Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt (Cash Book) là sổ kế toán chi tiết theo dõi toàn bộ các khoản thu, chi tiền mặt phát sinh hàng ngày tại quỹ của doanh nghiệp. Đây là một trong những sổ kế toán quan trọng nhất trong hệ thống sổ sách kế toán, được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Sổ có vai trò kiểm soát dòng tiền, đối chiếu với chứng từ thu chi (Phiếu thu, Phiếu chi) và báo cáo tồn quỹ cuối ngày.

Đặc điểm chính

• Hình thức ghi chép: Ghi theo trình tự thời gian, mỗi ngày một trang hoặc theo dòng, đảm bảo nguyên tắc cập nhật liên tục.
• Nguyên tắc cộng dồn: Số dư cuối ngày = Số dư đầu ngày + Tổng thu trong ngày - Tổng chi trong ngày.
• Đối tượng ghi: Chỉ ghi nhận giao dịch bằng tiền mặt VND hoặc ngoại tệ, không bao gồm chuyển khoản qua ngân hàng.
• Người chịu trách nhiệm: Thủ quỹ trực tiếp ghi sổ, kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận cuối ngày.
• Hạn mức tồn quỹ: Tuân thủ quy định tại Thông tư 22/2009/TT-BTC và Nghị định 64/2001/NĐ-CP về hoạt động thanh toán.
• Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu 5 năm theo Luật Kế toán 2015 (Luật số 88/2015/QH13).

Ví dụ minh họa

Công ty TNHH ABC ngày 15/03/2024 có tồn quỹ đầu ngày là 50 triệu đồng. Trong ngày phát sinh: Thu tiền bán hàng 30 triệu (Phiếu thu PT001), Chi lương nhân viên 20 triệu (Phiếu chi PC002), Chi mua văn phòng phẩm 2 triệu (Phiếu chi PC003). Sổ quỹ tiền mặt ghi: Tổng thu 30 triệu, Tổng chi 22 triệu, Tồn cuối ngày = 50 + 30 - 22 = 58 triệu đồng. Số liệu này phải khớp với Báo cáo tồn quỹ (Mẫu S07-DN theo TT 133/2016).