Chuyên viên Mua sắm

Theo JD yêu cầu 2 năm kinh nghiệm, nhưng bạn vẫn có cơ hội nếu: (1) Có internship liên quan đến mua sắm, logistics, hoặc supply chain - dù ngắn; (2) Có kiến thức tốt về quy trình mua hàng, đàm phán - thể hiện qua CV và phỏng vấn; (3) Biết sử dụng Excel, PowerPoint tốt; (4) Nói tiếng Anh lưu loát. Gợi ý: Ứng tuyển vào vị trí 'Nhân viên Mua sắm' (không phải 'Chuyên viên') hoặc internship tại HD Bank trước. Ngoài ra, các công ty tuyển dụng lớn thường có chương trình tuyển fresher cho vị trí procurement. Hãy apply và thể hiện đam mê, tinh thần học hỏi - đôi khi attitude quan trọng hơn experience.

JD ghi 'Thỏa thuận' nên mức lương phụ thuộc kinh nghiệm và kỹ năng đàm phán của bạn. Tham khảo thị trường HCM 2024: với 2-3 năm kinh nghiệm procurement, mức phổ biến là 15-22 triệu/tháng. Một số lưu ý khi thương lượng: (1) Nghiên cứu mức lương trên Glassdoor, Jobstreet, VietnamWorks trước; (2) Đề xuất mức lương cụ thể dựa trên kỳ vọng thực tế; (3) Đừng quên hỏi về phúc lợi: thưởng KPI, bảo hiểm, lương tháng 13; (4) Nếu có offer khác, có thể dùng làm lá bài thương lượng. Một số ngân hàng như Techcombank, VPBank trả cao hơn mặt bằng chung, HD Bank ở mức trung bình.

Một ngày làm việc điển hình có thể bao gồm: Buổi sáng: Check email, xử lý yêu cầu mua sắm mới từ các phòng ban, gọi điện trao đổi với nhà cung cấp về tiến độ giao hàng. Buổi chiều: Soạn thảo hợp đồng hoặc tài liệu đấu thầu, đánh giá báo giá từ 3-5 supplier, tham gia họp với các phòng ban để hiểu nhu cầu. Công việc đặc thù: (1) Mùa đầu năm: Lập kế hoạch mua sắm hàng năm, ký hợp đồng mới với supplier; (2) Mùa giữa năm: Theo dõi hợp đồng, xử lý phát sinh; (3) Mùa cuối năm: Đánh giá supplier, đàm phán gia hạn hợp đồng. Bạn sẽ dành khoảng 30% thời gian làm việc với con số/báo cáo, 40% giao tiếp với supplier và phòng ban, 30% họp hành và xử lý văn bản.

KPI phổ biến cho Chuyên viên Mua sắm ngân hàng gồm: (1) Tiết kiệm chi phí (Cost Saving): Thường 5-15% giá trị hợp đồng so với năm trước hoặc so với giá thị trường; (2) Đảm bảo giao hàng đúng hạn (On-time Delivery): >95%; (3) Chất lượng hàng hóa: Tỷ lệ hàng lỗi/d返 <2%; (4) Tuân thủ quy trình: Không có sai phạm về thủ tục; (5) Số lượng hợp đồng xử lý: Tùy quy mô phòng ban. Áp lực thường gặp: Bạn phải cân bằng giữa 'tiết kiệm chi phí' (mong muốn của lãnh đạo) và 'đảm bảo chất lượng, đúng deadline' (mong muốn của phòng ban). Đặc biệt, mua sắm IT hoặc các dự án lớn thường rất áp lực về timeline. Tuy nhiên, nếu bạn tổ chức tốt và có supplier đáng tin cậy, công việc sẽ nhẹ nhàng hơn.

Các chứng chỉ giá trị nhất cho procurement tại Việt Nam: (1) CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) - Chứng chỉ quốc tế được công nhận toàn cầu, gồm nhiều cấp từ Foundation đến Advanced. Đây là chứng chỉ 'must-have' nếu muốn đi quốc tế hoặc công ty đa quốc gia; (2) APICS CSCP/SCOR-P - Về chuỗi cung ứng, phổ biến ở Mỹ; (3) PMP (Project Management Professional) - Hữu ích khi quản lý dự án mua sắm lớn; (4) Chứng chỉ Tiếng Anh: IELTS 6.5+ hoặc B2 - Yêu cầu thường thấy; (5) Excel MOS - Chứng minh kỹ năng phân tích dữ liệu. Gợi ý: Bắt đầu với CIPS Foundation (học phí khoảng 2-5 triệu), sau đó lên CIPS Diploma nếu có điều kiện.

5 nguyên tắc đàm phán mua sắm hiệu quả: (1) CHUẨN BỊ KỸ: Nghiên cứu giá thị trường, biết điểm 'chịu được' của supplier, chuẩn bị phương án thay thế (BATNA); (2) XÂY DỰNG QUAN HỆ: Đừng đối đầu ngay, tạo không khí hợp tác, tôn trọng đối phương; (3) TẬP TRUNG VÀO GIÁ TRỊ, KHÔNG CHỈ GIÁ: Đàm phán TCO (tổng chi phí sở hữu), không chỉ giá mua. Ví dụ: Giá cao hơn nhưng bảo hành 3 năm có thể tốt hơn; (4) SỬ DỤNG NHIỀU NHÀ CUNG CẤP: Luôn có ít nhất 3 quotion để so sánh, tạo sức ép cạnh tranh; (5) ĐÀM PHÁN WIN-WIN: Supplier cần lợi nhuận hợp lý, nếu ép quá sẽ ảnh hưởng chất lượng/dịch vụ. Tips cụ thể: Luôn im lặng sau khi đề xuất ( Silence is powerful), đừng ngại đòi hỏi điều kiện tốt hơn (vd: 'Nếu chúng tôi đặt 100 cái thì giá bao nhiêu?').

Sau 3-5 năm, bạn có nhiều lựa chọn: (1) LÊN QUẢN LÝ: Trưởng nhóm → Trưởng phòng Mua sắm (mức lương 35-60 triệu); (2) CHUYÊN GIA: Chuyên viên cao cấp về một mảng (IT procurement, facility procurement); (3) CHUYỂN NGÀNH: Procurement → Operations, Finance, Risk Management vì hiểu toàn bộ hoạt động ngân hàng; (4) CHUYỂN CÔNG TY: Từ ngân hàng sang công ty bảo hiểm, chứng khoán, fintech, hoặc tập đoàn đa quốc gia ( Unilever, P&G, Samsung...) - thường lương cao hơn; (5) TỰ DO: Tư vấn mua sắm, đào tạo về procurement, hoặc khởi nghiệp trong lĩnh vực supply chain. Lời khuyên: Học thêm CIPS, PMP, và xây dựng portfolio các dự án thành công để tăng giá trị bản thân.

6 cách xây dựng mạng lưới supplier hiệu quả: (1) NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG: Tìm hiểu các supplier hàng đầu trong từng lĩnh vực (IT, văn phòng phẩm, facility...), đến hội chợ, triển lãm ngành; (2) XÂY DỰNG DATABASE: Theo dõi thông tin supplier, giá cả, đánh giá trong file Excel hoặc phần mềm; (3) ĐI THỰC TẾ: Thăm nhà máy, showroom của supplier để đánh giá năng lực thực sự; (4) DUY TRÌ LIÊN LẠC: Gửi email cập nhật định kỳ, chúc mừng dịp lễ, tham gia sự kiện supplier tổ chức; (5) ĐỐI XỬ CÔNG BẰNG: Trả tiền đúng hạn, phản hồi nhanh - điều này giúp bạn được ưu tiên khi cần; (6) ĐA DẠNG HÓA: Không phụ thuộc vào 1 supplier cho 1 loại hàng. Supplier tốt là supplier bạn tin tưởng được nhưng vẫn có phương án B.