Kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương (Payroll Accounting) là bộ phận nghiệp vụ kế toán chuyên ghi nhận, tính toán, theo dõi và quản lý các khoản thu nhập của người lao động bao gồm: lương cơ bản, lương làm thêm, phụ cấp, thưởng, các khoản trích nộp bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Hoạt động này tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH13), Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi 2012) và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Đặc điểm chính

• Tài khoản sử dụng: TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả khác), TK 627/641/642 (Chi phí theo bộ phận).
• Các khoản trích theo lương (2024): BHXH người lao động 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%; Doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5% + BHYT 3% + BHTN 1%) và 2% KPCĐ theo Luật BHXH 2014.
• Thuế TNCN: Giảm trừ gia cảnh 11 triệu/tháng với người nộp thuế và 4,4 triệu/người phụ thuộc theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14.
• Hạn nộp thuế TNCN: Chậm nhất ngày 20 tháng sau theo Luật Quản lý thuế 2019.
• Thời hạn thanh toán lương: Trực tiếp, đủ, đúng hạn - chậm nhất ngày 15 hoặc theo chu kỳ đã thỏa thuận (Điều 97 Bộ luật Lao động).
• Chế độ làm thêm: Tối đa 40-300 giờ/năm tùy loại hình (Điều 107 BLLĐ 2019).

Ví dụ minh họa

Nhân viên Nguyễn Văn A tại Công ty XYZ có lương tháng 3/2024: Lương cơ bản 15 triệu, phụ cấp ăn trưa 1 triệu (miễn thuế), thưởng doanh số 3 triệu. Thu nhập chịu thuế = 15 + 3 = 18 triệu. Bảo hiểm NLĐ đóng: 18 × 10,5% = 1,89 triệu. Thu nhập tính thuế = 18 - 1,89 - 11 = 5,11 triệu. Thuế TNCN = 5,11 × 5% = 255.500 đồng. Thực lĩnh = 19 - 1,89 - 0,2555 = 16.854.500 đồng. Bút toán: Nợ TK 642/Có TK 334: 19 triệu; Có TK 3339 (BHXH): 1,89 triệu; Có TK 3335 (Thuế TNCN): 255.500 đồng.