Chứng từ bất hợp lệ

Chứng từ bất hợp lệ là gì?

Chứng từ bất hợp lệ (discrepant documents) là trạng thái của bộ hồ sơ L/C khi không tuân thủ nguyên tắc tuân thủ chứng từ (complying presentation) theo UCP 600. Khi đó, ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng chỉ định (nominated bank) có quyền đình chỉ nghĩa vụ thanh toán và phải tuân thủ trình tự từ chối.

Quy trình xử lý theo UCP 600 Điều 16

• Điều 16(a): Ngân hàng chỉ xem xét chứng từ thực tế xuất trình, không có nghĩa vụ đi tìm discrepancy.
• Điều 16(c): Thông báo từ chối phải được gửi trong vòng 5 ngày làm việc ngân hàng kế tiếp sau ngày nhận chứng từ.
• Điều 16(d): Thông báo từ chối phải nêu rõ: (i) ngân hàng từ chối thanh toán; (ii) từng discrepancy cụ thể; (iii) ngân hàng đang giữ chứng từ chờ xử lý.
• Điều 16(e): Nếu không thông báo đúng quy cách, ngân hàng bị coi là đã chấp nhận bộ chứng từ.

Hậu quả và biện pháp khắc phục

• Người hưởng có thể: sửa chứng từ nếu còn thời hạn; yêu cầu người mua/ngân hàng phát hành bảo lãnh thanh toán dù có discrepancy (theo Điều 16(f)).
• Người mua (applicant) phải ký đồng ý nhận chứng từ bất hợp lệ; ngân hàng phát hành mới phát hành Payment Advice.

Ví dụ

Ngân hàng Standard Chartered TP.HCM nhận bộ chứng từ L/C trị giá 850.000 USD, phát hiện invoice ghi sai số hợp đồng tham chiếu. Trong 4 ngày làm việc, ngân hàng gửi SWIFT MT799 nêu rõ: "DISCREPANCY: INVOICE REFERS TO CONTRACT NO. 2024-005 INSTEAD OF 2024-008 PER L/C". Đồng thời đề nghị applicant xác nhận chấp nhận hoặc từ chối.