Đối chiếu công nợ

Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ (Account Reconciliation) là quy trình kế toán so sánh, xác nhận và điều chỉnh số dư công nợ phải thu, phải trả giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc các đối tác khác nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với thực tế và xác nhận của đối tác. Theo Điều 27 Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC (Hệ thống chuẩn mực kế toán doanh nghiệp), doanh nghiệp phải thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ ít nhất mỗi quý một lần và có biên bản xác nhận bằng văn bản.

Đặc điểm chính

• Tần suất thực hiện: Đối chiếu hàng tháng đối với khoản nợ lớn, hàng quý đối với khoản nợ thông thường, và bắt buộc trước khi lập báo cáo tài chính năm.
• Hình thức: Gửi giấy đề nghị đối chiếu (theo mẫu) qua đường bưu điện, email hoặc xác nhận trực tiếp qua hệ thống ERP ngân hàng.
• Xử lý chênh lệch: Khi phát hiện sai lệch, kế toán lập biên bản điều chỉnh, truy vết giao dịch phát sinh, làm rõ nguyên nhân trước khi ghi sổ.
• Vai trò kiểm soát: Là cơ sở để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đổi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC và giảm thiểu rủi ro gian lận.

Ví dụ minh họa

Ngày 25 hàng tháng, kế toán Công ty TNHH Thương mại Sài Gòn gửi thư đối chiếu đến Siêu thị BigC với tổng số dư nợ phải thu là 1,8 tỷ đồng (gồm 12 hóa đơn từ tháng 3 đến tháng 8). Sau 7 ngày, BigC phản hồi xác nhận chỉ khớp 1,65 tỷ, chênh lệch 150 triệu. Qua đối chiếu, hai bên phát hiện BigC đã thanh toán 150 triệu qua ngân hàng ngày 15/8 nhưng kế toán Sài Gòn ghi nhầm vào tài khoản khách hàng khác. Biên bản đối chiếu được lập có chữ ký đại diện hai bên, làm căn cứ điều chỉnh sổ sách trước thời hạn nộp BCTC quý theo quy định.