Mô tả công việc

#top .av-special-heading.av-mmn4rlc9-8847860a8db2a13d6d9ddee4a4e76263{ padding-bottom:10px; } body .av-special-heading.av-mmn4rlc9-8847860a8db2a13d6d9ddee4a4e76263 .av-special-heading-tag .heading-char{ font-size:25px; } .av-special-heading.av-mmn4rlc9-8847860a8db2a13d6d9ddee4a4e76263 .av-subheading{ font-size:15px; } Nhân viên hành chính #top .av_textblock_section.av-mmn4t6c6-cae478f42f0fd1f0ecceaa428aab9ea8 .avia_textblock{ color:#0a0a0a; } CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH - Hỗ trợ Trưởng/Phó phòng Quản trị Tổng hợp thực hiện các công tác đăng ký pháp lý của Chi nhánh và PGD trực thuộc khi có thay đổi: đăng ký kinh doanh, đăng ký thay đổi người đứng đầu, khắc con dấu; làm công văn – tờ trình xin nâng cấp, mở mới, ngưng hoạt động Chi nhánh và PGD khi phát sinh. - Tiếp nhận, điều phối, phát hành, lưu trữ văn thư, sao y, tra cứu, sao lục công văn, tài liệu và quản lý con dấu theo đúng quy định. - Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách đảm bảo khách hàng đến giao dịch được hướng dẫn kịp thời; tận tình và nhanh chóng liên hệ được với Phòng ban yêu cầu. - Thực hiện mua sắm, trang bị văn phòng phẩm, vật phẩm hành chính và công cụ lao động; quản lý tài sản theo quy định của Ngân hàng; đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng với chi phí hợp lý. - Giám sát việc sử dụng tài sản cố định, xe chuyên dụng, máy móc thiết bị, công cụ lao động tại đơn vị và tham gia kiểm kê tài sản định kỳ theo quy định. - Theo dõi, quản lý cấp phát vật tư (brochure, ấn phẩm, vật phẩm quảng cáo, văn phòng phẩm…) theo nhu cầu được duyệt. - Theo dõi việc sử dụng chi phí hành chính tại đơn vị, đảm bảo bám sát kế hoạch đã được phê duyệt. - Tham gia giám sát và xác nhận hoạt động bảo trì máy ATM theo hướng dẫn; kiểm tra định kỳ/đột xuất tình trạng hoạt động và hình ảnh mỹ quan máy ATM. - Tổng hợp và phân bổ chi phí sử dụng văn phòng phẩm, quà tặng… gửi bộ phận kế toán nội bộ hạch toán. - Thực hiện sắp xếp nơi làm việc và chấm công cho nhân sự tại đơn vị. - Hỗ trợ công tác bảo đảm an ninh, an toàn tài sản, phòng cháy chữa cháy tại đơn vị; phân công trực bảo vệ, điều động phương tiện vận chuyển phục vụ công tác và áp tải tiền theo quy định. - Cập nhật danh bạ hệ thống tổng đài, điện thoại, fax, email của Chi nhánh và Phòng giao dịch trực thuộc. - Thực hiện các công việc đảm bảo mỹ quan và điều kiện trụ sở làm việc theo quy định: sắp xếp bàn làm việc, khu vực sảnh giao dịch luôn sạch sẽ, ngăn nắp. - Hỗ trợ các phòng ban trong các hoạt động hậu cần liên quan đến chương trình phát triển kinh doanh, khuyến mãi và công tác đối nội, đối ngoại khi có yêu cầu.

Yêu cầu ứng viên

YÊU CẦU CĂN BẢN - Trình độ: Cao đẳng trở lên. - Chuyên ngành: Ngân hàng, Kinh tế, Tài chính – kế toán, Ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Luật, Marketing và các chuyên ngành khác có liên quan. CÁC NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN Kinh nghiệm: - Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự. Kiến thức: - Kiến thức liên quan đến luật lao động và hoạt động liên quan đến nhân sự. - Kiến thức liên quan đến hành chính tổng hợp. - Kiến thức về bảo quản và quản lý tài sản. - Kiến thức cơ bản về hợp đồng mua bán, dịch vụ và hóa đơn chứng từ. - Kiến thức chuẩn mực chất lượng dịch vụ. #top .hr.hr-invisible.av-av_hr-50edc9949d927eab467680f201044eec{ height:25px; } .flex_column.av-av_one_full-fe9fa96661f92e6f6703cd29913666bd{ background-color:#0000ff; } #top .av-special-heading.av-av_heading-90284335904a73764a884e2c82378e70{ padding-bottom:10px; color:#ffffff; } body .av-special-heading.av-av_heading-90284335904a73764a884e2c82378e70 .av-special-heading-tag .heading-char{ font-size:25px; } .av-special-heading.av-av_heading-90284335904a73764a884e2c82378e70 .special-heading-inner-border{ border-color:#ffffff; } .av-special-heading.av-av_heading-90284335904a73764a884e2c82378e70 .av-subheading{ font-size:15px; } Ứng tuyển làm việc tại Ngân hàng Số Vikki #top .av-special-heading.av-av_heading-87a505be42382135b5ef6a2e85ca26b5{ padding-bottom:10px; } body .av-special-heading.av-av_heading-87a505be42382135b5ef6a2e85ca26b5 .av-special-heading-tag .heading-char{ font-size:25px; } .av-special-heading.av-av_heading-87a505be42382135b5ef6a2e85ca26b5 .av-subheading{ font-size:15px; } Vikki tự hào vinh danh Chứng nhận toàn cầu Great Place To Work

Phân tích kỹ năng cần có

## Phân tích Kỹ năng cần có cho vị trí Nhân viên Hành chính - Vikki Bank ### 1. Hard Skills (Kỹ năng chuyên môn cứng) | Nhóm kỹ năng | Cụ thể | Mức độ yêu cầu | |---|---|---| | **Hành chính - Văn thư** | Quản lý văn bản, lưu trữ, sao y công chứng | BẮT BUỘC | | **Pháp lý** | Đăng ký kinh doanh, thay đổi đăng ký, thủ tục con dấu | BẮT BUỘC | | **Quản lý tài sản** | Kiểm kê, giám sát sử dụng, bảo trì | BẮT BUỘC | | **Mua sắm** | Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán chi phí | CẦN CÓ | | **Kế toán nội bộ** | Phân bổ chi phí, hạch toán văn phòng phẩm | CẦN CÓ | | **An ninh - PCCC** | Giám sát bảo vệ, phương tiện, áp tải tiền | CẦN CÓ | | **MS Office** | Word, Excel, Outlook (quản lý văn thư) | BẮT BUỘC | ### 2. Soft Skills (Kỹ năng mềm) - **Giao tiếp**: Tiếp khách, phối hợp liên phòng ban — RẤT QUAN TRỌNG (vì phải làm đầu mối liên hệ) - **Tổ chức - Sắp xếp**: Quản lý nhiều việc cùng lúc, ưu tiên công việc - **Chịu áp lực**: Công việc đa dạng, nhiều phòng ban cần hỗ trợ - **Chi tiết - Cẩn thận**: Quản lý con dấu, văn bản pháp lý, tài sản - **Làm việc nhóm**: Hỗ trợ nhiều phòng ban, phối hợp bảo trì ATM ### 3. Chứng chỉ gợi ý - **Chứng chỉ Hành chính văn thư** (cấp Sở/Trung ương) — lợi thế lớn - **Chứng chỉ Pháp luật đại cương** — hỗ trợ phần đăng ký pháp lý - **Chứng chỉ PCCC cơ bản** — thường được đào tạo khi vào làm - **IC3 Digital Literacy** — nếu chưa thành thạo MS Office ### 4. Bảng so sánh: Ứng viên mới vs Có kinh nghiệm | Tiêu chí |Ứng viên mới (0-1 năm)|Có kinh nghiệm (1-3 năm)| |---|---|---| | Ưu tiên tuyển | ★★★☆☆ | ★★★★★ | | Mức lương kỳ vọng | 6-9 triệu | 8-14 triệu | | Thời gian onboarding | 2-3 tháng | 1-2 tháng | | Khả năng xử lý pháp lý | Cần đào tạo thêm | Tốt hơn | --- **Đặc thù công việc tại Ngân hàng số Vikki:** Vikki là ngân hàng số, nên ngoài công việc hành chính thông thường, bạn còn phải: - Giám sát máy ATM (ngân hàng số vẫn có ATM) - Hỗ trợ hậu cần cho các chương trình khuyến mãi/sản phẩm số - Phối hợp với bộ phận công nghệ nhiều hơn ngân hàng truyền thống

Chuẩn bị phỏng vấn

## Hướng dẫn Phỏng vấn vị trí Nhân viên Hành chính - Vikki Bank ### Quy trình các vòng phỏng vấn **Vòng 1: Sàng lọc hồ sơ (HR)** - Thường qua email hoặc điện thoại - Xác nhận thông tin cơ bản, mức lương kỳ vọng - Thời gian: 10-15 phút **Vòng 2: Phỏng vấn chuyên môn (Trưởng phòng Hành chính)** - Hỏi về kinh nghiệm cụ thể - Tình huống xử lý công việc - Thời gian: 30-45 phút **Vòng 3: Phỏng vấn vòng cuối (Phó/Giám đốc)** - Đánh giá tổng thể, phù hợp văn hóa - Thời gian: 20-30 phút ### Câu hỏi hay gặp theo từng vòng **Vòng 1 - Sàng lọc:** 1. "Bạn có biết công việc hành chính ngân hàng khác gì hành chính thông thường không?" 2. "Tại sao bạn muốn làm ở ngân hàng số Vikki?" 3. "Mức lương kỳ vọng của bạn là bao nhiêu?" 4. "Bạn có thể làm việc tại Sở Giao Dịch được không?" **Vòng 2 - Chuyên môn:** 1. "Bạn đã từng quản lý văn thư, con dấu chưa? Quy trình thế nào?" 2. "Khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh, bạn cần làm những thủ tục gì?" 3. "Bạn xử lý thế nào khi có nhiều phòng ban cùng yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp?" 4. "Khi kiểm kê tài sản phát hiện thiếu hụt, bạn làm gì?" 5. "Bạn biết gì về quy trình đăng ký kinh doanh cho chi nhánh ngân hàng?" 6. "Có kinh nghiệm gì về mua sắm văn phòng phẩm, đàm phán với nhà cung cấp?" **Vòng 3 - Văn hóa:** 1. "Bạn hiểu gì về Great Place To Work? Điều gì khiến bạn muốn làm ở môi trường đó?" 2. "Làm thế nào để phối hợp tốt với nhiều phòng ban cùng lúc?" 3. "Bạn xử lý áp lực khi công việc hành chính rất đa dạng và dễ bị gián đoạn?" 4. "Mục tiêu nghề nghiệp 3-5 năm tới của bạn là gì?" ### Tips chuẩn bị **Nghiên cứu trước:** - Tìm hiểu về Vikki Bank (ngân hàng số, app Vikki) - Đọc kỹ JD, nắm chắc 14 nhiệm vụ chính - Tìm hiểu quy trình đăng ký kinh doanh, con dấu cho doanh nghiệp **Chuẩn bị portfolio/minh chứng:** - Mẫu quy trình văn thư nếu có - Kinh nghiệm tổ chức sự kiện, lễ tân - Bằng chứng về quản lý tài sản, kiểm kê **Tình huống mẫu nên chuẩn bị:** - Tình huống: Nhiều phòng ban cần hỗ trợ cùng lúc → ưu tiên thế nào? - Tình huống: Phát hiện tài sản hư hỏng, thiếu hụt → xử lý ra sao? - Tình huống: Khách hàng đến giao dịch nhưng nhân viên phòng ban không có mặt → xử lý thế nào? ### Dress Code - **Nam**: Áo sơ mi trắng, quần âu, giày da (không cần vest) - **Nữ**: Áo sơ mi/blouse trắng, quần âu/chân váy công sở - Trang sức tối giản, tóc gọn gàng - Ngân hàng số nhưng vẫn cần form chỉnh chu, chuyên nghiệp

Lộ trình ôn thi

## Ôn thi & Chuẩn bị cho Ứng viên Nhân viên Hành chính ### Kiến thức nền cần nắm vững **1. Luật Doanh nghiệp 2020** - Đăng ký kinh doanh, đăng ký thay đổi - Thủ tục khắc con dấu, sử dụng con dấu - Chi nhánh, văn phòng đại diện: thủ tục thành lập, thay đổi - Thời hạn nộp hồ sơ, cơ quan tiếp nhận **2. Luật Lưu trữ 2011** - Quy trình tiếp nhận, phát hành văn thư - Lưu trữ tài liệu: thời hạn, cách phân loại - Sao y, chứng thực: quy định **3. Quản lý tài sản công** - Thông tư 02/2022/TT-BTC về quản lý tài sản công - Kiểm kê tài sản: quy trình, báo cáo - Thanh lý, nhượng bán tài sản **4. Luật Phòng cháy chữa cháy** - Quy định về PCCC cho trụ sở làm việc - Phân công trực bảo vệ, chữa cháy **5. Nghiệp vụ hành chính ngân hàng** - Quy trình mở/đóng chi nhánh, PGD - Nâng cấp, hạ cấp địa điểm - Đăng ký thay đổi người đứng đầu ### Tài liệu tham khảo | Nguồn | Nội dung | Link | |---|---|---| | Cổng thông tin đăng ký DN | Hồ sơ, thủ tục đăng ký | dangkykinhdoanh.gov.vn | | Thư viện pháp luật | Văn bản luật đầy đủ | thuvienphapluat.vn | | Wikibank | Nghiệp vụ ngân hàng | wikibank.vn | | Tổng cục Hải quan | Hướng dẫn con dấu | customs.gov.vn | ### Lộ trình chuẩn bị 1-2 tuần **Tuần 1: Xây nền** - Ngày 1-2: Đọc lại Luật Doanh nghiệp 2020, phần Chi nhánh & Con dấu - Ngày 3-4: Nghiên cứu quy trình đăng ký kinh doanh online - Ngày 5-6: Ôn lại nghiệp vụ văn thư - lưu trữ - Ngày 7: Tổng hợp, ghi chú những điểm chưa hiểu **Tuần 2: Luyện tập** - Ngày 8-9: Tự hỏi đáp theo tình huống (xem phần Interview Prep) - Ngày 10-11: Thực hành quy trình văn thư giả định - Ngày 12-13: Chuẩn bị portfolio, sắp xếp hồ sơ - Ngày 14: Nghỉ ngơi, chuẩn bị tinh thần ### Mẹo ôn tập nhanh - **Flashcard**: Ghi lại 20 thuật ngữ hành chính quan trọng - **Mindmap**: Vẽ sơ đồ quy trình đăng ký chi nhánh từ đầu đến cuối - **Role-play**: Nhờ người thân hỏi tình huống phỏng vấn

Tư vấn nghề nghiệp

## Lời khuyên Sự nghiệp cho Nhân viên Hành chính tại Vikki Bank ### Lộ trình thăng tiến ``` Nhân viên HC (0-2 năm) ↓ Nhân viên HC chính (2-3 năm, đảm nhận nhiều mảng) ↓ Trưởng nhóm HC (3-5 năm, quản lý 2-3 nhân viên) ↓ Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (5-7 năm) ↓ Giám đốc Khối Hành chính (7-10 năm) ``` **Hướng chuyển sang:** - Phòng Quản trị - Hành chính - Phòng Nhân sự (nếu mở rộng kiến thức HR) - Phòng Kế toán nội bộ (do am hiểu chi phí, hạch toán) - Phòng Pháp chế (do đã làm thủ tục pháp lý nhiều) ### Mức lương kỳ vọng theo cấp bậc | Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương (Hà Nội) | |---|---|---| | Nhân viên HC mới | 0-1 năm | 6 - 9 triệu | | Nhân viên HC (1-3 năm) | 1-3 năm | 8 - 12 triệu | | Trưởng nhóm HC | 3-5 năm | 12 - 18 triệu | | Trưởng phòng HC | 5-7 năm | 18 - 30 triệu | **Lưu ý:** Mức lương thỏa thuận theo JD, có thể cao hơn nếu bạn có kinh nghiệm pháp lý hoặc quản lý tài sản tốt. ### Kỹ năng cần phát triển thêm **Ngắn hạn (6-12 tháng đầu):** - Thành thạo phần mềm quản lý văn thư (nếu có) - Hiểu rõ quy trình nghiệp vụ ngân hàng - Xây dựng mối quan hệ tốt với các phòng ban **Dài hạn (1-3 năm):** - Chứng chỉ Quản trị Nhân sự (nếu muốn chuyển HR) - Kiến thức pháp luật chuyên sâu (Luật Kinh tế, Luật Ngân hàng) - Kỹ năng lãnh đạo, quản lý nhóm - Đào tạo nội bộ, phát triển tài liệu quy trình ### Thực tế cần lưu ý **Điểm tích cực:** - Ngân hàng số Vikki là môi trường trẻ, năng động - Được chứng nhận Great Place To Work → văn hóa tốt - Công việc đa dạng, học được nhiều mảng - Cơ hội chuyển đổi sang mảng khác trong ngân hàng **Thách thức thực tế:** - Công việc "hậu cần" đôi khi bị xem nhẹ - Áp lực từ nhiều phòng ban cùng lúc - Lương tăng chậm hơn mảng kinh doanh - Cần tự tìm cách "nổi bật" để thăng tiến **Lời khuyên quan trọng:** > "Vị trí hành chính là 'backbone' của tổ chức. Hãy tạo ra hệ thống, quy trình thay vì chỉ làm theo checklist. Người có tư duy cải tiến sẽ nhanh chóng được nhận ra và thăng tiến."

Câu hỏi thường gặp

Vị trí Nhân viên Hành chính ở Vikki Bank khác gì so với công ty tài chính thông thường?

Khác ở chỗ bạn phải xử lý nhiều thủ tục pháp lý liên quan đến chi nhánh/PGD (đăng ký kinh doanh, thay đổi người đứng đầu, khắc con dấu), giám sát ATM, và hỗ trợ các chương trình khuyến mãi của ngân hàng số. Ngoài ra, bạn còn phải quản lý vật phẩm quảng cáo (brochure, ấn phẩm) — thứ mà công ty thông thường ít có. Tuy nhiên, ngân hàng số cũng có ưu điểm: môi trường trẻ, quy trình hiện đại, ít thủ tục rườm rà hơn ngân hàng truyền thống.

Mới ra trường, chưa có kinh nghiệm hành chính có nên ứng tuyển không?

Hoàn toàn có thể! JD ghi rõ ưu tiên chứ không bắt buộc kinh nghiệm. Bạn cần thể hiện: (1) khả năng tổ chức, sắp xếp tốt — đây là kỹ năng cốt lõi; (2) sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc văn thư; (3) tinh thần sẵn sàng học hỏi. Hãy chuẩn bị portfolio về các hoạt động đã tham gia (sự kiện, clb, thực tập) để chứng minh năng lực tổ chức.

Mức lương Nhân viên Hành chính ngân hàng thường bao nhiêu? Có thương lượng được không?

Theo mức thị trường Hà Nội, nhân viên hành chính mới vào ngân hàng thường dao động 6-10 triệu. Vikki ghi 'thỏa thuận' nên hoàn toàn có thể đàm phán, đặc biệt nếu bạn có kinh nghiệm pháp lý hoặc quản lý tài sản. Gợi ý: đưa ra mức kỳ vọng cụ thể dựa trên mức sống tối thiểu tại Hà Nội + kinh nghiệm bản thân, đừng quá cao cũng đừng quá thấp. Ngoài lương, hỏi thêm về thưởng KPI, phụ cấp, bảo hiểm.

Công việc hành chính ngân hàng có bị đóng cửa như nhân viên giao dịch khi ngân hàng số phát triển không?

Không đóng cửa, nhưng sẽ chuyển đổi. Ngân hàng số Vikki vẫn cần: (1) quản lý tài sản, trụ sở; (2) thủ tục pháp lý chi nhánh/PGD; (3) giám sát ATM; (4) hỗ trợ hậu cần cho chương trình marketing. Tuy nhiên, xu hướng là tự động hóa văn thư, giảm nhân sự hành chính cơ bản. Lời khuyên: không dừng ở công việc hành chính thuần túy, hãy tích lũy thêm kiến thức HR, pháp luật hoặc kế toán nội bộ để có 'lối thoát' khi cần.

Điểm mạnh nào giúp ứng viên nổi bật khi phỏng vấn vị trí này?

3 điểm mạnh giúp bạn gây ấn tượng: (1) Hiểu biết về quy trình đăng ký kinh doanh/thay đổi — đây là phần pháp lý khó nhất trong JD; (2) Kinh nghiệm hoặc kiến thức về quản lý tài sản, kiểm kê; (3) Khả năng dùng công cụ số (Google Workspace, phần mềm quản lý văn thư) — phù hợp với DNA ngân hàng số. Hãy chuẩn bị 1-2 câu chuyện cụ thể (STAR format) về lần bạn tổ chức sự kiện, quản lý tài liệu, hoặc xử lý tình huống phức tạp.

Làm hành chính ngân hàng có áp lực không? Giờ làm việc có OT nhiều không?

Áp lực ở mức trung bình, không quá khắc nghiệt như mảng kinh doanh hay tín dụng. Nguồn áp lực chính: bị gián đoạn liên tục bởi yêu cầu từ nhiều phòng ban, phải xử lý nhiều việc cùng lúc (tiếp khách + văn thư + mua sắm). Giờ làm việc thường 8h-17h30, hầu như không OT trừ khi có sự kiện lớn, kiểm toán, hoặc đợt mở/đóng chi nhánh. So với mảng tín dụng hay kho quỹ, công việc này khá ổn định giờ giấc.

Tôi đang làm HR nhưng muốn chuyển sang hành chính ngân hàng, có phù hợp không?

Rất phù hợp! JD ưu tiên người có kinh nghiệm Hành chính - Nhân sự, và bạn đã có nền tảng HR. Điểm bạn cần bổ sung: (1) Kiến thức pháp lý về đăng ký kinh doanh, con dấu (khác với thủ tục lao động); (2) Kỹ năng quản lý tài sản, mua sắm; (3) Hiểu môi trường ngân hàng (ATM, chi nhánh/PGD). Bạn có lợi thế lớn về kỹ năng tiếp khách, tổ chức lễ tân, và quản lý con dấu — những thứ HR nào cũng làm được.

Nhân viên hành chính