Báo nợ

Báo nợ (Debit Advice / Debit Note) là gì?

Báo nợ là chứng từ kế toán do ngân hàng phát hành để thông báo chính thức cho khách hàng (cá nhân hoặc doanh nghiệp) về việc tài khoản tiền gửi của họ bị trừ một khoản tiền nhất định. Khoản trừ này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân: thanh toán hóa đơn, chuyển khoản liên ngân hàng, phí dịch vụ (phí SMS Banking, phí quản lý tài khoản), hoặc các giao dịch ghi nợ tự động (direct debit). Báo nợ thường đi kèm với Báo có (Credit Advice) trong cùng một giao dịch chuyển tiền liên ngân hàng, tạo thành cặp chứng từ đối ứng để đảm bảo tính minh bạch.

Đặc điểm

• Tính pháp lý: Là chứng từ kế toán hợp lệ theo Luật Kế toán 2015 và các thông tư hướng dẫn của NHNN.
• Nội dung: Ghi rõ số tài khoản bị trừ, số tiền, ngày giờ giao dịch, nội dung thanh toán, mã giao dịch (transaction ID), tên ngân hàng.
• Mục đích: Làm căn cứ đối chiếu giữa khách hàng và ngân hàng, phục vụ hạch toán kế toán và giải quyết tranh chấp phát sinh.
• Hình thức: Có thể nhận qua bản cứng (tại quầy), email, hoặc tra cứu trên Internet Banking.

Ví dụ

Công ty ABC chuyển 200 triệu đồng từ tài khoản tại Vietcombank sang tài khoản đối tác tại BIDV qua hệ thống NAPAS. Ngay sau khi giao dịch thành công: (1) Vietcombank gửi Báo nợ cho Công ty ABC xác nhận đã trừ 200 triệu đồng + phí chuyển khoản 11.000đ; (2) BIDV gửi Báo có cho đối tác xác nhận đã nhận 200 triệu đồng. Kế toán trưởng Công ty ABC dựa vào Báo nợ để hạch toán Nợ TK 331 (Phải trả người bán) 200 triệu, Nợ TK 642 (Chi phí) 11.000, Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) 200.011.000 đồng. Theo Quyết định 1163/2004/QĐ-NHNN về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, Báo nợ/Báo có là chứng từ bắt buộc trong hệ thống thanh toán liên ngân hàng.