Hồ sơ biết khách hàng

Hồ sơ biết khách hàng (KYC) là gì?

Hồ sơ biết khách hàng (Know Your Customer - KYC File), hay còn gọi là Hồ sơ nhận biết khách hàng, là tập hợp toàn bộ tài liệu, thông tin về khách hàng mà tổ chức tín dụng phải thu thập và lưu giữ theo quy định pháp luật. Căn cứ Điều 13 và Điều 36 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, hồ sơ KYC là bằng chứng cho việc tuân thủ quy trình CIP, phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán và điều tra truy vết khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Thành phần hồ sơ

• Thông tin nhận dạng cơ bản: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú và hiện tại.
• Thông tin nghề nghiệp, chức vụ, mục đích mở tài khoản và mục đích giao dịch.
• Nguồn tiền, nguồn gốc tài sản, thu nhập dự kiến hàng tháng.
• Bản sao giấy tờ tùy thân được đối chiếu với bản gốc hoặc công chứng.
• Kết quả đánh giá rủi ro rửa tiền và phân loại khách hàng theo cấp độ.
• Lịch sử giao dịch, biên bản xác minh và các tài liệu bổ sung khác.

Thời hạn lưu trữ

Theo Điều 36 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, hồ sơ KYC phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch cuối cùng hoặc đóng tài khoản. Với khách hàng rủi ro cao, thời hạn lưu trữ có thể kéo dài hơn theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước hoặc cơ quan điều tra.

Ví dụ

Công ty TNHH ABC mở tài khoản doanh nghiệp tại Ngân hàng Y. Hồ sơ KYC bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CCCD người đại diện pháp luật, giấy ủy quyền (nếu có), điều lệ công ty, bảng kê khai nguồn vốn, mục đích giao dịch, danh sách cổ đông và người thụ hưởng. Toàn bộ được số hóa và lưu trữ trên hệ thống tối thiểu 5 năm sau khi đóng tài khoản, đảm bảo truy xuất được khi cơ quan chức năng yêu cầu.