Hội sở - Thư ký Tổng Giám đốc

Theo JD yêu cầu 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Secretary/EA/PA/Admin, nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm thì cơ hội pass CV không cao. Tuy nhiên, bạn có thể:
1. Tích lũy kinh nghiệm 6-12 tháng ở vị trí Admin/Trợ lý tại công ty nhỏ hoặc SMBC, Shinhan...
2. Ứng tuyển vị trí Secretary/Admin tại ngân hàng nhỏ hơn trước để build portfolio
3. Học chứng chỉ MOS, cải thiện tiếng Anh, rồi apply lại sau 1-2 năm.

Đừng nản — nhiều EA thành công bắt đầu từ con số 0.

Hoàn toàn khả thi và đây là nước cờ thông minh! Bạn đã có:

• ✅ 2 năm kinh nghiệm (nằm trong yêu cầu 1-3 năm)
• ✅ Kinh nghiệm trong công ty tài chính (đúng ngành)
• ✅ Nền tảng đại học (nếu đúng ngành BA/Finance/Banking thì càng tốt)

Lời khuyên: Hãy nhấn mạnh vào CV những dự án bạn đã hỗ trợ sếp, ví dụ: "Đã chuẩn bị hồ sơ cho CEO công ty trong 3 chuyến công tác quốc tế", "Đã phối hợp sắp xếp lịch họp HĐQT", v.v. Đó là content thuyết phục nhất.

Với vị trí tại ngân hàng tầm trung như OCB, tôi nghĩ mức deal hợp lý:

• 1-2 năm kinh nghiệm: 20-25 triệu VND
• 3 năm kinh nghiệm + tiếng Anh tốt: 25-32 triệu VND
• Có thêm bằng cấp nâng cao/kinh nghiệm ngân hàng: Đẩy lên 28-35 triệu

Tips deal: Nếu HR hỏi mức lương mong muốn, hãy đưa ra một range rộng, ví dụ "Em kỳ vọng trong khoảng 25-30 triệu tùy theo phúc lợi và cơ hội phát triển". Đừng vội đưa con số cứng ngay. Cũng nên hỏi thêm về thưởng KPIs, phụ cấp, BHXH, etc.

JD nói "khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc", không yêu cầu IELTS/TOEIC cụ thể. Tuy nhiên, với vị trí thư ký CEO, mức tối thiểu là:

• Viết email tiếng Anh lưu loát (không sai ngữ pháp cơ bản)
• Đọc hiểu văn bản kinh doanh tốt
• Giao tiếp qua điện thoại/zoom ở mức basic

Nếu bạn thấy mình chưa đủ, hãy:

• Tập trung vào email writing (quan trọng nhất)
• Học 20 từ vựng ngân hàng/tài chính mỗi ngày
• Luyện speaking 15 phút/ngày với ChatGPT

Nhưng nếu tiếng Anh thực sự yếu, có thể bạn sẽ bị loại ở vòng test ngoại ngữ.

Thành thật mà nói: CÓ, áp lực rất cao. Cụ thể:

• Thường xuyên làm thêm giờ, có thể 8-10h tối
• Cuối tuần có thể phải nhận cuộc gọi, email của sếp
• Đi công tác cùng CEO (1-2 lần/tháng hoặc nhiều hơn)
• Phải handle nhiều crisis cùng lúc
• Deadline thường là "ngay bây giờ"

Nhiều người burnout sau 2-3 năm ở vị trí này. Tuy nhiên, đổi lại:

• 💰 Lương cao hơn vị trí admin thường
• 🌟 Học được rất nhiều từ CEO (kiến thức, network, tầm nhìn)
• 🚀 Là bàn đạp tốt để thăng tiến lên các vị trí cao hơn
• 🤝 Mối quan hệ với C-level mở ra nhiều cơ hội

Nếu bạn thuộc tuýp người "workaholic" hoặc có ambition cao, vị trí này rất phù hợp.

Khả thi nhưng cần bổ sung nhiều kỹ năng trước khi apply:

1. Kỹ năng hành chính: Học Microsoft Office nâng cao (Excel, Outlook), Mail Merge, quản lý tài liệu
2. Kinh nghiệm hỗ trợ sếp: Trong thời gian làm Marketing, tình nguyện hỗ trợ sếp với các task admin như sắp xếp sự kiện, book vé, viết biên bản họp
3. Tiếng Anh: Cải thiện lên mức advanced vì EA cần dùng nhiều
4. Học thêm chứng chỉ: MOS, khóa học Executive Assistant online
5. Apply vào vị trí Secretary/Admin trước: Để có nền tảng, rồi "leap frog" sang vị trí Thư ký TGĐ

Lợi thế của bạn: EQ và kỹ năng giao tiếp từ Marketing/CS sẽ rất hữu ích cho vị trí EA.

Mất khoảng 1-2 năm transition, nhưng hoàn toàn làm được.

Một ngày "điển hình" (nhưng thường không có ngày nào giống ngày nào!):

Sáng (7:30-9:00):

• Check email CEO từ tối qua
• Review lịch trình ngày, sắp xếp lại nếu có thay đổi
• Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp sáng
• In ấn, photocopy

Trưa (9:00-12:00):

• Đồng hành CEO vào các cuộc họp, ghi chép biên bản
• Nhận cuộc gọi thay CEO khi cần
• Tiếp khách, đưa đón CEO nếu cần

Chiều (13:00-17:00):

• Follow-up các action items từ cuộc họp sáng
• Soạn thư/email theo chỉ đạo của CEO
• Book vé, khách sạn cho chuyến công tác sắp tới
• Gặp gỡ các phòng ban để thu thập thông tin

Tối (17:00-20:00):

• Tổng hợp báo cáo, dữ liệu cho ngày hôm sau
• Xử lý email còn tồn đọng
• Chuẩn bị agenda các cuộc họp tuần tới

👉 Đây chỉ là "ngày lý tưởng" — thực tế, bạn có thể phải đối mặt với crisis bất ngờ, deadline gấp của TGĐ hoặc đi công tác xuyên đêm.

Đây là một tình huống rất nhạy cảm mà nhiều EA gặp phải. Lời khuyên:

1. Đầu tiên, xác định rõ "vấn đề đạo đức" là gì. Đôi khi bạn chỉ hiểu một phần của câu chuyện. Hãy chắc chắn rằng mình đã hiểu đúng tình huống.

2. Nếu đó là vấn đề nhỏ (như chuyện cá nhân của CEO): Bạn có nghĩa vụ bảo mật tuyệt đối. Đó là một phần công việc của thư ký.

3. Nếu đó là vấn đề nghiêm trọng (rửa tiền, gian lận, vi phạm pháp luật):

• Tuân thủ quy định pháp luật (ví dụ: Luật Phòng chống rửa tiền)
• Báo cáo qua các kênh nội bộ phù hợp (Whistleblower Hotline, Compliance Officer, Ban Kiểm soát)
• Giữ bằng chứng, nhưng giữ kín
• Nếu vượt quá khả năng, cân nhắc tìm cố vấn pháp lý

4. Bảo vệ bản thân: Ghi chép mọi hoạt động có vấn đề một cách khách quan (email, biên bản). Tuyệt đối không tham gia.

5. Nếu không thể thay đổi tình hình: Cân nhắc nghỉ việc một cách chuyên nghiệp. Một thư ký giỏi biết rời đi lúc nào là tốt nhất.

Không cần biết chuyên sâu (như RM), nhưng cần có kiến thức tổng quan đủ để giao tiếp thông minh. Bạn nên nắm:

• Sản phẩm chính của OCB: Tài khoản, tiết kiệm, cho vay, thẻ, OCB OMNI (ngân hàng số)
• Thuật ngữ cơ bản: CASA, NIM, ROA, ROE, NPL, DTM
• Phòng ban nào làm gì: Ví dụ Khối KHDN lo cho vay doanh nghiệp, Khối KHCN lo khách hàng cá nhân
• Đối thủ cạnh tranh: Vietcombank, Techcombank, MBBank, TPBank...

Bạn không cần phải biết:

• Cách tính IRR của trái phiếu
• Quy định Basel II chi tiết
• Cách phân tích tín dụng

Đó là việc của các chuyên gia trong ngân hàng. Việc của bạn là hiểu ngữ cảnh đủ để hỗ trợ CEO hiệu quả.