan hệ khách hàng, (2) kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo Điều 10, Thông tư 39/2016/TT-NHNN, (3) nhập liệu vào hệ thống core banking, (4) đối soát với sổ phụ ngân hàng, (5) lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm theo Luật Các tổ chức tín dụng 2010 (Điều 91).