Phân loại và quy trình vận hành phương thức nhờ thu (Collection of Payment)

1. Phương thức nhờ thu (Collection of Payment) là gì?

Phương thức nhờ thu (Collection of Payment) là một hình thức thanh toán quốc tế, trong đó nhà xuất khẩu (người bán) sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ sẽ tiến hành lập các chứng từ (chứng từ tài chính và/hoặc chứng từ thương mại). Sau đó, nhà xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình xuất trình bộ chứng từ này thông qua một ngân hàng đại lý ở nước người mua để thu hộ tiền từ nhà nhập khẩu.

Bản chất của phương thức nhờ thu là sự tin tưởng dựa trên hệ thống ngân hàng làm trung gian xử lý chứng từ.

Khác với phương thức tín dụng thư (L/C) - nơi ngân hàng cam kết trả tiền thay cho người mua, trong phương thức nhờ thu, ngân hàng chỉ đóng vai trò là người đại lý đại diện xử lý và giao dịch theo đúng chỉ thị nhờ thu (Collection Instruction) của người bán chứ không chịu trách nhiệm thanh toán nếu người mua từ chối. Tất cả các hoạt động này đều được điều chỉnh bởi bộ quy tắc quốc tế phổ biến là URC 522 (Uniform Rules for Collections) do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành.

2. Các thành phần tham gia vào phương thức nhờ thu

Để một giao dịch nhờ thu được vận hành một cách trơn tru và chính xác, quy trình bắt buộc phải có sự tham gia và phối hợp chặt chẽ của 4 thành phần cơ bản sau đây:

• Người nhờ thu (Principal): Đây chính là nhà xuất khẩu hoặc người bán trong hợp đồng thương mại. Họ là bên chủ động khơi mào quy trình nhờ thu bằng cách giao hàng, lập bộ chứng từ và gửi chỉ thị nhờ thu cho ngân hàng của mình để yêu cầu thu tiền từ phía đối tác.
• Ngân hàng nhờ thu (Remitting Bank): Ngân hàng phục vụ trực tiếp cho nhà xuất khẩu, đặt tại quốc gia của người bán. Ngân hàng này có trách nhiệm tiếp nhận bộ chứng từ và chỉ thị nhờ thu ban đầu từ người nhờ thu, kiểm tra tính hợp lệ bề ngoài của chỉ thị rồi chuyển tiếp toàn bộ sang ngân hàng đại lý tại nước người mua.
• Ngân hàng đại lý (Collecting Bank): Ngân hàng nằm ở quốc gia của nhà nhập khẩu, nhận chứng từ từ Ngân hàng nhờ thu gửi sang. Ngân hàng này chịu trách nhiệm thông báo và xuất trình bộ chứng từ cho người mua. Trong nhiều trường hợp, Collecting Bank cũng chính là Ngân hàng xuất trình (Presenting Bank) - đơn vị trực tiếp liên hệ và trao tay chứng từ cho nhà nhập khẩu.
• Người trả tiền (Drawee): Đây chính là nhà nhập khẩu hoặc người mua. Họ là đối tượng bị đòi tiền, có nghĩa vụ thanh toán tiền mặt hoặc ký chấp nhận hối phiếu để đổi lấy bộ chứng từ đi nhận hàng hóa tại cảng.

 

Tìm hiểu thêm: Bẫy thu nhập KPI và vòng đời nghề nghiệp của banker: Đâu là giá trị thực trước tuổi 30?

 

3. Phân loại phương thức nhờ thu (Collection of Payment)

Căn cứ vào loại chứng từ được gửi đi để nhờ thu, người ta chia phương thức này thành hai loại chính với tính chất rủi ro và vận hành hoàn toàn khác biệt:

3.1. Nhờ thu trơn (Clean Collection)

Khái niệm

Nhờ thu trơn là phương thức mà nhà xuất khẩu chỉ ủy thác cho ngân hàng thu hộ các chứng từ tài chính (chẳng hạn như hối phiếu - Bill of Exchange, kỳ phiếu - Promissory Note, séc...). Trong khi đó, các chứng từ thương mại (như hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói...) chứng minh quyền sở hữu hàng hóa lại được nhà xuất khẩu gửi trực tiếp cho nhà nhập khẩu mà không thông qua ngân hàng.

Ưu và Nhược điểm:

• Ưu điểm: Quy trình xử lý qua ngân hàng rất nhanh chóng, thủ tục đơn giản và chi phí dịch vụ ngân hàng rất thấp.
• Nhược điểm (Rủi ro cực kỳ cao cho người bán): Vì nhà nhập khẩu đã nhận được bộ chứng từ thương mại trực tiếp, họ có thể dễ dàng ra cảng nhận hàng trước khi thanh toán tiền tại ngân hàng. Nếu nhà nhập khẩu gặp khó khăn tài chính hoặc có ý định gian lận, họ có thể trì hoãn việc trả tiền hoặc từ chối thanh toán hối phiếu tại ngân hàng, trong khi hàng hóa họ đã lấy mất. Do đó, phương thức này cực kỳ hiếm khi được dùng, trừ khi hai bên có mối quan hệ thân thiết, tuyệt đối tin tưởng nhau (ví dụ: công ty mẹ và công ty con).

3.2. Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection)

Khái niệm

Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức an toàn hơn, trong đó nhà xuất khẩu sẽ gửi chứng từ tài chính kèm theo chứng từ thương mại (hoặc đôi khi chỉ gửi chứng từ thương mại) cho ngân hàng. Ngân hàng đại lý ở nước người mua chỉ được phép giao bộ chứng từ thương mại (quyết định quyền nhận hàng) cho nhà nhập khẩu khi người này đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo yêu cầu.

Nhờ thu kèm chứng từ được chia thành hai hình thức thanh toán phổ biến:

• Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P - Documents against Payment): Đây là hình thức nhờ thu trả ngay. Khi hàng hóa đến cảng, Ngân hàng xuất trình sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu. Nhà nhập khẩu bắt buộc phải thanh toán 100% bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào ngân hàng thì ngân hàng mới giao bộ chứng từ gốc để họ đi nhận hàng. Hình thức này giúp người bán giữ được quyền kiểm soát hàng hóa cho đến khi cầm chắc tiền trong tay.
• Nhờ thu chấp nhận hối phiếu đổi chứng từ (D/A - Documents against Acceptance): Đây là hình thức nhờ thu trả chậm (trả sau). Nhà nhập khẩu không cần trả tiền ngay lập tức khi nhận chứng từ. Thay vào đó, họ chỉ cần ký chấp nhận (Acceptance) lên tờ hối phiếu có kỳ hạn (ví dụ: 30 ngày, 60 ngày hoặc 90 ngày sau ngày nhìn thấy hoặc sau ngày ký vận đơn). Ngay khi chữ ký chấp nhận được thực hiện, ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu đi lấy hàng. Người mua có nghĩa vụ phải thanh toán đúng số tiền đó khi hối phiếu đáo hạn.

4. Quy trình vận hành phương thức nhờ thu chi tiết

4.1. Quy trình vận hành Nhờ thu trơn (Clean Collection) 

Quy trình vận hành nhờ thu trơn diễn ra theo một đường thẳng tương đối đơn giản nhưng chứa đựng nhiều rủi ro đối với bên bán:

• Bước 1: Nhà xuất khẩu tiến hành giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho nhà nhập khẩu theo hợp đồng. Đồng thời, nhà xuất khẩu tự tay gửi toàn bộ chứng từ thương mại (Vận đơn, Hóa đơn...) thẳng cho nhà nhập khẩu để họ chuẩn bị nhận hàng.
• Bước 2: Nhà xuất khẩu lập hối phiếu (chứng từ tài chính) và viết một chỉ thị nhờ thu gửi đến Ngân hàng nhờ thu (Remitting Bank) tại nước mình để yêu cầu đòi tiền.
• Bước 3: Ngân hàng nhờ thu tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý của hối phiếu rồi chuyển giao tờ hối phiếu này sang cho Ngân hàng đại lý (Collecting Bank) tại nước người mua.
• Bước 4: Ngân hàng đại lý tiến hành xuất trình tờ hối phiếu này cho nhà nhập khẩu (Drawee) để yêu cầu thanh toán.
• Bước 5: Nhà nhập khẩu thực hiện lệnh thanh toán tiền cho Ngân hàng đại lý. (Lưu ý: Vì họ đã có bộ chứng từ từ Bước 1, họ có thể đã lấy hàng từ trước khi bước này xảy ra).
• Bước 6: Ngân hàng đại lý tiến hành chuyển số tiền thu được về cho Ngân hàng nhờ thu ở nước xuất khẩu.
• Bước 7: Ngân hàng nhờ thu thực hiện ghi có (quyết toán) số tiền vào tài khoản thanh toán của nhà xuất khẩu, hoàn tất giao dịch.

4.2. Quy trình vận hành Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection)

Khác với nhờ thu trơn, nhờ thu kèm chứng từ sử dụng ngân hàng như một chiếc "kho khóa", giữ chứng từ cho đến khi nhà nhập khẩu đáp ứng điều kiện tài chính:

- Bước 1: Nhà xuất khẩu thực hiện việc giao hàng hóa ra cảng hoặc lên tàu để vận chuyển sang nước của nhà nhập khẩu.

- Bước 2: Nhà xuất khẩu thu thập toàn bộ chứng từ vận chuyển từ hãng tàu, lập hóa đơn, phiếu đóng gói và hối phiếu (nếu có). Sau đó, lập bản Chỉ thị nhờ thu và nộp toàn bộ bộ chứng từ gốc này cho Ngân hàng nhờ thu (Remitting Bank).

- Bước 3: Ngân hàng nhờ thu xử lý chứng từ, kiểm tra đối chiếu sơ bộ xem có khớp với chỉ thị nhờ thu không, rồi chuyển phát nhanh toàn bộ bộ chứng từ sang cho Ngân hàng đại lý (Collecting Bank) ở nước người mua.

- Bước 4: Ngân hàng đại lý kiểm tra chứng từ nhận được, sau đó gửi thông báo đến nhà nhập khẩu (Drawee) về việc bộ chứng từ đã cập bến và tiến hành xuất trình chứng từ theo yêu cầu.

- Bước 5: Nhà nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ để lấy chứng từ:

• Nếu điều kiện là D/P: Nhà nhập khẩu phải thanh toán đủ tiền mặt.
• Nếu điều kiện là D/A: Nhà nhập khẩu thực hiện ký chấp nhận thanh toán lên hối phiếu kỳ hạn.
• Ngay sau khi nhà nhập khẩu hoàn thành một trong hai việc trên, Ngân hàng đại lý mới giao bộ chứng từ gốc cho nhà nhập khẩu để họ ra cảng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.

- Bước 6: Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được (đối với D/P) hoặc chuyển hối phiếu đã chấp nhận/tiền khi đến hạn (đối với D/A) về cho Ngân hàng nhờ thu.

- Bước 7: Ngân hàng nhờ thu tiến hành ghi có, quyết toán số tiền thực nhận sau khi trừ đi các chi phí viễn thông và phí dịch vụ vào tài khoản của nhà xuất khẩu.

5. Đánh giá ưu điểm và rủi ro của phương thức nhờ thu

Để áp dụng hiệu quả phương thức nhờ thu, doanh nghiệp cần có cái nhìn khách quan về cả hai mặt lợi ích lẫn rủi ro tiềm ẩn nhằm chủ động đưa ra các phương án phòng ngừa.

5.1. Ưu điểm

 

5.2. Rủi ro và một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Mặc dù có sự tham gia của hệ thống ngân hàng, phương thức nhờ thu vẫn tiềm ẩn những rủi ro rất lớn mà doanh nghiệp xuất khẩu cần đặc biệt lưu tâm:

• Ngân hàng không bảo lãnh thanh toán: Đây là điều cốt lõi doanh nghiệp cần khắc cốt ghi tâm. Theo quy định của URC 522, các ngân hàng tham gia chỉ đóng vai trò trung gian chuyển giao chứng từ và thu hộ, họ hoàn toàn không có nghĩa vụ hay trách nhiệm bắt buộc phải trả tiền thay nếu nhà nhập khẩu mất khả năng thanh toán, bùng nợ hoặc từ chối nhận hàng.
• Rủi ro từ chối nhận hàng (đối với D/P): Ngay cả khi dùng hình thức D/P, nếu giá thị trường của mặt hàng đó tại nước nhập khẩu đột ngột sụt giảm mạnh, nhà nhập khẩu sẵn sàng từ chối thanh toán và bỏ mặc bộ chứng từ tại ngân hàng. Lúc này, nhà xuất khẩu rơi vào thế tiến thoái lưỡng nan: vừa phải chịu chi phí lưu kho bãi (demurrage/detention) cực cao tại cảng đến, vừa phải tốn chi phí vận chuyển hàng quay ngược trở về nước hoặc bán tháo cho đối tác khác với giá rẻ mạt.
• Rủi ro mất kiểm soát hàng hóa (đối với D/A): Hình thức D/A cực kỳ nguy hiểm cho người bán. Khi người mua đã ký chấp nhận hối phiếu, họ đã cầm bộ chứng từ và lấy hàng đi mất. Đến ngày đáo hạn hối phiếu (30-90 ngày sau), nếu người mua cố tình chây bẩy không trả tiền, người bán chỉ còn cách khởi kiện ra tòa án kinh tế quốc tế - một quy trình vô cùng tốn kém, phức tạp và mất thời gian.

Lời khuyên dành cho doanh nghiệp:

• Chỉ nên áp dụng hình thức D/A đối với những khách hàng lâu năm, có độ uy tín cực kỳ cao và lịch sử tín dụng hoàn hảo.
• Đối với khách hàng mới hoặc thị trường có độ rủi ro chính trị/kinh tế cao, ưu tiên sử dụng hình thức D/P kèm theo một khoản đặt cọc trước (Down payment) từ 20-30% bằng phương thức T/T để làm chi phí dự phòng trong trường hợp khách hàng bỏ hàng tại cảng.

Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of Payment) là một công cụ đắc lực giúp cân hòa lợi ích về mặt chi phí và sự an toàn cho các bên trong chuỗi cung ứng quốc tế. Bằng việc hiểu rõ sự khác biệt giữa nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ (D/P và D/A), doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát quy trình giao thương một cách thông minh.