Biên bản họp

Biên bản họp là gì?

Biên bản họp (Meeting Minutes) là văn bản ghi chép trung thực, đầy đủ nội dung, diễn biến và các quyết định được thông qua tại cuộc họp của Hội đồng quản trị (HĐQT), Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc các hội nghị chuyên đề trong ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng (TCTD). Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để giám sát, kiểm tra và giải quyết tranh chấp nội bộ.

Đặc điểm

• Ghi nhận thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết.
• Phải có chữ ký của Chủ tọa và Thư ký cuộc họp theo Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Được lưu trữ tại trụ sở chính, là bằng chứng pháp lý trước Ngân hàng Nhà nước (NHNN) và tòa án.
• Lập bằng văn bản, có thể bổ sung bản điện tử có chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Ví dụ

Ngân hàng TMCP A tổ chức họp HĐQT ngày 15/3/2025 để phê duyệt hạn mức tín dụng 500 tỷ đồng cho khách hàng doanh nghiệp B. Biên bản họp ghi rõ: 7/7 thành viên tham dự, 7/7 phiếu tán thành, do Chủ tịch HĐQT ký duyệt và Thư ký công ty xác nhận. Biên bản này là cơ sở để Giám đốc chi nhánh ký hợp đồng tín dụng theo quy định tại Thông tư 12/2021/TT-NHNN.