Phiếu chi

Phiếu chi là gì?

Phiếu chi (Payment Voucher) là chứng từ kế toán xác nhận khoản tiền mặt đã chi ra khỏi quỹ của doanh nghiệp. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để hạch toán chi phí, theo dõi dòng tiền và kiểm soát các khoản thanh toán bằng tiền mặt trong nội bộ doanh nghiệp.

Đặc điểm

• Bắt buộc lập khi thực hiện chi tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp.
• Phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, thủ trưởng đơn vị (hoặc kế toán trưởng) duyệt chi, thủ quỹ và người nhận tiền.
• Nội dung ghi rõ: ngày/tháng/năm chi, lý do chi, số tiền (ghi bằng số và chữ), đính kèm hóa đơn hoặc chứng từ gốc liên quan.
• Được lập thành ít nhất 2 liên: 1 liên giao người nhận, 1 liên lưu tại quỹ làm căn cứ hạch toán.
• Sau khi chi phải cập nhật ngay vào sổ quỹ tiền mặt (TK 111) và bút toán Nợ chi phí, Có TK 111.

Ví dụ

Công ty TNHH ABC chi 15.000.000 đồng tiền mặt để thanh toán cước điện thoại tháng 11. Kế toán lập Phiếu chi số PC-0125 ghi rõ: "Chi tiền thanh toán cước điện thoại T11", đính kèm hóa đơn GTGT của nhà cung cấp. Phiếu có chữ ký kế toán trưởng duyệt, thủ quỹ chi tiền và người nhận ký xác nhận. Căn cứ Điều 18 Luật Kế toán 2015 và Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC (Phụ lục 1), phiếu chi là chứng từ hợp lệ để hạch toán Nợ TK 642, Có TK 111.