Biên bản kiểm kê

Biên bản kiểm kê là gì?

Biên bản kiểm kê là văn bản kế toán ghi nhận kết quả kiểm đếm thực tế tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tiền mặt, các khoản phải thu tại một thời điểm xác định. Theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp và Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS số 02 "Hàng tồn kho", kiểm kê là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đối chiếu giữa số liệu sổ sách và thực tế, làm căn cứ điều chỉnh sổ kế toán và xử lý chênh lệch.

Đặc điểm

• Được lập bởi Hội đồng kiểm kê gồm: đại diện Ban giám đốc, kế toán trưởng, thủ kho, người giám sát và phải có chữ ký của các thành viên liên quan.
• Nội dung gồm: thời gian, địa điểm kiểm kê; tên tài sản; đơn vị tính; số lượng sổ sách; số lượng thực tế; chênh lệch thừa/thiếu; nguyên nhân và kiến nghị xử lý.
• Theo Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải kiểm kê định kỳ 1 lần/năm trước khi lập báo cáo tài chính, hoặc đột xuất khi có yếu tố bất thường (thay đổi địa điểm, hỏa hoạn, kiểm toán).
• Giá trị thiếu hụt do hao hụt tự nhiên được tính vào chi phí hợp lý; trường hợp mất mát do nguyên nhân khác phải truy trách nhiệm cá nhân.

Ví dụ

Ngày 31/12/2024, Công ty TNHH Thương mại Phú Long tiến hành kiểm kê kho hàng hóa cuối năm. Hội đồng kiểm kê phát hiện mặt hàng gạo 10 tấn ghi sổ nhưng thực tế chỉ còn 9,85 tấn, chênh lệch thiếu 150kg do hao hụt (chiếm 1,5% - dưới định mức). Biên bản ghi nhận đầy đủ số liệu, nguyên nhân, giải trình của thủ kho. Giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ biên bản ghi giảm tồn kho 150kg, đưa vào giá vốn hàng bán theo quy định. Đây là căn cứ pháp lý cho Báo cáo tài chính năm.