Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp Mà Bạn Nên Biết

Khi muốn ứng tuyển vào bất cứ vị trí nào trong các công ty, việc đầu tiên bạn cần làm là viết email gửi CV cho bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ những quy tắc cơ bản để viết được một chiếc mail xin việc thật chuyên nghiệp. Hãy tham khảo bài viết dưới đây và kiểm tra xem bạn có mắc phải lỗi sai phổ biến nào không nhé!

1. Email xin việc là gì? Phân biệt email xin việc và thư xin việc

Email xin việc được quy định là phần nội dung bạn thể hiện khi viết Email gửi hồ sơ xin việc hay CV ứng tuyển cho nhà tuyển dụng. Đây được xem là phần nội dung quan trọng nhất, là điểm gây ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng về bản thân cũng như con người bạn. 

Vậy Email xin việc so với thư xin việc khác nhau ở chỗ nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé. Cũng đã có rất nhiều người lầm tưởng 2 khái niệm này là 1, nhưng thực tế lại không phải vậy. Để thể hiện kỹ năng phỏng vấn xin việc thành thạo, cũng như kinh nghiệm làm việc của bạn với nhà tuyển dụng, bạn nên phân định rạch ròi 2 khái niệm này. Email xin việc được hiểu là là phần nội dung được viết trong email, chỉ giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển còn cụ thể đã được viết trong CV. Còn thư xin việc là một file đính kèm với bộ hồ sơ xin việc, thường là được thể hiện ở bản Word. 

Tới đây bạn đã hiểu được thế nào là Email xin việc, thế nào là thư xin việc chưa? Hy vọng bạn có thể phân định rạch ròi được 2 khái niệm này. Từ đó có thể thể hiện bản thân cũng như kinh nghiệm làm việc của mình tốt nhất cho nhà tuyển dụng nhé. 

2. Chuẩn bị gì trước khi viết email gửi CV?

Trước khi viết email, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

2.1. Sử dụng tên email nghiêm túc

Nếu bạn có ý định sử dụng những email kiểu cuncon_123 hoặc girlcute@gmail.com để gửi CV cho nhà tuyển dụng, thì bỏ ngay đi. Hãy lập cho mình một email có chứa tên thật của bạn, có thể đi kèm một vài con số như anhle234@gmail.com hay letuananh12@gmail.com. 

Chiếc CV sẽ thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp, và chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc đọc mail của bạn hơn. 

Tên email nên để tên thật của bạn, viết đúng chuẩn tiếng Việt

2.2. Tên hiển thị email đúng chính tả 

Hai vấn đề mà các bạn ứng viên dễ mắc phải đó là tên hiển thị mail không phải tên thật và không viết hoa chữ cái đầu. Tuy đây chỉ là những lỗi nhỏ nhưng nếu nhà tuyển dụng khó tính, họ sẽ không thích và nguy cơ bạn để lại ấn tượng xấu rất cao. 

Để đổi lại tên cho đúng chuẩn và đẹp, các bạn vào Settings, sau đó chọn Accounts and Import và vào “Edit Info” là được.

3. Cách viết mail xin việc đúng chuẩn

• Chữ ký email

Sau khi bạn đổi tên email thật chuẩn, đừng quên bổ sung chữ ký ở cuối email. Email của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn hẳn nếu có kèm chữ ký của riêng bạn. 

Một chữ ký chuẩn nên chứa thông tin cá nhân của bạn, bao gồm tên, số điện thoại và các thông tin khác như website, email,… Những thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng hiểu hơn về bạn. 

Để tạo chữ ký, bạn hãy vào Settings, sau đó chọn General và kéo xuống dưới để chỉnh sửa chữ ký cho riêng mình.

Hãy chuyên nghiệp từ những thứ nhỏ nhất. 

• Tiêu đề email gửi CV

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ ghi địa chỉ email ở đoạn cuối trong tin tuyển dụng. Bạn sẽ cần gửi mail đến địa chỉ đó với tiêu đề ‘TÊN – Vị trí – Công ty’ hoặc một tiêu đề nào đó khác phụ thuộc vào yêu cầu của mỗi công ty. Bạn cần làm theo đúng như những gì được yêu cầu. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng lọc email dễ dàng hơn, đồng thời, đảm bảo email của bạn không bị thất lạc do sai cú pháp. Đây không phải lúc để sáng tạo!

Đối với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu email cần phải viết như thế nào, bạn hãy lựa chọn cách viết thật đơn giản ‘Tên của bạn – Ứng tuyển vị trí ABC’, hoặc ‘Name – Application for ABC position’, email của bạn sẽ cực kỳ súc tích và chuyên nghiệp. 

• Nội dung email khi viết email gửi CV

Trước khi bàn đến việc bạn cần viết gì, hãy nói đến vấn đề trình bày một email trước. Bạn hãy trình bày email của mình thật đơn giản, giữ font chữ bình thường, căn lề trái như thường lệ, cũng đừng in đậm cái gì cả, và tránh thêm màu mè. Đây là lúc thể hiện sự chuyên nghiệp, chứ không phải tính sáng tạo.

Trên đây là một ví dụ viết email mà các nhà tuyển dụng thường xuyên gặp phải. Chưa bàn đến nội dung email, cách trình bày lề thò ra thụt vào vô tội vạ và không cân đối như trên đã cực kỳ mất điểm trong mắt các nhà tuyển dụng. Vì vậy, khi bạn soạn email, hãy chắc chắn rằng bạn đã căn lề một cách có mục đích.

Tiếp theo, về nội dung của email, các bạn hãy thể hiện rõ ràng quan điểm và phong cách cá nhân khi gửi mail cho nhà tuyển dụng. Đừng góp nhặt từ những nơi khác, chắp vá thành một chiếc email ghi tên bạn rồi gửi đi. Đừng để nhà tuyển dụng cảm thấy chán nản khi đọc đến email của bạn. 

4. Những lỗi sai thường gặp khi viết mail xin việc

• Sai lỗi chính tả 

Sai chính tả được xem là lỗi sai lớn mà bất cứ ai cũng có thể sẽ mắc phải trong quá trình viết email xin việc. Bạn phải luôn nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi, hoặc thậm chí là nhờ người khác kiểm tra giúp.Bởi chỉ một lỗi sai chính tả đơn giản cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người bất cẩn trong công việc và có ấn tượng không tốt ngay từ đầu với hồ sơ xin việc của bạn

• Ghi sai tên nhà tuyển dụng, sai vị trí ứng tuyển

Trong quá trình “rải” CV xin việc, rất có thể bạn sẽ nhầm lẫn tên các nhà tuyển dụng hay vị trí ứng tuyển. Vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra và ghi chính xác tên nhà tuyển dụng cũng như vị trí bạn muốn ứng tuyển. Ghi sai tên nhà tuyển dụng hay vị trí tuyển dụng là một trong những điều tối kỵ trong quá trình viết CV xin việc, vì vậy bạn cần hết sức lưu ý để tránh lỗi sai này. 

• Tên email thiếu chuyên nghiệp

Email với nhiều người là thứ đã được sử dụng lâu năm, từ những ngày còn là học sinh, sinh viên. Khi còn là học sinh sinh viên thì việc đặt những tên Email đáng yêu theo sở thích của mình là điều hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, khi bắt đầu đi xin việc thì việc tiếp tục sử dụng Email đó sẽ khiến nhà tuyển dụng có cái nhìn không tốt về bạn. Việc sử dụng những tài khoản email thiếu chuyên nghiệp như cunconcodon123@gmail.com có thể sẽ khiến nhà tuyển dụng không muốn nhấn vào xem email của bạn, có thể họ sẽ xóa ngay vì cho rằng đó là email spam. 

Hãy tạo cho mình một tài khoản email đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Email nên bao gồm họ tên bạn, một vài con số có liên quan đến bạn. Vậy là đủ! 

• Nội dung email gửi CV quá ngắn hoặc quá dài

Nội dung email bạn gửi đến nhà tuyển dụng nên ngắn gọn, súc tích, nhưng không có nghĩa là cụt ngủn và thiếu thông tin. Nội dung email sẽ giúp bạn bày tỏ thêm những điều mà bạn không thể ghi vào CV. Hãy giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.

Trái lại, email xin việc cũng không nên quá dài dòng. Điều này có thể khiến nhà tuyển dụng không muốn đọc hoặc đọc lượt, bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Đồng thời, những thông tin chi tiết về bản thân và kinh nghiệm làm việc của bạn cũng đã được thể hiện cụ thể trong phần CV 

• Quên đính kèm CV hoặc các bằng cấp theo yêu cầu

Đây tưởng chừng là điều khó diễn ra nhưng lại là lỗi phổ biến mà các nhà tuyển dụng gặp hàng ngày. Hãy đảm bảo rằng bạn đã đính kèm CV trong email rồi. Để chắc chắn, bạn có thể đính kèm CV và các tài liệu khác trước khi viết nội dung email. 

5. Email xin việc cần đính kèm giấy tờ gì trước khi gửi?

Email xin việc cần đính kèm giấy tờ gì trước khi gửi? Hay nói cách khác là 1 bộ hồ sơ xin việc qua Email cần những gì? Câu trả lời sẽ có ngay dưới đây: 

• CV – Công cụ tiếp thị cá nhân 
• Thư xin việc 
• Sản phẩm mang dấu ấn cá nhân 
• Hình ảnh cá nhân 
• Các tài liệu đính kèm khác như: Bảng điểm, bằng khen, các chứng chỉ liên quan, bằng đại học….

Tạm kết

Tóm lại, một chiếc email chuyên nghiệp khi gửi đến các nhà tuyển dụng cần chứa những thông tin sau:

Dear [Tên người nhận],

Câu đầu tiên: Giới thiệu nhanh về bạn (ví dụ: tên, trường/ cơ quan đang theo học/ làm việc). Câu thứ 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook (hoặc từ bất cứ nguồn nào bạn đã tiếp cận được). 

Câu thứ 3 và 4: Tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc một kinh nghiệm mà bạn cho rằng phù hợp nhất với công việc. 

Câu cuối cùng: Đính kèm ở đây là CV và thư xin việc của bạn.

Đừng tiếc một lời chào và lời chúc ngày mới tốt lành với nhà tuyển dụng.

Hãy kiểm tra và chắc chắn rằng bạn đã đính kèm CV của bạn trước khi gửi email. Quên không đính kèm file là một lỗi rất đáng tiếc, và có thể khiến bạn mất cơ hội nếu nhà tuyển dụng khó tính.

Hy vọng những chia sẻ kinh nghiệm viết email gửi CV trên đây sẽ có ích cho bạn trong những lần ứng tuyển tiếp theo. Đừng quên chia sẻ những thông tin hữu ích này đến mọi người xung quanh. Chúc bạn sẽ “ăn trọn điểm” trong mắt nhà tuyển dụng nhờ một chiếc email chuyên nghiệp!

Đặc biệt, nếu bạn muốn nâng cao khả năng viết email gửi CV xin việc của mình, hãy tham khảo các bài viết chia sẻ kinh nghiệm viết CV hoặc tham gia các khóa học luyện viết CV chuyên nghiệp.