Techcombank tuyển dụng Martech Intern

Internship

Mô tả công việc

Job Purpose

The job holder is responsible for performing a variety of administrative activities including secretarial dutires, ordering of supplies, scheduling appointments and travel, responding to information requests, preparing reports as well as providing events and meeting support.

Key Accountabilities (1)

Administrative Support

Schedule and manage meetings, calls, and other meetings
Manage database files, store official documents, related papers, contracts and documents
Arrange to print, scan or photocopy documents as required at the unit
Prepare documents for meetings, business trips
Welcoming, guiding experts and guests as assigned
Enforce established internal policies, regulations and procedures within the organization
Answer questions by phone, email or face-to-face - to the extent allowed
Take notes in the meeting minutes, take notes on reminders of superiors
Prepare meeting rooms, print documents (if any) before the official meeting takes place
Store approved documents as assigned

Key Accountabilities (2)

Key Accountabilities (3)

Key Relationships - Direct Manager

Head of Division

Key Relationships - Direct Reports

Key Relationships - Internal Stakeholders

Assistants in Head of Divisions, BOD Office and Chairman Office

Key Relationships - External Stakeholders

Partners providing professional services, agencies and relevant authorities

Success Profile - Qualification and Experiences

A Diploma certificate or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline
At least 3 years of experience in a similar role providing administrative support
Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks / demands
Able to work independently, exercise judgement and maintain confidentiality
Proficient in MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
Meticulous and pays attention to details
English standard of proficiency as required for the role

Phân tích kỹ năng cần có

1. Nhận định quan trọng nhất

Tin tuyển dụng có hai điểm bất thường cần ưu tiên làm rõ trước khi ứng tuyển:

Điểm cần lưu ý	Nhận định	Hành động đề xuất
Chức danh là Martech Intern, nhưng phần mô tả công việc lại chủ yếu là hỗ trợ hành chính	Chưa thể xác định vị trí có thực sự liên quan đến công nghệ tiếp thị, quản lý khách hàng, dữ liệu hay phân tích chiến dịch hay không	Hỏi bộ phận tuyển dụng về bản chất công việc, hệ thống sử dụng và tiêu chí đánh giá
Phần thông tin đầu tin ghi chưa có yêu cầu kinh nghiệm, nhưng hồ sơ năng lực lại yêu cầu ít nhất 3 năm kinh nghiệm tương tự	Yêu cầu này không điển hình đối với một vị trí thực tập và có thể do mô tả vị trí bị sao chép hoặc cập nhật chưa đầy đủ	Xác nhận điều kiện này có bắt buộc hay không và vị trí có phải thực tập sinh chính thức hay nhân viên chính thức
Công việc phục vụ lãnh đạo, bộ phận điều hành và các bên liên quan nội bộ, bên ngoài	Mức độ bảo mật, kỷ luật và khả năng phối hợp có thể cao hơn một vị trí hành chính thông thường	Làm nổi bật kinh nghiệm quản lý lịch, biên bản, tài liệu, lễ tân và xử lý thông tin nhạy cảm
Loại hình hợp đồng, thời lượng, lịch làm việc, phúc lợi và người hướng dẫn chưa được nêu	Đây là thông tin cần thiết để đánh giá sự phù hợp	Hỏi rõ trong cuộc phỏng vấn đầu tiên hoặc qua thư liên hệ

Kết luận: Phần mô tả nhiệm vụ hiện tại nghiêng rõ về vị trí trợ lý hành chính cấp cao. Ứng viên nên chuẩn bị theo hướng hành chính là chính, đồng thời giữ một hướng chuẩn bị nhỏ cho công nghệ tiếp thị cho đến khi nhận được câu trả lời từ bộ phận tuyển dụng.

2. Kỹ năng chuyên môn cần chuẩn bị

Nhóm kỹ năng	Nội dung cần có	Mức độ ưu tiên
Quản lý lịch và cuộc họp	Xây dựng lịch, so sánh lịch nhiều người, chuẩn bị phòng họp, thiết bị trình chiếu, gửi lịch mời, theo dõi xác nhận, chuẩn bị tài liệu và biên bản	Rất cao
Quản lý tài liệu	Phân loại, đặt tên theo quy tắc, quản lý phiên bản, lưu trữ tài liệu đã duyệt, kiểm soát quyền truy cập, hỗ trợ in, quét và sao chép	Rất cao
Biên bản họp	Ghi chép chính xác; tóm tắt quyết định, chủ đề phụ trách và thời hạn; phân biệt ý kiến với quyết định đã thông qua	Rất cao
Microsoft Excel	Sắp xếp và lọc dữ liệu, bảng tính có định dạng, dữ liệu kiểm tra, tìm kiếm bằng VLOOKUP hoặc XLOOKUP, hàm IF, SUMIF, COUNTIF, PivotTable, làm sạch dữ liệu và theo dõi công việc	Rất cao
Microsoft Word	Sử dụng kiểu tiêu đề, mục lục, đánh số trang, chèn đầu và chân trang, theo dõi thay đổi, so sánh phiên bản, tạo mẫu văn bản và thư từ	Cao
Microsoft PowerPoint	Trình bày theo hierarchy, chọn biểu đồ phù hợp, chuẩn hóa bố cục, tạo tóm tắt điều hành bằng một hoặc hai trang	Cao
Microsoft Outlook	Lập lịch, gửi lời mời, quản lý tác vụ, mẫu thư, tự động lưu, quy tắc dấu ngắt thư, bảo mật thông tin đính kèm	Cao
Tiếng Anh giao tiếp	Soạn thư, trình bày cuộc họp, ghi chép, lễ tân khách và trao đổi với đối tác nước ngoài	Cao
Kiến thức ngân hàng và bảo mật	Quy trình nội bộ, xử lý tài liệu kinh doanh, bảo vệ dữ liệu khách hàng, tuân thủ quy định, nhận biết thông tin cần phân loại	Cao
Công cụ công nghệ tiếp thị	Quản lý khách hàng, phân tích dữ liệu, chiến dịch, Google Analytics, Power BI, SQL hoặc nền tảng tự động hóa	Chỉ chuẩn bị sau khi xác nhận đúng vai trò

3. Kỹ năng mềm cần thể hiện

Tổ chức và quản lý thời gian: sắp xếp nhiều cuộc họp, tài liệu và yêu cầu theo mức độ ưu tiên.
Cẩn trọng, kiểm tra kỹ: đặc biệt với số liệu, tên khách hàng, thời gian và thông tin trong biên bản.
Bảo mật: hiểu rằng không chia sẻ lịch, tài liệu hoặc thông tin nội bộ qua kênh không được phép.
Giao tiếp lịch sự nhưng dứt khoát: có thể nói “Tôi sẽ kiểm tra và phản hồi trước mốc…” thay vì hứa hẹn không chắc chắn.
Khả năng làm việc độc lập: biết tự quyết định với việc rõ ràng và chuyển hỏi khi vượt quyền.
Tinh thần phục vụ: hỗ trợ lãnh đạo, khách và đối tác mà không làm mất phong cách chuyên nghiệp.
Chịu được áp lực theo nhịp làm việc: các kỳ họp, chuyến đi và sự kiện có thể tạo khối lượng công việc bất thường.
Tinh thần cải tiến: đề xuất mẫu biểu, danh sách kiểm tra, quy tắc đặt tên hoặc cách lưu trữ tài liệu tốt hơn.

4. Chứng chỉ và khóa học gợi ý

Các chứng chỉ dưới đây không phải yêu cầu chính thức trong tin tuyển dụng, nhưng có thể tăng độ tin cậy cho hồ sơ:

Chứng chỉ Microsoft Office Specialist về Excel, Word hoặc PowerPoint nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế tương đương.
Chứng chỉ TOEIC hoặc IELTS ở mức phù hợp để chứng minh yêu cầu tiếng Anh.
Khóa học ngắn về quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ, bảo vệ dữ liệu cá nhân và văn phòng hiện đại.
Nếu vị trí đúng là công nghệ tiếp thị: khóa học Google Analytics 4, Power BI và quản trị hệ thống khách hàng chỉ nên học sau khi có xác nhận từ nhà tuyển dụng.

5. Hồ sơ ứng tuyển nên thể hiện

Bộ hồ sơ nên có:

1. CV một hoặc hai trang, tùy kinh nghiệm, mở đầu bằng các kỹ năng quản lý lịch, tài liệu, biên bản, hỗ trợ hành chính và làm việc với Microsoft Office.
2. Thư ứng tuyển ngắn, trong đó nêu rõ sự quan tâm đến hỗ trợ vận hành và khả năng làm việc chính xác trong môi trường ngân hàng.
3. Bộ sản phẩm cá nhân không chứa thông tin mật, gồm:

Một mẫu lịch và quy trình tổ chức cuộc họp;
Một mẫu biên bản họp có quyết định, đầu việc, người phụ trách và thời hạn;
Một bảng theo dõi công việc bằng Excel;
Một quy tắc đặt tên và lưu trữ tài liệu;
Một bài trình bày ngắn dành cho lãnh đạo.

4. Các ví dụ thành tích có số liệu thật, chẳng hạn số cuộc họp đã sắp xếp, số tài liệu đã quản lý, thời gian xử lý yêu cầu hoặc tỷ lệ lỗi giảm. Không nên tự tạo số liệu.

6. Bối cảnh cần tìm hiểu trước buổi phỏng vấn

Tìm hiểu chiến lược số hóa, phục vụ khách hàng và vận hành của Techcombank thông qua trang chủ hạnh chính, báo cáo thường niên và thông tin tuyển dụng chính thức.
Hiểu đơn giản về Private and Retail Banking: mục tiêu phục vụ khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp nhỏ, chất lượng dịch vụ, bảo mật và tuân thủ.
Chuẩn bị sẵn câu hỏi: “Vị trí mang tên Martech Intern nhưng mô tả công việc hiện tại thiên về hỗ trợ hành chính. Tôi muốn hiểu rõ phạm vi công việc thực tế và tiêu chí thành công của vị trí.”

Chuẩn bị phỏng vấn

1. Quy trình phỏng vấn có thể xảy ra

Tin tuyển dụng không nêu rõ số vòng. Với vị trí hỗ trợ hành chính trong ngân hàng, quy trình thường có thể gồm:

Vòng	Nội dung thường gặp	Trọng tâm cần chuẩn bị
1. Sàng lọc hồ sơ và trao đổi với bộ phận tuyển dụng	Lý do ứng tuyển, mức độ phù hợp, lịch làm việc, thời gian thực tập, yêu cầu ba năm kinh nghiệm	Giải thích rõ sự lệch giữa chức danh và mô tả công việc
2. Bài kiểm tra văn phòng hoặc phỏng vấn chuyên môn	Excel, Word, Outlook, lịch họp, biên bản, sắp xếp tài liệu, email tiếng Anh	Làm nhanh, chính xác và giải thích cách sử dụng công cụ
3. Phỏng vấn với trưởng bộ phận	Tình huống hành chính, cách ưu tiên, xử lý khách, bảo mật, làm việc với lãnh đạo	Dùng ví dụ thật, trả lời theo cấu trúc Tình huống – Hành động – Kết quả
4. Vòng cuối hoặc phỏng vấn cùng bộ phận liên quan	Mức độ phù hợp với văn hóa ngân hàng, khả năng học hỏi, kế hoạch phát triển, điều kiện làm việc	Thể hiện tính kỷ luật, chủ động và tinh thần phục vụ

Một số quy trình có thể kết hợp bài kiểm tra và phỏng vấn, hoặc bỏ qua vòng trung gian. Ứng viên cần xác nhận lịch và định dạng trong lời mời.

2. Câu hỏi nên chuẩn bị

Câu hỏi về mục đích ứng tuyển

1. Vì sao bạn ứng tuyển vị trí Martech Intern tại Techcombank?
2. Kinh nghiệm nào cho thấy bạn phù hợp với công việc hỗ trợ hành chính và phối hợp với lãnh đạo?
3. Bạn hiểu vị trí này khác với một vị trí trợ lý hành chính thông thường như thế nào?
4. Bạn đánh giá thế nào về yêu cầu ít nhất ba năm kinh nghiệm được ghi trong hồ sơ năng lực?
5. Vì sao bạn quan tâm đến Private and Retail Banking Group?
6. Bạn muốn học được điều gì nhất trong sáu tháng đầu làm việc?

Câu hỏi về kỹ năng hành chính

1. Bạn sẽ quản lý lịch của nhiều lãnh đạo như thế nào khi có nhiều cuộc họp cùng thời điểm?
2. Bạn chuẩn bị biên bản họp ra sao để người đọc nhanh chóng xác định quyết định và đầu việc?
3. Nếu nhận tài liệu chưa được phê duyệt từ nhiều nguồn, bạn sẽ phân loại và lưu trữ thế nào?
4. Bạn đặt tên tài liệu theo quy tắc nào để dễ tìm kiếm và tránh nhầm phiên bản?
5. Bạn sẽ làm gì khi phát hiện mình gửi nhầm tài liệu nội bộ?
6. Bạn sắp xếp tài liệu trước một chuyến đi công tác gồm những bước nào?
7. Bạn xử lý lễ tân khách hoặc chuyên gia từ nước ngoài ra sao khi lịch thay đổi vào phút cuối?
8. Bạn phân biệt tài liệu nháp, tài liệu đã duyệt và bản lưu hành như thế nào?

Câu hỏi về tình huống thực tế

1. Buổi chiều bạn nhận ba yêu cầu: chuẩn bị tài liệu họp, trả lời email khách và sắp xếp phòng cho khách đến trong một giờ. Bạn xử lý theo thứ tự nào?
2. Một lãnh đạo yêu cầu bạn gửi bản thông tin khách hàng cho một đối tác bên ngoài. Bạn làm gì?
3. Trong lúc in tài liệu, máy in báo lỗi và cuộc họp sắp bắt đầu. Bạn xử lý thế nào?
4. Bạn nhận ra biên bản đã gửi có một quyết định bị sai. Bạn xử lý ra sao?
5. Bạn được nhờ làm việc vượt phạm vi chức năng trong lúc bộ phận đang thiếu người. Bạn có nhận không?
6. Một khách thắc mắc về thông tin không nằm trong phạm vi được phép tiết lộ. Bạn trả lời thế nào?

Cách trả lời tốt: nêu mục tiêu, thứ tự ưu tiên, bước kiểm soát và cách báo cáo. Ví dụ: “Tôi sẽ bảo đảm an toàn thông tin trước, xử lý việc có thời hạn gần nhất, đồng thời thông báo người phụ trách để không tự ý thay đổi quy trình.”

Câu hỏi kỹ thuật

Với Excel, bạn sử dụng bảng, lọc, PivotTable, VLOOKUP hoặc XLOOKUP, hàm IF, SUMIF và kiểm tra dữ liệu như thế nào?
Bạn tạo mục lục và đánh số trang trong Word ra sao?
Bạn dùng theo dõi thay đổi và so sánh tài liệu khi nào?
Bạn làm một slide tóm tắt cho lãnh đạo như thế nào?
Bạn quản lý lịch Outlook và thư từ điện tử ra sao?
Bạn có kinh nghiệm với hệ thống quản lý khách hàng, báo cáo tự động hoặc bảng điều khiển dữ liệu không?

Câu hỏi cuối cùng chỉ nên dành nhiều thời gian nếu bộ phận tuyển dụng xác nhận đây là vị trí công nghệ tiếp thị.

3. Bài kiểm tra thực tế nên luyện

Hãy chuẩn bị sẵn các bài tập sau:

1. Lập lịch cuộc họp cho sáu người, có hai phòng, một khách tham dự từ nước ngoài và một tài liệu phải duyệt trước.
2. Tạo bảng theo dõi công việc gồm mã tài liệu, chủ đề, người phụ trách, trạng thái, hạn xử lý và mức độ ưu tiên.
3. Viết biên bản họp dài khoảng một trang từ ghi chép rối, chỉ rõ quyết định, đầu việc, người phụ trách và thời hạn.
4. Soạn email tiếng Anh để mời lãnh đạo tham dự và nhắc nhở tài liệu.
5. Phân loại thư mục tài liệu: bản nháp, bản trình duyệt, bản đã duyệt, bản lưu hành và bản lưu trữ.
6. Trả lời tình huống khách đến sớm, thiếu giấy tờ và cần gặp người không có trong lịch.

4. Câu hỏi nên hỏi bộ phận tuyển dụng

Vị trí thực chất là hỗ trợ hành chính hay còn có các nhiệm vụ về công nghệ tiếp thị, dữ liệu và chiến dịch?
Vị trí là thực tập sinh, nhân viên chính thức hay hợp đồng thử việc?
Yêu cầu ba năm kinh nghiệm có bắt buộc không? Có chấp nhận kinh nghiệm tương đương từ văn phòng, sự kiện, pháp chính, dịch vụ khách hàng hoặc dự án trong trường không?
Thời lượng thực tập, lịch làm việc, ngày nghỉ và chính sách làm thêm tối đa là như thế nào?
Ba chỉ tiêu hiệu quả công việc quan trọng nhất của vị trí là gì?
Ứng viên sử dụng những hệ thống, phần mềm và dữ liệu nào trong thời gian đầu?
Có người hướng dẫn và đào tạo Microsoft Office, tiếng Anh, quản lý tài liệu hoặc nghiệp vụ ngân hàng không?
Cơ hội chuyển sang vị trí nhân viên chính thức hoặc bộ phận công nghệ tiếp thị sau thực tập như thế nào?
Khoảng lương hoặc mức hỗ trợ được xem xét theo kinh nghiệm và loại hợp đồng ra sao?

5. Trình bày bản thân trong 60–90 giây

Bạn có thể dùng mẫu sau và thay phần trong ngoặc bằng kinh nghiệm thật:

> “Tôi từng hỗ trợ lịch họp, chuẩn bị tài liệu và theo dõi công việc trong (mô tả). Điểm mạnh của tôi là (kỹ năng), đặc biệt là khả năng sắp xếp nhiều đầu việc và kiểm tra chi tiết. Tôi đặc biệt quan tâm đến môi trường ngân hàng vì quy trình rõ ràng, yêu cầu bảo mật và cơ hội học hỏi sâu về vận hành phục vụ khách hàng. Tôi muốn đóng góp vào việc hỗ trợ lãnh đạo và giữ cho thông tin, tài liệu và lịch trình luôn chính xác.”

6. Trang phục và hình thức

Tin tuyển dụng không nêu trang phục. Với vị trí tại ngân hàng, nên mặc lịch sự, trang trọng và giảm nhẹ: áo sơ mi hoặc áo blouse, quần tây hoặc chân váy, giày kín đáo, màu trung tính; tránh trang phục quá casual hoặc phụ kiện rõ ràng. Trước buổi phỏng vấn, nên kiểm tra lại hướng dẫn trong thư mời và thử truy cập camera, micro, tài liệu trước nếu phỏng vấn trực tuyến.

7. Lỗi thường gặp cần tránh

Trả lời rằng biết sử dụng Excel nhưng không nêu được công thức hoặc cách áp dụng.
Chỉ nói về tốc độ thực hiện mà không có ví dụ về tính chính xác.
Dùng từ “nhanh, gọn” nhưng không giải thích quy trình kiểm soát chất lượng.
Chia sẻ thông tin của công ty hoặc khách hàng trong ví dụ bảo mật.
Không hỏi rõ bản chất thực tế của vị trí Martech.
Nói “Tôi sẵn sàng làm thêm bất cứ lúc nào” khi chưa biết chính sách làm thêm.

Lộ trình ôn thi

1. Mục tiêu sau 1–2 tuần

Sau 14 ngày, bạn cần đạt được bốn kết quả:

1. Hiểu rõ vị trí thực tế là hỗ trợ hành chính hay công nghệ tiếp thị.
2. Thành thạo các thao tác Microsoft Office được yêu cầu.
3. Có năng lực chuẩn bị cuộc họp, biên bản và bộ tài liệu theo quy trình.
4. Trả lời được các tình huống về ưu tiên, bảo mật, giao tiếp và làm việc với lãnh đạo.

2. Lộ trình 14 ngày

Ngày	Nội dung ôn tập	Sản phẩm cần hoàn thành
1	Đọc lại toàn bộ tin tuyển dụng, gạch chân yêu cầu và đánh dấu điểm mơ hồ	Danh sách 10 câu hỏi xác nhận với bộ phận tuyển dụng
2	Nghiên cứu Techcombank, bối cảnh bán lẻ và văn hóa vận hành	Một trang tóm tắt ngân hàng và lý do ứng tuyển
3	Học quy trình tổ chức cuộc họp	Quy trình gồm lịch mời, địa điểm, tài liệu, tham dự, biên bản, đầu việc và lưu trữ
4	Luyện viết biên bản từ ghi chép rối	Hai mẫu biên bản ngắn, mỗi mẫu khoảng một trang
5	Quản lý tài liệu	Bộ quy tắc đặt tên, phân loại thư mục và mẫu kiểm soát phiên bản
6–7	Excel: bảng, lọc, dữ liệu kiểm tra, VLOOKUP, XLOOKUP, IF, SUMIF, COUNTIF và PivotTable	Một bảng theo dõi công việc và một báo cáo tổng hợp bằng dữ liệu giả lập
8	Word: kiểu tiêu đề, mục lục, đánh số trang, theo dõi thay đổi, so sánh bản	Mẫu biên bản được định dạng hoàn chỉnh
9	PowerPoint và Outlook	Một bài trình bày ba slide và kịch bản gửi lịch mời, thư từ nhắc nhở
10	Nghiệp vụ ngân hàng và bảo mật	Tóm tắt về bảo mật thông tin, phê duyệt tài liệu, xử lý dữ liệu khách hàng và tuân thủ nội quy
11	Tiếng Anh văn phòng	20 câu giao tiếp, mẫu email mời họp, cách giới thiệu khách và xác nhận lịch
12	Công nghệ tiếp thị, chỉ khi vị trí được xác nhận	Từ vựng cơ bản về hệ thống khách hàng, dữ liệu chiến dịch, Google Analytics và Power BI
13	Luyện tình huống và phỏng vấn giả	Hai vòng luyện, mỗi vòng 30 phút, có ghi âm và rà soát
14	Tổng hợp hồ sơ và chuẩn bị câu hỏi	CV, thư ứng tuyển, bộ sản phẩm cá nhân, danh sách câu hỏi và thiết bị phỏng vấn

Nên dành khoảng 2–3 giờ mỗi ngày, chia thành 45 phút học, 60 phút thực hành và 30 phút ôn flashcards hoặc phỏng vấn.

3. Kiến thức nền trọng tâm

Quản lý lịch và cuộc họp

Một quy trình tốt gồm:

1. Xác định mục đích, thành phần và thời lượng;
2. Kiểm tra lịch của tất cả người tham dự;
3. Chuẩn bị tài liệu trước và xác nhận với người chủ trì;
4. Kiểm tra phòng họp, thiết bị trình chiếu, khách và đường đi;
5. Gửi lịch mời kèm mục tiêu và tài liệu;
6. Ghi biên bản, không chép lời thoại thừa;
7. Tóm tắt quyết định, đầu việc, người phụ trách và thời hạn;
8. Gửi biên bản và theo dõi tiến độ;
9. Lưu trữ tài liệu theo đúng quy định.

Quản lý tài liệu

Hiểu vòng đời tài liệu:

Tiếp nhận → kiểm tra → phân loại → đặt tên → ghi phiên bản → phê duyệt → phân phối → lưu trữ hoặc hủy theo quy định.

Một quy tắc đặt tên có thể gồm: mã bộ phận, loại tài liệu, chủ đề, ngày và phiên bản. Không dùng tên tạm như “Bản mới thật nhất” hoặc “final cuối”.

Biên bản họp

Một biên bản tốt cần có:

Thông tin cuộc họp, thời gian, địa điểm và người tham dự;
Mục tiêu và các nội dung chính;
Quyết định đã được thông qua;
ý kiến còn đang thảo luận, nếu có;
Đầu việc, người phụ trách và thời hạn;
Tài liệu đính kèm hoặc đường dẫn lưu trữ.

Bảo mật trong ngân hàng

Cần nắm các nguyên tắc:

Chỉ chia sẻ thông tin trong phạm vi công việc và đúng người;
Không đưa dữ liệu khách hàng, hồ sơ tín dụng hoặc kế hoạch kinh doanh vào kênh cá nhân;
Không tự ý sao chép tài liệu ra thiết bị ngoài quy định;
Kiểm tra người nhận trước khi gửi;
Báo ngay lãnh đạo khi phát hiện gửi nhầm, mất tài liệu hoặc bị truy cập trái phép;
Làm theo quy trình phê duyệt và lưu trữ nội bộ trước mọi phân phối ra bên ngoài.

Excel

Các phép tính cần thành thạo:

Dữ liệu kiểm tra để hạn chế nhập sai;
Bảng và bộ lọc để làm báo cáo;
IF để phân loại trạng thái;
SUMIF và COUNTIF để tổng hợp;
VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tra cứu;
PivotTable để tổng hợp nhanh;
Cột ngày và ngày hạn để theo dõi tiến độ;
Bảo vệ ô và kiểm tra quyền khi chia sẻ báo cáo.

4. Tài liệu tham khảo

Trang tuyển dụng chính thức của Techcombank và thông báo gọi phỏng vấn.
Báo cáo thường niên, trang tin doanh nghiệp và bài viết chính thức về số hóa, bán lẻ, khách hàng.
Microsoft Learn cho Excel, Word, Outlook và PowerPoint.
Tài liệu luyện thi TOEIC hoặc IELTS từ các cơ uy tín.
Khóa học ngắn về quản lý văn phòng, lưu trữ hồ sơ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Quy định nội bộ của từng ngân hàng; tài liệu này phải được xem xét trước khi áp dụng tại đơn vị tuyển dụng.

Không nên dùng các bài đăng không xác thực về lương, KPI hoặc quy trình nội bộ làm căn cứ duy nhất.

5. Bài kiểm tra tự đánh giá

Bạn đã sẵn sàng khi có thể trả lời được các câu sau trong tối đa 30 giây mỗi câu:

1. Quy trình tổ chức một cuộc họp của bạn gồm những bước nào?
2. Biên bản họp khác tài liệu tóm tắt thế nào?
3. Bạn phân biệt bản nháp, bản đã duyệt và bản lưu hành ra sao?
4. Bạn xử lý ba yêu cầu khẩn cấp như thế nào?
5. Bạn làm gì khi vô tình gửi nhầm tài liệu?
6. Bạn dùng PivotTable và XLOOKUP để làm gì?
7. Bạn có thể viết email mời họp bằng tiếng Anh trong hai phút không?
8. Vì sao chức danh Martech Intern có thể không khớp với mô tả công việc và bạn sẽ xác minh ra sao?

6. Nếu chỉ có 7 ngày

Ngày 1: xác nhận JD và nghiên cứu ngân hàng.
Ngày 2–3: quy trình họp, biên bản và quản lý tài liệu.
Ngày 4–5: Excel cùng Word, Outlook và PowerPoint.
Ngày 6: bảo mật, tiếng Anh và các tình huống phỏng vấn.
Ngày 7: luyện phỏng vấn, chỉnh CV và chuẩn bị câu hỏi cần hỏi.

Tư vấn nghề nghiệp

1. Định vị bản thân đúng trước khi ứng tuyển

Bạn không nên tự đặt mình vào một hước duy nhất khi thông tin còn mâu thuẫn. Hãy chọn một trong hai thông điệp chính:

Hướng A: Trợ lý hành chính và hỗ trợ điều hành

Phù hợp nếu bạn mạnh về lịch họp, biên bản, tài liệu, Excel, giao tiếp và xử lý nhiều đầu việc. Thông điệp nên là:

> “Tôi muốn xây dựng nền tảng về hỗ trợ điều hành, quản lý thông tin và vận hành tài liệu trong một tổ chức có yêu cầu bảo mật cao.”

Đây là hướng khớp nhất với phần mô tả hiện tại.

Hướng B: Công nghệ tiếp thị và phân tích vận hành

Chỉ nên dùng hướng này sau khi nhà tuyển dụng xác nhận vị trí có thật sự liên quan đến phân tích dữ liệu, hệ thống khách hàng, chiến dịch hoặc tự động hóa. Thông điệp nên là:

> “Tôi quan tâm đến việc kết nối dữ liệu khách hàng, công cụ phân tích và quy trình tiếp thị để tạo ra trải nghiệm có thể đo lường được.”

Nếu chưa xác nhận, không nên đưa Google Analytics, quản trị chiến dịch hoặc lập trình vào phần đầu CV.

2. Lộ trình phát triển theo năng lực

Cấp bậc hoặc giai đoạn	Phạm vi công việc	Năng lực cần có
Thực tập sinh hoặc nhân viên hỗ trợ	Chuẩn bị tài liệu, lịch họp, in ấn, lưu trữ, hỗ trợ sự kiện	Kỷ luật, Excel, Word, Outlook, tiếng Anh, tuân thủ quy trình
Chuyên viên trợ lý hoặc điều phối	Quản lý lịch nhiều người, biên bản, báo cáo, theo dõi nhà cung cấp	Power Query, báo cáo định kỳ, quản lý tài liệu, giao tiếp với bên ngoài
Trợ lý cấp cao hoặc chuyên viên vận hành	Hỗ trợ trực tiếp lãnh đạo, tổng hợp báo cáo, quản lý sự kiện, cải tiến quy trình	Phân tích dữ liệu, Power BI, quản trị dự án, kỹ năng ảnh hưởng
Trưởng nhóm hoặc quản lý vận hành	Xây dựng quy trình, phân công công việc, kiểm soát chất lượng, hướng dẫn nhân sự	Quản lý đội, kiểm soát nội bộ, kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định
Chuyên viên công nghệ tiếp thị hoặc phân tích	Quản lý dữ liệu khách hàng, báo cáo chiến dịch, phân khúc, kiểm thử và tối ưu	SQL, Power BI hoặc Tableau, hệ thống khách hàng, kiểm thử A/B, hiểu biết bảo mật dữ liệu

Hành trình phổ biến có thể là: thực tập → trợ lý hành chính → điều phối vận hành → chuyên viên phân tích hoặc công nghệ tiếp thị. Tuy nhiên, mức chuyển tiếp phụ thuộc kết quả làm việc, chứng chỉ, năng lực chuyên môn và cơ hội nội bộ.

3. Kỹ năng nên phát triển trong 6–12 tháng

1. Quản lý tài liệu và quy trình: học đặt tên, quyền truy cập, lịch sử phiên bản, lưu trữ và hủy tài liệu.
2. Excel nâng cao: Power Query, PivotTable, kiểm tra dữ liệu, báo cáo tự động và bảng điều khiển.
3. Power BI: chuyển từ báo cáo tĩnh sang báo cáo trực quan và bảng điều khiển.
4. Tiếng Anh văn phòng: luyện email, biên bản, trình bày và trao đổi với khách quốc tế.
5. Kỹ năng phục vụ điều hành: nhận biết thông tin nào cần chủ động báo, hỏi lại hoặc bảo mật.
6. Nếu theo hướng công nghệ tiếp thị: học hệ thống quản lý khách hàng, Google Analytics 4, truy vấn SQL cơ bản và kiểm thử A/B.
7. Kỹ năng mềm: phản hồi có cấu trúc, quản lý thời gian, chủ động báo cáo và giải quyết xung đột.

4. Ước lượng lương theo cấp bậc

Lưu ý: Các mức dưới đây là ước lượng tham khảo cho thị trường Hà Nội và được hiểu là lương gross theo tháng; mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm. Tin tuyển dụng hiện chỉ ghi “Thỏa thuận”, chưa đủ căn cứ để kết luận mức cụ thể.

Cấp bậc tham khảo	Khoảng ước lượng lương gross mỗi tháng
Thực tập sinh hoặc nhân viên hỗ trợ	Khoảng 3–6 triệu đồng
Trợ lý hành chính mới vào	Khoảng 7–11 triệu đồng
Trợ lý hành chính có kinh nghiệm	Khoảng 10–16 triệu đồng
Trợ lý cấp cao hoặc chuyên viên vận hành	Khoảng 14–22 triệu đồng
Nhóm trưởng	Khoảng 18–28 triệu đồng
Chuyên viên công nghệ tiếp thị hoặc phân tích ở cấp trung cấp	Khoảng 12–25 triệu đồng

Bảng này không bao gồm thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, chi phí đi lại, ăn trưa, cơ hội học tập hoặc chính sách làm thêm. Nếu vị trí thực tế là thực tập sinh, hãy hỏi rõ mức hỗ trợ, ngày trả và phúc lợi. Nếu đồng thời yêu cầu ba năm kinh nghiệm và làm đầy đủ chức năng của nhân viên chính thức, bạn có cơ sở để đàm phán mức lương tương ứng cấp bậc thay vì chỉ nhận mức thực tập.

5. Cách đàm phán lương và điều kiện

Nên hỏi cụ thể:

Lương gross, lương net hoặc mức hỗ trợ thực tập;
Loại hợp đồng và thời hạn;
Lịch làm việc, giờ hỗ trợ ngoài giờ và chính sách làm thêm;
Ngày nghỉ pháp lý, nghỉ lễ và chế độ bảo hiểm;
Phụ cấp và các khoản thưởng nếu có;
Thời gian đánh giá, xét tăng lương và chuyển vị trí;
Cơ hội được theo hỗ trợ các cuộc họp, sự kiện hoặc dự án có giá trị học hỏi.

Có thể nói: “Tôi quan tâm đến mức phù hợp với cấp bậc, kinh nghiệm và loại hợp đồng. Tôi đề nghị trao đổi cụ thể về lương, lịch làm việc, phúc lợi và cơ hội chuyển đổi sau kỳ thực tập.”

6. Kế hoạch 30–60–90 ngày nếu được nhận

30 ngày đầu

Học quy trình, mẫu biểu, lịch trình và danh sách kiểm tra.
Ghi chép các quy tắc chưa được hướng dẫn đầy đủ.
Xây dựng quan hệ làm việc với các bộ phận liên quan.
Hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ đơn giản và chủ động báo khi có rủi ro.

60 ngày

Quản lý độc lập một phần lịch họp và bộ tài liệu.
Chuẩn hóa bảng theo dõi công việc và cách lưu trữ.
Kiểm tra chất lượng biên bản cùng người hướng dẫn.
Đề xuất một cải tiến nhỏ có thể đo lường được.

90 ngày

Nắm rõ các chỉ tiêu hiệu quả công việc và đầu ra chính.
Đảm nhận một quy trình hoặc báo cáo định kỳ.
Hoàn thiện một kỹ năng còn thiếu như Excel nâng cao, Power BI hoặc tiếng Anh.
Chuẩn bị bài đánh giá kết quả và đề xuất lộ trình đi tiếp.

7. Rủi ro cần cân nhắc

Yêu cầu ba năm kinh nghiệm đối với chức danh thực tập có thể cho thấy quy trình đăng tin chưa chuẩn hóa.
Mức lương “thỏa thuận” mà không nêu khoảng tham khảo khiến việc so sánh khó hơn.
Không có thông tin về loại hợp đồng, thời lượng và phúc lợi.
Chức danh công nghệ tiếp thị nhưng mô tả hành chính có thể khiến bạn đánh giá sai mức độ phù hợp.

Bạn không cần từ chối ngay, nhưng nên yêu cầu làm rõ trước khi nộp hồ sơ hoặc tham gia phỏng vấn. Nếu câu trả lời vẫn mơ hồ, hãy cân nhắc mức độ ưu tiên so với các cơ hội có mô tả rõ ràng hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi là sinh viên chưa có kinh nghiệm, có nên ứng tuyển vị trí có yêu cầu ít nhất ba năm kinh nghiệm không?

Bạn vẫn có thể ứng tuyển nếu đáp ứng điều kiện học vấn và có thể chứng minh năng lực gần với công việc. Tuy nhiên, yêu cầu ba năm là dấu hiệu bất thường đối với một vị trí thực tập. Hãy liên hệ bộ phận tuyển dụng để hỏi điều kiện này có bắt buộc không, có chấp nhận kinh nghiệm tương đương từ dự án trường học, làm thư ký, sự kiện, dịch vụ khách hàng hoặc hỗ trợ văn phòng không. Nếu vị trí thực sự là thực tập, cơ hội vẫn đáng thử; nếu đòi hỏi kinh nghiệm thực tế dài hơn, bạn cần cân nhắc mức độ phù hợp.

Tôi đang làm kế toán hoặc hành chính nhưng muốn chuyển sang ngân hàng, hướng chuyển đổi nên thế nào?

Kinh nghiệm kế toán và hành chính có thể chuyển đổi tốt vì cả hai đều đòi hỏi tính chính xác, lưu trữ chứng từ, kiểm soát phiên bản và làm việc theo quy trình. Hãy làm nổi bật Excel, biên bản, lịch họp, đối chiếu tài liệu, xử lý chênh lệch và bảo mật thông tin. Trong CV, dùng các thành tích cụ thể thay vì chỉ liệt kê chức danh. Đồng thời, học thêm kiến thức về phê duyệt tài liệu, bảo vệ dữ liệu khách hàng và giao tiếp với bên ngoài để đáp ứng môi trường ngân hàng.

Câu tôi sẽ trả lời thế nào khi hỏi vì sao ứng tuyển vị trí Martech Intern?

Bạn nên thể hiện sự chủ động về sự lệch trong thông tin: “Tôi thấy vị trí có tên Martech Intern, trong khi phần mô tả hiện tại tập trung vào hỗ trợ hành chính. Tôi muốn hiểu rõ phạm vi thực tế để đóng góp đúng yêu cầu. Đồng thời, tôi rất quan tâm đến môi trường ngân hàng, nơi tính chính xác, bảo mật và phối hợp liên bộ phận rất quan trọng.” Câu trả lời này cho thấy bạn cẩn trọng, biết đặt câu hỏi và không né tránh sự khác biệt.

Bạn sẽ xử lý ba việc khẩn cấp phát sinh cùng lúc như thế nào?

Trước tiên, tôi sẽ xác định mốc thời gian, mức độ ảnh hưởng và việc nào có thể hoàn thành nhanh nhất mà vẫn đúng chất lượng. Tôi sẽ xử lý việc có hậu quả lớn hoặc sắp đến hạn trước, đồng thời giao nhiệm vụ có thể chuyển cho đồng nghiệp đã được thông báo. Tôi sẽ cập nhật người yêu cầu về tiến độ và đề xuất phương án nếu thời gian không đủ. Trong ví dụ phỏng vấn, hãy nêu rõ một tình huống thật và kết quả cuối cùng.

Nếu vô tình gửi nhầm tài liệu nội bộ cho một địa chỉ bên ngoài, tôi nên làm gì?

Tôi sẽ không im lặng hoặc tự ý xử lý tiếp. Tôi sẽ kiểm tra mức độ mở và khả năng thu hồi, báo ngay lãnh đạo hoặc bộ phận phụ trách bảo mật, thông báo chính xác nội dung và người nhận, rồi làm theo hướng dẫn về việc gọi lại, yêu cầu xóa hoặc thu hồi tài liệu. Sau đó, tôi sẽ ghi nhận nguyên nhân và cập nhật quy trình kiểm tra người nhận để tránh lặp lại. Câu trả lời tốt thể hiện trách nhiệm, hiểu quy trình bảo mật và không cố che giấu lỗi.

Tôi biết Excel ở mức cơ bản, nên chuẩn bị thế nào để qua bài kiểm tra của ngân hàng?

Hãy luyện theo bài toán công việc thay vì học rời rạc. Tạo một bảng theo dõi tài liệu và cuộc họp, sau đó luyện lọc dữ liệu, dữ liệu kiểm tra, VLOOKUP hoặc XLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, bảng Pivot và định dạng báo cáo. Luyện thêm tạo mục lục trong Word, theo dõi thay đổi, so sánh bản và lập lịch Outlook. Sau mỗi bài, hãy giải thích công thức và quy trình thay vì chỉ nhận kết quả. Nếu được, dựng một bài tập giống bảng theo dõi công việc của đơn vị.

Tôi nên chuẩn bị thế nào cho một cuộc phỏng vấn tiếng Anh tại ngân hàng?

Trước hết, xác định các phần tiếng Anh thực tế: giới thiệu bản thân, mô tả kinh nghiệm, trình bày điểm mạnh, giải thích một tình huống và trả lời câu hỏi về lý do ứng tuyển. Luyện nói theo cấu trúc Tình huống – Hành động – Kết quả, không học thuộc toàn bộ bài nói. Chuẩn bị sẵn một bài giới thiệu 60–90 giây và các cụm từ về lịch họp, tài liệu, bảo mật, thời hạn và hỗ trợ khách. Với vị trí hành chính, sự rõ ràng và bình tĩnh quan trọng hơn việc nói nhanh với vốn từ phức tạp.

Lương, giờ làm và chỉ tiêu hiệu quả công việc của vị trí này là gì?

Tin tuyển dụng chỉ ghi lương “Thỏa thuận” và không cung cấp lịch làm việc hay chỉ tiêu hiệu quả công việc, nên cần hỏi trực tiếp bộ phận tuyển dụng. Có thể hỏi: “Mức hỗ trợ hoặc lương được xem xét theo loại hợp đồng ra sao, lịch làm việc có thay đổi quanh kỳ họp hoặc sự kiện không, và ba tiêu chí thành công quan trọng nhất của vị trí là gì?” Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm, vì vậy không nên đưa ra một con số khi chưa xác nhận loại hợp đồng và phạm vi trách nhiệm.

Làm thế nào để phát triển từ vị trí này nếu ban đầu chỉ là hỗ trợ hành chính?

Hãy biến công việc hỗ trợ thành nền tảng cho vận hành và phân tích: làm chủ lịch, tài liệu, báo cáo Excel, cải tiến quy trình và hiểu nghiệp vụ khách hàng. Sau đó chọn một hướng chuyên sâu như phân tích vận hành, quản trị tài liệu, trợ lý cấp cao hoặc công nghệ tiếp thị. Bổ sung chứng chỉ Excel, Power BI, tiếng Anh và kỹ năng trình bày, đồng thời tích lũy kết quả đo lường được. Hỏi sớm về lộ trình chuyển đổi sau thực tập và những năng lực cần có để được xem xét lên vị trí chuyên viên.

Martech Intern