Techcombank tuyển dụng Expert, Sourcing and Purchasing (40000364)

Expert

Mô tả công việc

Job Purpose

The job holder responsible for:
1. Support and carry out the procurement of goods and services for activities that meet Techcombank's requirements effectively, in accordance with regulations and procedures of the procurement of goods and services of Techcombank. Techcombank
2. Improve the operation quality of Centralized Procurement.
3. Improve interaction and support between Centralized Procurement and internal customers.

Key Accountabilities (1)

1. Strictly comply with the Bank's Labor Regulations.
2. Perform work in accordance with policies, regulations, procedures, internal guidelines... and service quality commitments (SLAs).
3. Research, evaluate and update supplier list và market prices for all products và services used by the Bank. Manage and report on the price và quality of the Bank's suppliers
a) Market research.
• Regularly update information and check the operating status of suppliers in the market.
• Find out, update production technology, supply of purchasing products according to each specialty
• Monitor and update the prices of goods and services according to each purchasing specialty
• Exchange and meet with suppliers to find information for Centralized Procurement.
b) Evaluate and advise on supplier selection
• Visit and survey the supplier's facility and working conditions and legal bases to make preliminary assessments.
• Synthesize and evaluate the capacity of suppliers through the scoring system of Centralized Procurement.
• Make a list of vendors according to each purchasing segment
• Advising the Senior Manager/Head of Procurement to select suppliers to invite bids or offer competitive offers.
• Coordinating with the focal unit and the bidding/price evaluation team to buil RFP
4. Carry out bidding procedures, price review, price negotiation, and related professional issues.
5. Protect with the Senior Manager/Head of Procurement to proposed prices and suppliers within the allowable limit as prescribed by the Bank from time to time.

Key Accountabilities (2)

6. Coordinate with the Business Analysis team to provide an analysis of the investment and procurement strategy of the responsible segment.
7. Make reports on bidding results or negotiation results to leaders and competent authorities.
8. Monitor, track and report the tasks progress of the the responsible segment and take effective remedial measures to optimize procurement activities.
9. Check and urge to ensure that the activities of the responsible segment comply with internal policies, regulations, processes, guidelines... and commitment to service quality.
10. Support the Senior Manager/Head of Procurement in controlling records and documents related to the responsible segment.
11. Participating in building/controlling/developing internal guidances and processes for related business areas in the responsible segment.
12. Participating in the planning and budgeting of the department. Fully completing the action plans, as well as the KPIs assigned by the Senior Manager/Head of Procurement.
13. Perform other related tasks requested by the Senior Manager/Head of Procurement.

Success Profile - Qualification and Experiences

Education: Bachelor's degree or higher. Postgraduate degree preferred .
Experience: 4 years of management experience in a similar position
English: TOEIC minimum 550 or equivalent
Other requirements: Understanding the TCB system; Understanding procurement activities; Understanding regulations/processes related to procurement activities

Professional knowledge of products, information technology solutions, understanding of the process of product deployment, IT solutions

Phân tích kỹ năng cần có

1. Tổng quan vị trí

Vị trí Expert, Sourcing and Purchasing thuộc Khối Vận hành của Techcombank, trọng tâm là Tìm kiếm nhà cung cấp và Mua hàng tập trung. Công việc không chỉ dừng ở tìm kiếm giá tốt mà bao gồm toàn bộ chu trình: nghiên cứu thị trường, xây dựng danh sách nhà cung cấp, đánh giá năng lực, tổ chức yêu cầu báo giá, đấu thầu nội bộ, đàm phán, kiểm soát hồ sơ, theo dõi tiến độ, báo cáo và phối hợp với khối kinh doanh.

Tin tuyển dụng không công bố bằng cấp, số năm kinh nghiệm, chứng chỉ, quy trình phỏng vấn, cơ cấu KPI cụ thể, chế độ phúc lợi và mức lương ngoài chữ Thỏa thuận. Vì vậy, ứng viên cần thể hiện năng lực thực tế thay vì chỉ dựa vào chứng danh.

2. Kỹ năng chuyên môn cần có

Nhóm năng lực	Yêu cầu trong công việc	Bằng chứng ứng viên nên chuẩn bị
Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp	Cập nhật giá hàng hóa, dịch vụ; theo dõi tình trạng hoạt động của nhà cung cấp; xây dựng danh sách nhà cung cấp theo từng nhóm hàng	Bài nghiên cứu thị trường, bảng so sánh giá, danh mục nhà cung cấp có phân loại
Đánh giá năng lực nhà cung cấp	Kiểm tra pháp lý, năng lực tài chính, quy mô sản xuất, năng lực cung ứng, chất lượng và mức độ rủi ro	Quy trình sàng lọc, biểu mẫu chấm điểm, nhận xét sau đánh giá nhà cung cấp
Lập và quản lý yêu cầu báo giá	Xây dựng phạm vi, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá và tiêu chí loại trừ; tổ chức thu thập và đối chiếu báo giá	Mẫu yêu cầu báo giá và đề xuất giá, bảng đối chiếu đề xuất
Đấu thầu nội bộ và đánh giá kết quả	Phối hợp với đơn vị nghiệp vụ và tổ đánh giá, tổng hợp điểm, theo dõi lịch trình và lưu hồ sơ	Bảng điểm có trọng số, biên bản tổng hợp kết quả, hồ sơ đấu thầu đã được ẩn danh
Đàm phán thương mại	Đàm phán giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, phạt vi phạm và phạm vi dịch vụ	Kịch bản đàm phán, danh sách điểm nhượng bộ, phương án thay thế khi thương lượng không thành công
Quản lý hợp đồng và mức cam kết dịch vụ	Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiêu chuẩn dịch vụ, biểu đồnh giá, xử lý sai lệch và gia hạn	Bảng theo dõi hợp đồng, bảng đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, ví dụ xử lý sự cố
Phân tích tài chính và tổng chi phí	So sánh không chỉ giá mua mà còn tính chi phí vận hành, bảo hành, rủi ro và chi phí chuyển đổi	Bảng tính tổng chi phí sở hữu trong 3 năm, phân tích điểm hòa vốn
Báo cáo và quản lý chỉ số hiệu quả công việc	Báo cáo kết quả đấu thầu, đàm phán, tiến độ, chất lượng nhà cung cấp và đề xuất biện pháp khắc phục	Mẫu báo cáo quản trị, biểu đồ theo dõi tiến độ, danh sách biện pháp cải thiện
Phối hợp liên bộ phận	Làm việc với khách hàng nội bộ, phân tích kinh doanh, tài chính, pháp chế, công nghệ thông tin và quản trị rủi ro	Ví dụ xử lý xung đột giữa yêu cầu nghiệp vụ và giới hạn ngân sách
Tuân thủ và kiểm soát hồ sơ	Tuân thủ quy định của ngân hàng, bảo mật thông tin, tránh xung đột lợi ích, bảo đảm dấu vết kiểm toán	Quy trình kiểm soát tài liệu, checklist tuân thủ, câu chuyện xử lý tình huống xung đột lợi ích

3. Kỹ năng số và công cụ

Excel: thành thạo bảng tính, tổng hợp dữ liệu, công thức tra cứu, pivot table, biểu đồ và kiểm tra sai sót.
Trình bày: sử dụng PowerPoint hoặc công cụ tương đương để trình bày chiến lược nhóm hàng, kết quả đấu thầu và đề xuất nhà cung cấp.
Phân tích dữ liệu: sử dụng Power Query hoặc công cụ phân tích tương đương để làm sạch dữ liệu giá, theo dõi xu hướng thị trường và quản lý dữ liệu nhà cung cấp.
Hệ thống nghiệp vụ: có khả năng làm việc với hệ thống quản trị mua hàng, quản lý nhà cung cấp, kế toán hoặc hoạch định nguồn lực nếu ngân hàng cung cấp. Tin tuyển dụng không nêu tên hệ thống cụ thể.
Ngôn ngữ: tiếng Anh tốt giúp đọc hợp đồng, tiêu chuẩn kỹ thuật và trao đổi với nhà cung cấp nước ngoài; đây là lợi thế nhưng không phải yêu cầu được công bố.

4. Kỹ năng mềm cần thể hiện

1. Tư duy phân tích và sắp xếp ưu tiên: xử lý nhiều nhóm hàng, nhiều đề xuất và nhiều đầu mối cùng lúc.
2. Đàm phán nhưng vẫn giữ quan hệ: tìm giá và điều kiện tốt nhưng không làm suy yếu chất lượng hay rủi ro vận hành.
3. Giao tiếp với nhiều cấp: trình bày được với lãnh đạo, chuyên gia và đơn vị nghiệp vụ theo mức độ chi tiết khác nhau.
4. Tôn trọng quy trình nhưng vẫn cải thiện: biết khi phải tuân thủ, khi cần đề xuất thay đổi và cách trình bày bằng chứng.
5. Tinh thần trách nhiệm và bảo mật: không chia sẻ thông tin nhà cung cấp, dữ liệu giá hoặc hồ sơ đấu thầu khi chưa được phép.
6. Khả năng chịu áp lực theo chu kỳ: đặc biệt quanh thời hạn yêu cầu báo giá, đấu thầu, ký hợp đồng và đối soát.
7. Tư duy cải thiện liên tục: biến phản hồi của khách hàng nội bộ và kết quả đánh giá thành hành động cụ thể.

5. Chứng chỉ gợi ý

Chứng chỉ không thay thế kinh nghiệm thực tế, nhưng có thể tăng độ tin cậy khi hồ sơ còn hạn chế về kinh nghiệm:

Chứng chỉ	Mức độ phù hợp	Nên sử dụng như thế nào
CIPS của Viện Quản trị Chuỗi cung ứng và Mua hàng, ưu tiên cấp trình độ trung cấp hoặc cao	Rất cao	Chứng minh kiến thức về chiến lược mua hàng, hợp đồng, đàm phán và quản trị nhà cung cấp
Chứng chỉ APICS về quản trị vận hành và chuỗi cung ứng	Cao	Bổ sung kiến thức về dự báo nhu cầu, quản trị tồn kho, hiệu quả vận hành và dự báo chi phí
Chứng chỉ kiểm toán hoặc trưởng kiểm toán ISO 9001	Trung bình	Phù hợp với vai trò kiểm soát quy trình, chất lượng dịch vụ và cải tiến liên tục
Chứng chỉ quản lý dự án như PMP	Trung bình	Có giá trị khi phối hợp nhiều bộ phận, quản lý hồ sơ và triển khai hợp đồng
Chứng chỉ đấu thầu	Thấp đến trung bình	Không nên đặt quá trọng tâm vì quy trình mua hàng của ngân hàng có tính đặc thù và phụ thuộc chính sách nội bộ

6. Hồ sơ ứng viên mạnh

Có tối thiểu một bài tình huống mua hàng hoàn chỉnh, có thể chia sẻ trong phỏng vấn nhưng phải loại bỏ thông tin mật của công ty cũ.
Mô tả rõ quy mô, số nhà cung cấp, giá trị mua hàng, phạm vi quản lý và kết quả đạt được.
Dùng số liệu về thời gian đấu thầu, tỷ lệ tiết kiệm, số nhà cung cấp đánh giá, mức phản hồi sự cố hoặc tỷ lệ tuân thủ quy trình.
Thể hiện tư duy tổng chi phí, quản trị rủi ro và chất lượng dịch vụ thay vì chỉ nhấn mạnh giảm giá.
Có tư duyện hệ thống: từ yêu cầu của đơn vị nghiệp vụ, chuẩn hóa đặc tính, tìm nguồn cung ứng, đánh giá, ký kết đến theo dõi sau bán hàng.

7. Từ khóa nên có trong hồ sơ khi phù hợp

Mua hàng tập trung, tìm kiếm nhà cung cấp, quản trị nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, đề xuất giá, đấu thầu nội bộ, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, tổng chi phí sở hữu, quản lý hợp đồng, cam kết mức dịch vụ, nghiên cứu thị trường, phân tích chi phí, tuân thủ mua hàng, kiểm soát hồ sơ, báo cáo quản trị, cải thiện quy trình.

Chuẩn bị phỏng vấn

1. Quy trình phỏng vấn dự kiến

Tin tuyển dụng không công bố số vòng thi. Với vị trí chuyên gia trong Khối Vận hành, một quy trình phổ vấn thường có thể gồm 4 đến 6 vòng sau:

1. Sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ với nhân sự: xác nhận kinh nghiệm, mức lương mong muốn, thời gian có thể nhận việc, địa điểm làm việc và mức độ phù hợp với vị trí.
2. Phỏng vấn chuyên môn với quản lý tuyển dụng hoặc trưởng bộ phận: kiểm tra kiến thức về chu trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp, đấu thầu, đàm phán, tuân thủ và phối hợp liên bộ phận.
3. Bài kiểm tra hoặc tình huống thực tế: phân tích nhu cầu mua hàng, xây dựng tiêu chí đánh giá, lập ma trận so sánh, đề xuất nhà cung cấp và trình bày kết quả.
4. Phỏng vấn chéo với các bộ phận liên quan: kiểm tra khả năng làm việc với khách hàng nội bộ, phân tích kinh doanh, pháp chế, tài chính, công nghệ thông tin và quản trị rủi ro.
5. Phỏng vấn lãnh đạo hoặc hội đồng tuyển dụng: đánh giá tư duy chiến lược, khả năng dẫn dắt, uy tín và mức độ phù hợp với văn hóa ngân hàng.
6. Thương lượng và chốt tuyển dụng: làm rõ phúc lợi, cấu trúc lương, thưởng, thời gian nhận việc và các điều kiện liên quan.

Ứng viên cần hỏi nhân sự để xác nhận quy trình thực tế, thời lượng mỗi vòng, hình thức trình bày trực tuyến hay trực tiếp và có bài kiểm tra hay không.

2. Câu hỏi thường gặp ở vòng sàng lọc

Vì sao bạn ứng tuyển vị trí Tìm kiếm nhà cung cấp và Mua hàng tại Techcombank?
Bạn hiểu thế nào về vai trò của Mua hàng tập trung trong một ngân hàng?
Nhóm hàng hoặc danh mục nào bạn từng quản lý? Quy mô, giá trị và số nhà cung cấp ra sao?
Kết quả đáng chứng minh nhất của bạn trong lĩnh vực mua hàng là gì?
Bạn đã trực tiếp tham gia những công việc nào: nghiên cứu thị trường, lập yêu cầu báo giá, đánh giá, đàm phán, ký hợp đồng và theo dõi hiệu quả?
Bạn xử lý ra sao khi nhà cung cấp đề nghị giá cao hơn ngân sách?
Bạn có kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài không?
Mức lương mong muốn của bạn như thế nào? Bạn mong đợi những phúc lợi nào?
Bạn có thể bắt đầu làm việc sau bao lâu kể từ khi nhận thông báo trúng tuyển?

3. Câu hỏi chuyên môn cần chuẩn bị

Về quy trình mua hàng:

1. Trình bày chu trình mua hàng từ khi đơn vị nghiệp vụ phát sinh nhu cầu đến khi nghiệm thu và đánh giá nhà cung cấp.
2. Sự khác biệt giữa yêu cầu báo giá, đề xuất giá và hồ sơ mời thầu là gì?
3. Khi nào nên lập yêu cầu báo giá thay vì đề xuất giá?
4. Những tiêu chí bắt buộc và tiêu chí ưu tiên nên được tách bạch như thế nào?

Về tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp:

5. Bạn xây dựng danh sách nhà cung cấp bằng những nguồn thông tin nào?
6. Cách kiểm tra rủi ro của nhà cung cấp gồm những bước nào?
7. Một nhà cung cấp có giá thấp nhất nhưng điểm đánh giá rủi ro thấp hơn bạn xử lý thế nào?
8. Bạn xây dựng trọng số tiêu chí đánh giá như thế nào?
9. Thế nào là phân khúc nhà cung cấp theo rủi ro, tầm quan trọng và khả năng thay thế?
10. Khi nhà cung cấp mới chưa có dữ liệu hoạt động, bạn xử lý thông tin thiếu như thế nào?

Về đàm phán và hợp đồng:

11. Bạn chuẩn bị dữ liệu nào trước khi đàm phán?
12. Nếu nhà cung cấng không giảm giá, bạn có thương lượng những điều khoản nào khác?
13. Phạm vi thay thế tốt nhất của bạn khi thương lượng bị giới hạn là gì?
14. Những điều khoản nào trong hợp đồng dịch vụ cần đặc biệt chú ý?
15. Bạn theo dõi cam kết mức dịch vụ và xử lý sai lệch ra sao?

Về tuân thủ và phối hợp:

16. Bạn làm gì khi phát hiện một nhà cung cấp có xung đột lợi ích với nhân sự liên quan?
17. Làm thế nào để bảo đảm dấu vết kiểm toán cho mọi quyết định chọn nhà cung cấp?
18. Khi khách hàng nội bộ yêu cầu gấp nhưng quy trình chưa hoàn tất, bạn xử lý ra sao?
19. Bạn đo lường hiệu quả của hoạt động mua hàng bằng những chỉ số nào?
20. Làm thế nào để cân bằng giữa mục tiêu tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng, an toàn thông tin, khả năng vận hành?

4. Bài tình huống nên luyện

Tình huống mẫu: Ngân hàng cần mua 500 máy tính xách tay cho các điểm giao dịch, kèm bảo hành và hỗ trợ trong ba năm. Có bốn nhà cung cấp, giá khác nhau, chính sách dịch vụ và năng lực giao hàng khác nhau.

Khung lời giải:

1. Làm rõ nhu cầu, số lượng, cấu hình, tiêu chuẩn bảo mật, địa điểm giao hàng, thời hạn, ngân sách và bộ phận sử dụng cuối.
2. Xây dựng bảng yêu cầu báo giá gồm phạm vi, tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chí loại trừ, lịch giao hàng, bảo hành, hỗ trợ, tiêu chuẩn an toàn thông tin, điều kiện nghiệm thu và biện pháp xử lý sai lệch.
3. Phân tích tổng chi phí trong ba năm, gồm giá mua, vận chuyển, triển khai, bảo hành, hỗ trợ, tiêu hao và chi phí rủi ro.
4. Chọn bốn tiêu chí chính: giá và tổng chi phí 30%, chất lượng 20%, khả năng giao hàng 15%, dịch vụ và bảo hành 15%, tuân thủ và bảo mật 10%, năng lực tài chính 10%.
5. Lập ma trận đánh giá, ghi rõ điểm số và căn cứ. Không chỉ chọn báo giá thấp nhất.
6. Kiểm tra rủi ro pháp lý, tài chính, vận hành, bảo mật thông tin và khả năng tiếp tục kinh doanh của nhà cung cấp.
7. Đề xuất nhà cung cấp tốt nhất, nêu điều kiện đàm phán và phương án dự phòng nếu nhà cung cấp không đáp ứng.
8. Xác định cách theo dõi sau ký: tiến độ giao hàng, nghiệm thu, thời gian xử lý sự cố, mức phản hồi và chi phí thực tế.

Điểm cần tránh: Không nên cam kết mức tiết kiệm cụ thể khi chưa có dữ liệu; không nên bỏ qua rủi ro vận hành; không nên xem yêu cầu bảo mật là tiêu chí có thể đánh đổi; không nên đề xuất nhà cung cấp mà không có căn cứ đánh giá.

5. Câu hỏi hành vi theo phương pháp kết quả, tình huống, nhiệm vụ và hành động

Chuẩn bị ít nhất sáu câu chuyện có số liệu:

1. Bạn đã tìm ra phương án tiết kiệm đáng kể mà không làm giảm chất lượng như thế nào?
2. Bạn xử lý nhà cung cấp giao hàng trễ hoặc không đạt cam kết ra sao?
3. Bạn đã phát hiện và xử lý lỗi trong hồ sơ đấu thầu hoặc đề xuất giá ra sao?
4. Bạn đã thuyết phục một đơn vị nghiệp vụ thay đổi yêu cầu chưa phù hợp với ngân sách như thế nào?
5. Bạn đã đồng thời xử lý nhiều nhóm hàng và nhiều nhà cung cấp như thế nào?
6. Bạn đã phát hiện xung đột lợi ích hoặc vi phạm quy trình như thế nào?

Mỗi câu chuyện nên có bối cảnh, nhiệm vụ, hành động cụ thể và kết quả đo lường được. Không chia sẻ thông tin mật của ngân hàng hoặc doanh nghiệp trước đây.

6. Chuẩn bị tài liệu

Bản tóm tắt hồ sơ kinh nghiệm theo từng nhóm hàng và quy mô.
Một bài tình huống mua hàng đã hoàn thiện, có thao tác tính toán và đề xuất nhà cung cấp.
Bảng so sánh giá và tổng chi phí của một nhóm hàng đã được ẩn danh.
Mẫu ma trận chấm điểm nhà cung cấp.
Mẫu báo cáo kết quả đấu thầu và biện pháp cải thiện.
Ba trang bản tóm tắt bản thân, mỗi trang, theo ba cấu độ: 30 giây, 90 giây và 3 phút.
Danh sách câu hỏi về phạm vi nhóm hàng, quyền phê duyệt, cơ chế thưởng tiết kiệm, chính sách làm việc và mức lương.

7. Trang phục và hình thức

Nên mặc trang phục công sở hình thức, chỉn chu, phù hợp với môi trường ngân hàng. Chuẩn bị bản in hoặc bản điện tử sạch của hồ sơ, mã ứng viên và các tài liệu hỗ trợ trình bày. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào ý, thừa nhận khi chưa có kinh nghiệm nhưng thể hiện rõ cách học và phương án bù lấp thiếu sót.

Lộ trình ôn thi

1. Kiến thức nền cần nắm

Kiến thức mua hàng cốt lõi

Phân biệt mua hàng trực tiếp, mua hàng tập trung và mua hàng qua nhà cung cấp chiến lược.
Chu trình mua hàng: xác định nhu cầu, phê duyệt, chuẩn hóa yêu cầu, nghiên cứu thị trường, lập hồ sơ mời báo giá, đánh giá, đàm phán, phê duyệt, hợp đồng, thực hiện, nghiệm thu và đánh giá sau hợp đồng.
Phân loại hàng hóa, dịch vụ và cách xây dựng chiến lược theo nhóm hàng.
Quản lý nhà cung cấp: sàng lọc, phân khúc, đánh giá, phát triển, theo dõi hiệu quả và xử lý rủi ro.
Phân tích tổng chi phí sở hữu, chi phí chuyển đổi và rủi ro của lựa chọn rẻ nhất.
Quản lý hợp đồng, cam kết mức dịch vụ, chỉ số hiệu quả và cơ chế thưởng hoặc phạt vi phạm.

Kiến thức bối cảnh ngân hàng

Quy trình mua hàng nội bộ của ngân hàng và các văn bản chi phối có liên quan.
Thông tư 07/2015/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước quy định về mua hàng và cung cấp dịch vụ của ngân hàng và tổ chức tín dụng.
Thông tư 06/2022/TT-NHNN sửa đổi, bổ sung một số quy định trong Thông tư 07/2015/TT-NHNN về mua hàng và cung cấp dịch vụ của ngân hàng và tổ chức tín dụng.
Cần hiểu rằng cuộc phỏng vấn không yêu cầu trở thành chuyên gia pháp lý, nhưng ứng viên phải biết tuân thủ quy định nội bộ, phân tách chức năng, bảo mật thông tin, quản lý xung đột lợi ích và lưu hồ sơ đầy đủ.
Không nên máy móc áp dụng quy định đấu thầu dự án công cho mua hàng nội bộ của ngân hàng; cần ưu tiên chính sách mua hàng của tổ chức và khung pháp lý riêng.

2. Tài liệu tham khảo

Trang tuyển dụng chính thức của Techcombank và thông tin công bố về chiến lược, số điểm giao dịch, nhu cầu công nghệ và mô hình vận hành.
Báo cáo thường niên và bài viết chính thức của Techcombank về hoạt động, khách hàng doanh nghiệp, rủi ro vận hành và chuyển đổi số.
Văn bản của Ngân hàng Nhà nước về mua hàng và cung cấp dịch vụ của ngân hàng, tổ chức tín dụng.
Tài liệu học của CIPS về mua hàng, hợp đồng, đàm phán và quản trị nhà cung cấp.
Tài liệu học của APICS về dự báo nhu cầu, quản trị chuỗi cung ứng và tối ưu vận hành.
Bộ biểu mẫu tự tạo: yêu cầu báo giá, ma trận đánh giá, bảng theo dõi hợp đồng, báo cáo nhà cung cấp, nhật ký đàm phán và đề xuất cải thiện.

3. Lộ trình ôn tập trong 14 ngày

Ngày	Nội dung	Đầu ra cần đạt
Ngày 1	Phân tích từng nhiệm vụ trong tin tuyển dụng, xác định từ khóa và khoảng trống kỹ năng	Bảng đối chiếu nhiệm vụ với kinh nghiệm hiện có
Ngày 2	Ôn chu trình mua hàng, vai trò của Mua hàng tập trung và các bên liên quan	Sơ đồ quy trình mua hàng và giải thích được từng bước
Ngày 3	Đọc tóm tắt Thông tư 07/2015/TT-NHNN và Thông tư 06/2022/TT-NHNN	Biết các nguyên tắc tuân thủ cần nhớ, không khẳng định quá mức
Ngày 4	Nghiên cứu thị trường và quản lý danh mục nhà cung cấp	Một bảng theo dõi giá và năng lực của tối thiểu năm nhà cung cấp giả định
Ngày 5	Xây dựng yêu cầu báo giá và hồ sơ mời thầu	Một yêu cầu báo giá hoàn chỉnh cho nhóm hàng công nghệ
Ngày 6	Đánh giá nhà cung cấp, tiêu chí loại trừ và trọng số	Ma trận chấm điểm có giải thích từng điểm số
Ngày 7	Tính tổng chi phí sở hữu và lập bảng so sánh phương án	Bảng tính chi phí trong ba năm cho bốn phương án
Ngày 8	Đàm phán, phản ứng với áp lực giá và phương án thay thế	Bài luyện đàm phán 10 phút, có điểm nhượng bộ và mục tiêu
Ngày 9	Quản lý hợp đồng, cam kết dịch vụ và theo dõi nhà cung cấp	Bảng theo dõi cấp độ sự cố, thời gian khắc phục và biện pháp
Ngày 10	Quản lý KPI, báo cáo tiến độ và cải thiện quy trình	Bộ báo cáo quản trị một trang và ba chỉ số đề xuất
Ngày 11	Phân tích kinh doanh, ngân sách và xây dựng chiến lược nhóm hàng	Bài trình bày chiến lược mua hàng cho một danh mục
Ngày 12	Chuẩn bị sáu câu chuyện theo phương pháp kết quả, tình huống, nhiệm vụ và hành động	Tài liệu ghi chú có số liệu và phản hồi của người đánh giá
Ngày 13	Luyện trả lời câu hỏi chuyên môn và trình bày bài tình huống	Hai buổi luyện tập có ghi âm hoặc người phản hồi
Ngày 14	Rà soát hồ sơ, kiểm tra thông tin nhà cung cấp và chuẩn bị câu hỏi cho nhân sự	Hồ sơ cuối cùng, bài tình huống và danh sách câu hỏi cần xác nhận

4. Bài tập Excel bắt buộc

Dựng bảng so sánh giá từ năm nhà cung cấp có đơn vị và phạm vi khác nhau.
Tính tổng chi phí ba năm, gồm mua hàng, vận chuyển, triển khai, bảo hành và chi phí vận hành.
Tính điểm có trọng số và xếp hạng minh họa.
Dùng bảng tra cứu và kiểm tra dữ liệu để giảm lỗi nhập liệu.
Làm bảng theo dõi hợp đồng, ngày đến hạn, mức phạt vi phạm và trạng thái sự cố.
Tạo biểu đồ theo dõi giá, thời gian đấu thầu và kết quả tiết kiệm.

5. Bài tự kiểm tra cuối kỳ

Bạn có thể trả lời rõ ràng và ngắn gọn các câu hỏi sau nếu chuẩn bị đủ:

1. Vì sao không nên chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất?
2. Tiêu chí loại trừ khác tiêu chí ưu tiên như thế nào?
3. Có những rủi ro nào khi chỉ dựa vào khảo sát tại nhà cung cấp?
4. Làm thế nào để đánh giá năng lực tài chính và khả năng tiếp tục hoạt động của nhà cung cấp?
5. Công thức tổng chi phí sở hữu gồm những khoản nào?
6. Khi hai nhà cung cấp có điểm gần nhau, bạn xử lý thế nào?
7. Những điều khoản nào giúp bảo vệ ngân hàng trong hợp đồng dịch vụ?
8. Bạn theo dõi sự cố của nhà cung cấp bằng những chỉ số nào?
9. Làm thế nào để bảo đảm hoạt động mua hàng không bị gián đoạn khi một nhà cung cấp không đạt cam kết?
10. Nếu phải đề xuất nhân sự có giảm giá nhưng năng lực yếu hơn, bạn trình bày và bảo vệ quyết định ra sao?

6. Nguyên tắc ôn tập

Ưu tiên hiểu nghiệp vụ và khả năng lập luận hơn học thuộc định nghĩa.
Mọi ví dụ trong hồ sơ phải cho thấy quyết định, dữ liệu và kết quả.
Không chia sẻ tài liệu mật của ngân hàng cũ; có thể mô tả lại tình huống theo cách trung tính.
Dành thời gian luyện nói trong giới hạn 60 đến 90 giây cho mỗi câu trả lời.
Nếu không biết một quy định cụ thể, nên nói rõ sẽ kiểm tra quy trình nội bộ thay vì đưa ra kết luận không chắc chắn.

Tư vấn nghề nghiệp

1. Định vị bản thân đúng cho vị trí

Ứng viên mạnh không nhất thiết phải đến từ một bộ phận mua hàng. Những nền tảng sau đều có thể chuyển đổi thành lợi thế:

Mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp và quản trị nhà cung cấp.
Quản lý vận hành, dịch vụ khách hàng nội bộ hoặc đơn vị sử dụng đầu vào.
Kiểm toán nội bộ, kiểm soát, quản trị rủi ro và tuân thủ.
Phân tích kinh doanh, tài chính hoặc kế hoạch ngân sách.
Kinh doanh bán hàng và quản lý quan hệ nhà cung cấp, nhưng cần chứng minh khả năng chuyển từ bán sang lựa chọn và đánh giá khách quan.

Điểm khác biệt quan trọng là biến kinh nghiệm cũ thành năng lực tìm nguồn cung ứng, phân tích tổng chi phí, đánh giá rủi ro, đàm phán và kiểm soát quy trình. Danh hiệu Expert cho thấy vị trí có thể yêu cầu kinh nghiệm sâu hơn một chuyên viên, nhưng số năm cụ thể chưa được công bố.

2. Cách xây dựng hồ sơ theo hướng chuyên gia

Đặt tiêu đề hồ sơ theo vị trí mục tiêu và nhóm hàng có thể đóng góp lớn nhất.
Mỗi kinh nghiệm nên gồm quy mô, phạm vi, vấn đề, hành động và kết quả.
Ưu tiên các thành tựu như giảm thời gian đấu thầu, cải thiện chất lượng nhà cung cấp, chuẩn hóa yêu cầu báo giá, xây dựng danh mục nhà cung cấp, giảm rủi ro giao hàng hoặc nâng tỷ lệ tuân thủ quy trình.
Đưa vào hồ sơ một bài tình huống mua hàng để bù cho trường hợp chứng chỉ chưa nhiều.
Tránh chỉ ghi tham gia mua hàng; phải nêu rõ quyền quyết định, mức độ phối hợp và trách nhiệm cá nhân.

3. Lộ trình phát triển sự nghiệp tham khảo

1. Chuyên viên tìm kiếm nhà cung cấp: làm quen quy trình, yêu cầu báo giá, đánh giá và báo cáo.
2. Chuyên viên mua hàng hoặc quản lý nhóm hàng: chủ động phân tích tổng chi phí, chiến lược nhóm hàng và kết quả tiết kiệm.
3. Senior hoặc Expert: dẫn dắt các nhu cầu phức tạp, phát triển nhà cung cấp, xây dựng quy trình và quản lý rủi ro.
4. Trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận mua hàng: định hình chiến lược, phân bổ nguồn lực, xây dựng đội ngũ và chịu trách nhiệm kết quả tổng thể.

Các bước trên là lộ trình tham khảo, không phải lộ trình cam kết của Techcombank. Để thăng tiến nhanh, ứng viên cần chuyển từ vai trò thực hiện giao dịch sang vai trò tạo chiến lược, dẫn dắt và cải thiện hệ thống.

4. Kỹ năng nên phát triển thêm

Dữ liệu và trực quan hóa: thành thạo Excel nâng cao, Power Query và công cụ trực quan hóa để theo dõi chi phí, hiệu quả nhà cung cấp và tiến độ.
Chiến lược nhóm hàng: học cách phân tích nhu cầu, cân bằng rủi ro, xây dựng nguồn cung ứng và quyết định mua hay tự thực hiện.
Quản trị hợp đồng: nâng cao kỹ năng soạn thảo, quản lý điều khoản, xử lý vi phạm và đàm phán khó.
Quản trị rủi ro nhà cung cấp: hiểu thêm rủi ro bảo mật thông tin, khả năng vận hành, pháp lý, tài chính và hệ sinh thái phụ thuộc.
Kỹ năng lãnh đạo: coaching, phân công, trình bày quyết định và điều phối nhiều bên liên quan.
Ngôn ngữ: đọc hợp đồng tiếng Anh và trao đổi với nhà cung cấp nước ngoài sẽ mở rộng cơ hội ở các nhóm hàng công nghệ.

5. Tham khảo mức lương để chuẩn bị đàm phán

Tin tuyển dụng chỉ ghi mức lương Thỏa thuận và không công bố cấu trúc thưởng. Để tham khảo tại Hà Nội, có thể sử dụng các khoảng sau để chuẩn bị, nhưng không nên coi là cam kết:

Cấp bậc tham khảo	Lương cơ bản ước tính theo tháng
Chuyên viên mới vào nghề hoặc khoảng 2 năm kinh nghiệm	18–25 triệu đồng trước thuế
Chuyên viên có kinh nghiệm tốt, khoảng 3–5 năm	23–35 triệu đồng trước thuế
Senior hoặc chuyên gia có năng lực dẫn dắt nhóm hàng	30–45 triệu đồng trước thuế
Expert hoặc trưởng nhóm có kinh nghiệm sâu, quyền phê duyệt và năng lực phát triển nhà cung cấp	38–55 triệu đồng trước thuế

Đối với danh hiệu Expert, ứng viên có thể chuẩn bị mức đề xuất trong khoảng 35–50 triệu đồng trước thuế mỗi tháng, nhưng cần điều chỉnh theo quy mô quản lý, ngành hàng, số năm kinh nghiệm, thưởng hiệu quả công việc và tổng thưởng khác. Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm.

Khi thương lượng, nên hỏi rõ tổng lương theo tháng, thưởng theo kết quả, phụ cấp, chế độ bảo hiểm, ngày nghỉ, chi phí đi lại và cơ hội thăng tiến; không chỉ tập trung vào con số lương cơ bản.

6. Kế hoạch 90 ngày nếu được tuyển

Ngày 1–30: hiểu và làm quen

Nắm quy trình, phân quyền phê duyệt, danh mục nhà cung cấp, lịch đấu thầu và các yêu cầu tuân thủ.
Phỏng vấn các đơn vị nghiệp vụ, khách hàng nội bộ và nhân sự quản lý nhà cung cấp.
Kiểm tra chất lượng dữ liệu giá, hợp đồng và hồ sơ nhà cung cấp.

Ngày 31–60: tạo kết quả

Hoàn thiện một bảng so sánh giá và một bộ hồ sơ đánh giá nhà cung cấp.
Chuẩn hóa mẫu yêu cầu báo giá và biểu mẫu theo dõi nhà cung cấp.
Xử lý một nhu cầu mua hàng đầu-cuối dưới sự hướng dẫn.
Xác định các điểm nghẽn và đề xuất biện pháp khắc phục.

Ngày 61–90: cải thiện và mở rộng

Đề xuất tối ưu quy trình, giảm thời gian đấu thầu hoặc tăng độ bao phủ dữ liệu nhà cung cấp.
Xây dựng chương trình theo dõi hiệu quả nhà cung cấp.
Trình bày đề xuất chiến lược cho một nhóm hàng và xây dựng kế hoạch hành động.

7. Quyết định có nên ứng tuyển

Nên ứng tuyển nếu bạn thích công việc phân tích, đàm phán, làm việc với nhiều bộ phận và có khả năng chịu áp lực theo chu kỳ. Hãy thận trọng nếu bạn chỉ muốn công việc nghiên cứu thoáng qua, không thích hành động, đàm phán hoặc theo dõi nhà cung cấp sau ký hợp đồng. Trước khi nộp hồ sơ, cần hỏi nhân sự về phạm vi nhóm hàng, tỷ lệ làm việc theo dự án, mức độ đi công tác nhà cung cấp, quyền hạn phê duyệt và cách tính thưởng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi là sinh viên năm cuối, chưa có kinh nghiệm mua hàng. Tôi có nên ứng tuyển vị trí Expert, Sourcing and Purchasing không?

Bạn vẫn nên ứng tuyển nếu muốn chuyển sang lĩnh vực mua hàng, nhưng cần chuẩn bị một hồ sơ dựa trên năng lực thực tế. Hãy tận dụng thực tập, đồ án, cuộc thi hoặc dự án trường học liên quan đến tìm nhà cung cấp, đàm phán, phân tích dữ liệu và làm việc nhóm. Bạn có thể chứng minh khả năng lập bảng so sánh giá, xây dựng ma trận đánh giá, phân tích tổng chi phí và hiểu quy trình tuân thủ. Vì danh hiệu Expert thường hướng đến ứng viên có kinh nghiệm sâu hơn, hãy liên hệ nhân sự để xác nhận mức kinh nghiệm tối thiểu trước khi nộp hồ sơ.

Tôi đang làm kiểm toán nội bộ hoặc vận hành, có thể chuyển sang vị trí mua hàng mà không cần bắt đầu lại từ đầu không?

Hoàn toàn có thể. Kinh nghiệm kiểm toán nội bộ giúp bạn có kỹ năng kiểm soát hồ sơ, tuân thủ và đánh giá rủi ro; kinh nghiệm vận hành giúp bạn hiểu nhu cầu nghiệp vụ và phối hợp khách hàng nội bộ. Bạn cần bổ sung kiến thức về tìm kiếm nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, tổng chi phí sở hữu, đàm phán và quản lý hợp đồng. Hãy xây dựng một bài tình huống thể hiện cách bạn phát hiện điểm nghẽn trong quy trình và đề xuất cải thiện mà không ảnh hưởng hoạt động nghiệp vụ.

Mức lương nào hợp lý để đề xuất cho danh hiệu Expert tại Hà Nội?

Với danh hiệu Expert và kinh nghiệm chuyên sâu về mua hàng, tôi tham khảo đề xuất khoảng 35–50 triệu đồng trước thuế mỗi tháng, tùy phạm vi quản lý, ngành hàng và năng lực dẫn dắt. Mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm. Trước khi đưa ra con số, bạn nên hỏi rõ lương cơ bản, thưởng hiệu quả công việc, phụ cấp, tỷ lệ thưởng và cơ hội thăng tiến. Tin tuyển dụng hiện chỉ ghi mức lương thỏa thuận nên đây chỉ là khoảng chuẩn bị tham khảo.

Công việc này có giờ làm và áp lực như thế nào? KPI thường là gì?

Tin tuyển dụng không công bố lịch làm việc, chế độ làm thêm hoặc KPI chi tiết. Tuy nhiên, hoạt động mua hàng thường có cao điểm khi đến hạn yêu cầu báo giá, đấu thầu, ký hợp đồng và báo cáo; công việc khảo sát nhà cung cấp cũng có thể đòi hỏi đi lại. Các chỉ số có thể gồm thời gian chu trình mua hàng, mức tiết kiệm, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, chất lượng nhà cung cấp, mức độ tuân thủ quy trình và mức hài lòng của đơn vị nội bộ. Bạn nên xác nhận trực tiếp với nhân sự và quản lý tuyển dụng.

Tôi sẽ đánh giá và chọn một nhà cung cấp như thế nào trong phỏng vấn?

Hãy trình bày theo quy trình: xác định yêu cầu và tiêu chí loại trừ; kiểm tra pháp lý, tài chính, năng lực, chất lượng và rủi ro vận hành; lập ma trận đánh giá có trọng số; tính tổng chi phí sở hữu; kiểm tra kết quả tham chiếu hoặc thử nghiệm khi phù hợp; đề xuất nhà cung cấp tốt nhất và nêu rõ điều kiện đàm phán. Bạn cần giải thích vì sao không nhất thiết chọn giá thấp nhất và làm thế nào xử lý thông tin chưa đầy đủ từ nhà cung cấp mới.

Lộ trình thăng tiến từ vị trí này về trưởng bộ phận Mua hàng như thế nào?

Một lộ trình tham khảo là chuyên viên tìm kiếm nhà cung cấp, chuyên viên mua hàng hoặc quản lý nhóm hàng, Senior hoặc Expert, rồi trưởng nhóm và trưởng bộ phận. Ở mỗi cấp, bạn cần chuyển từ thực hiện giao dịch sang phân tích chiến lược, dẫn dắt nhà cung cấp, xây dựng quy trình và quản lý đội ngũ. Chứng chỉ CIPS hoặc APICS, kỹ năng phân tích dữ liệu, lãnh đạo và kinh nghiệm quản lý rủi ro sẽ hỗ trợ quá trình này.

Tôi không có chứng chỉ CIPS hay APICS. Tôi có nên bỏ qua cuộc ứng tuyển không?

Không nên bỏ qua chỉ vì thiếu hai chứng chỉ này. Tin tuyển dụng không công bố bắt buộc chứng chỉ, và nhiều ngân hàng đánh giá năng lực thực tế. Bạn hãy bù bằng bài tình huống mua hàng, kinh nghiệm phân tích chi phí, quản lý nhà cung cấp, Excel và kết quả đàm phán có đo lường. Sau đó, bắt đầu học CIPS hoặc APICS để chứng minh lộ trình chuyên sâu. Trong phỏng vấn, nói rõ bạn hiểu chứng chỉ chỉ là một phần hỗ trợ và kinh nghiệm mới là căn cứ chính.

Tại sao tôi nên chọn Techcombank cho vị trí này?

Câu trả lời nên dựa trên những yếu tố bạn thực sự tìm hiểu: quy mô vận hành của một ngân hàng, mô hình mua hàng tập trung, yêu cầu tuân thủ cao, cơ hội làm việc với nhiều nhóm hàng và dữ liệu. Hãy kết hợp điều đó với thế mạnh cá nhân của bạn. Ví dụ, nếu bạn mạnh về dữ liệu và quy trình, bạn có thể nhấn mạnh khả năng xây dựng báo cáo quản trị, chuẩn hóa quy trình và cải thiện chất lượng mua hàng. Tránh nói chung chung rằng Techcombank là ngân hàng lớn hoặc có nhiều cơ hội phát triển.

Công việc có liên quan đến nhà cung cấp nước ngoài và đọc hợp đồng tiếng Anh không?

Tin tuyển dụng không nêu rõ, nhưng phạm vi bao gồm nghiên cứu công nghệ sản xuất, cung ứng hàng hóa, đánh giá pháp lý, đàm phán và quản lý hợp đồng nên khả năng làm việc với nhà cung cấp trong nước và quốc tế là lợi thế. Bạn nên chuẩn bị khả năng đọc các điều khoản thương mại, phạm vi giao hàng, bảo hành, cam kết dịch vụ, bồi thường và bảo mật thông tin. Trong phỏng vấn, hãy nói rõ mức độ tiếng Anh của bạn thay vì tự nhận là thành thạo nếu thực tế chưa đủ.