chứng từ gốc

Chứng từ gốc là gì?

Chứng từ gốc (Original Documents) là các văn bản, giấy tờ có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, có dấu mộc (nếu có) và là bản chính thức đại diện cho giao dịch. Theo Điều 3 và Điều 17 UCP 600 - Bộ Quy tắc thực hành thống nhất về Tín dụng chứng từ (ICC Publication No. 600) - kết hợp ISBP 745 (International Standard Banking Practice), chứng từ gốc là bắt buộc để đòi tiền trong thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng (L/C) và phải đáp ứng nguyên tắc trình bày nghiêm ngặt (strict compliance).

Đặc điểm

• Phải được đánh dấu "ORIGINAL" rõ ràng trên văn bản theo Điều 17(a) UCP 600; trường hợp không đánh dấu thì chứng từ vẫn được coi là gốc nếu thể hiện tính chất nguyên bản.
• Có chữ ký tay, chữ ký điện tử được công nhận hoặc con dấu hợp pháp của người có thẩm quyền.
• Mỗi chứng từ chỉ tồn tại một bản gốc duy nhất; bản sao phải ghi rõ "COPY" hoặc "DUPLICATE" để phân biệt.
• Nội dung các chứng từ trong bộ hồ sơ phải thống nhất với nhau và nhất quán với điều kiện L/C; sai lệch dù nhỏ cũng có thể bị ngân hàng từ chối thanh toán.

Ví dụ

Bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng gạo 1.000 tấn trị giá 500.000 USD sang Singapore theo L/C gồm: (1) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) gốc có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu công ty X; (2) Vận đơn đường biển (Bill of Lading) gốc do hãng tàu ký phát hành; (3) Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) gốc của VCCI cấp; (4) Phiếu đóng gói (Packing List) gốc có xác nhận của nhà xuất khẩu. Ngân hàng phát hành sẽ kiểm tra chữ ký, dấu mộc, tính nguyên bản và sự thống nhất nội dung trước khi hoàn trả chứng từ cho nhà nhập khẩu để nhận hàng.