Chứng từ giao dịch ngoại tệ tiền mặt

Chứng từ giao dịch ngoại tệ tiền mặt là gì?

Chứng từ giao dịch ngoại tệ tiền mặt (Cash foreign exchange transaction voucher) là hồ sơ pháp lý do ngân hàng thương mại lập và lưu trữ cho mỗi thao tác mua vào hoặc bán ra ngoại tệ bằng tiền mặt ngay tại quầy. Văn bản này phải thể hiện đầy đủ các trường thông tin: mã loại ngoại tệ, số lượng mua/bán, tỷ giá niêm yết tại thời điểm giao dịch, tổng giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam, thông tin nhận diện khách hàng (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu), mục đích sử dụng ngoại tệ và chữ ký xác nhận của cả hai bên.

Đặc điểm

• Bắt buộc lập với 100% giao dịch mua/bán ngoại tệ tiền mặt tại quầy căn cứ Thông tư 32/2013/TT-NHNN hướng dẫn thi hành Pháp lệnh ngoại hối.
• Các trường thông tin khách hàng bao gồm CMND/CCCD đối với người Việt, hộ chiếu đối với người nước ngoài phải ghi rõ và đối chiếu bản gốc.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm toán nội bộ và giám sát của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
• Tỷ giá ghi trên chứng từ phải khớp với tỷ giá công bố trên bảng điện tử tại phòng giao dịch ở thời điểm thực hiện.
• Mỗi giao dịch phát sinh ít nhất 2 liên: 1 lưu trữ nội bộ, 1 trao tận tay khách hàng làm bằng chứng thanh toán.

Ví dụ

Anh Lê Hoàng C đến quầy Vietcombank Chi nhánh Quận 1 mua 1.500 USD chuẩn bị cho chuyến công tác ngắn hạn tại Singapore. Nhân viên quầy lập chứng từ ghi nhận: họ tên Lê Hoàng C, CCCD 0790xxx, loại ngoại tệ USD, số lượng 1.500, tỷ giá mua 25.300 VND/USD, tổng 37.950.000 VND, mục đích "công tác nước ngoài". Hai bên ký xác nhận, ngân hàng giữ 1 liên lưu trữ 5 năm, khách giữ 1 liên kèm hóa đơn VAT.