Phê duyệt giao dịch

Phê duyệt giao dịch là gì?

Phê duyệt giao dịch (Transaction Approval) là quy trình xác nhận và chấp thuận một giao dịch ngân hàng bởi người có thẩm quyền theo quy định nội bộ và pháp luật. Đây là bước quan trọng trong nguyên tắc kiểm soát nội bộ "bốn mắt" (four-eyes principle), đảm bảo giao dịch được kiểm tra chéo trước khi thực thi, hạn chế rủi ro gian lận, sai sót và tổn thất cho tổ chức tín dụng.

Đặc điểm

• Phân cấp thẩm quyền rõ ràng theo giá trị giao dịch: giao dịch nhỏ do trưởng phòng duyệt, giao dịch lớn phải qua phó giám đốc, giám đốc hoặc hội đồng tín dụng.
• Áp dụng nguyên tắc tách biệt giữa người lập (maker) và người duyệt (checker); người duyệt không trực tiếp tạo giao dịch mà mình phê duyệt.
• Tuân thủ Quyết định 478/QĐ-NHNN năm 2017 về khung kiểm soát nội bộ và Thông tư 35/2018/TT-NHNN hướng dẫn hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Phê duyệt qua hệ thống core banking với chữ ký số hoặc mật khẩu bảo mật theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Mỗi lần phê duyệt phải ghi nhận thời gian, người duyệt, lý do duyệt/từ chối và lưu vết kiểm toán đầy đủ.

Ví dụ

Nhân viên kế toán lập lệnh thanh toán 2 tỷ đồng cho nhà cung cấp X. Theo quy chế nội bộ, giao dịch từ 1 đến 5 tỷ đồng phải được Trưởng phòng Tài chính phê duyệt. Trưởng phòng đăng nhập hệ thống, kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, xác nhận số tiền và tài khoản thụ hưởng, sau đó nhấn "Phê duyệt" kèm chữ ký số. Giao dịch chuyển sang trạng thái "Đã duyệt" và được xử lý trong ngày. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Trưởng phòng từ chối và yêu cầu bổ sung theo quy trình kiểm soát nội bộ.