Quản lý tồn quỹ cuối ngày

Quản lý tồn quỹ cuối ngày là gì?

Là quy trình nghiệp vụ cuối ngày làm việc tại quầy giao dịch ngân hàng, bao gồm các bước kiểm đếm, đối chiếu, niêm phong và bảo quản toàn bộ tiền mặt còn tồn trong két quỹ trước khi bàn giao cho bộ phận kho quỹ (Cash Center). Quy trình này tuân thủ nghiêm ngặt Quyết định 1454/QĐ-NHNN về chế độ in, phát hành, sử dụng và quản lý ấn chỉ, tem, chi phiếu ngân hàng, đồng thời đảm bảo an toàn kho quỹ theo Quyết định 478/QĐ-NHNN ban hành quy chế an toàn kho quỹ tiền mặt của tổ chức tín dụng.

Đặc điểm chính

• Kiểm đếm thực tế: Giao dịch viên tiến hành đếm từng mệnh giá tiền mặt (tiền polymer, tiền kim loại) ngay tại quầy, đối chiếu với sổ phụ tiền mặt trên hệ thống core banking (T24, FSS, VBSP…).
• Đối chiếu chéo: Số liệu tồn quỹ thực tế phải khớp với số liệu trên sổ cái tài khoản 1011 (Tiền mặt tại quỹ) trên phần mềm kế toán.
• Chữ ký xác nhận độc lập: Báo cáo cuối ngày (phiếu kiểm quỹ) phải có chữ ký của giao dịch viên, kiểm soát viên và Trưởng phòng giao dịch theo mô hình bốn mắt.
• Niêm phong và bảo quản: Tiền mặt được đóng gói, niêm phong seal có số seri riêng, ghi rõ thời gian, người niêm phong theo Khoản 3 Điều 5 Quyết định 478/QĐ-NHNN.
• Xử lý chênh lệch: Phát hiện kịp thời số thừa (over) hoặc thiếu (short), lập biên bản sự việc trong vòng 24 giờ làm việc.

Ví dụ minh họa

Tại chi nhánh ngân hàng X ở Hà Nội, sau khi đóng cửa quầy 17h00 ngày 15/10/2023, giao dịch viên Nguyễn Thị B thực hiện: (1) Tổng hợp tiền mặt giao dịch trong ngày: thu 850 triệu, chi 620 triệu, tồn cuối ngày 230 triệu đồng; (2) Đếm thực tế: 230 triệu khớp sổ phụ core banking; (3) Đóng gói theo mệnh giá (mỗi xấp 100 tờ), niêm phong seal số 004567; (4) Kiểm soát viên Trần Văn C ký xác nhận trên Phiếu kiểm quỹ mẫu 01B; (5) Bàn giao cho bộ phận kho quỹ trước 17h30 kèm biên bản bàn giao có xác nhận hai bên, tuân thủ quy trình bảo quản tại kho tiền mặt của chi nhánh theo Quyết định 478/QĐ-NHNN.