Nhân viên/Chuyên viên Thỏa thuận

Mô tả công việc

- Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành ngân hàng, tài chính, luật, kinh tế hoặc các chuyên ngành khác có liên quan. - Ngoại hình ưa nhìn, Nam cao từ 1m65, Nữ cao từ 1m55 trở lên - Hiểu biết về nghiệp vụ ngân hàng là 1 lợi thế. - Kinh nghiệm làm việc: có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực liên quan hành chính quản trị. - Có khả năng sử dụng Tiếng Anh phục vụ cho nhu cầu công việc là một lợi thế. - Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm nghiệp vụ có liên quan. - Kỹ năng mềm: · Có khả năng tư duy, nhận định, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin. · Có khả năng nghiên cứu, xây dựng và tổ chức triển khai các chính sách, quy trình, quy định nghiệp vụ liên quan. · Nhanh nhẹn, nhạy bén, tư duy logic và tư duy hệ thống tốt, có khả năng phân tích cơ sở dữ liệu và dự báo các xu hướng thuộc lĩnh vực hoạt động. · Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và giải quyết vấn đề. · Kỹ năng trình bày, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán. · Kỹ năng làm việc nhóm Có khả năng triển khai, hướng dẫn các chính sách, quy trình, quy định nghiệp vụ liên quan.

Yêu cầu ứng viên

Phân tích kỹ năng cần có

## Phân tích Kỹ năng yêu cầu ### 1. Hard Skills (Kỹ năng chuyên môn cứng) | Kỹ năng | Mức độ yêu cầu | Ghi chú | |---------|----------------|---------| | Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) | **BẮT BUỘC** | Thành thạo, đặc biệt Excel và PowerPoint | | Chuyên ngành: Ngân hàng/Tài chính/Luật/Kinh tế | **BẮT BUỘC** | Tốt nghiệp ĐH trở lên | | Tiếng Anh | **Lợi thế** | Phục vụ nhu cầu công việc | | Phần mềm nghiệp vụ ngân hàng | **Lợi thế** | Biết càng nhiều càng tốt | | Phân tích cơ sở dữ liệu | **YÊU CẦU** | Xử lý số liệu, báo cáo | ### 2. Soft Skills (Kỹ năng mềm) — Đọc kỹ! Đây là phần **QUAN TRỌNG NHẤT** trong JD này. Eximbank liệt kê rất chi tiết: - **Tư duy phân tích & tổng hợp**: Phân tích dữ liệu, tổng hợp thông tin - **Nghiên cứu & xây dựng chính sách**: Soạn thảo quy trình, quy chế nội bộ - **Tư duy hệ thống**: Nhìn tổng thể, không chỉ việc riêng lẻ - **Lập kế hoạch & tổ chức**: Quản lý công việc đa nhiệm - **Giao tiếp & đàm phán**: Phối hợp nhiều bộ phận - **Làm việc nhóm**: Phối hợp liên phòng ban ### 3. Yêu cầu đặc biệt cần lưu ý ⚠️ **Ngoại hình**: Nam ≥1m65, Nữ ≥1m55 — đây là yêu cầu hiển thị trong JD, nên bạn cần đáp ứng. ⚠️ **3 năm kinh nghiệm hành chính quản trị** — vị trí này không tuyển fresher, cần có kinh nghiệm thực tế. ### 4. Chứng chỉ gợi ý - **Chứng chỉ tin học**: IC3, MOS (Microsoft Office Specialist) — đặc biệt MOS Excel và PowerPoint - **Tiếng Anh**: TOEIC 450+ hoặc tương đương - **Nghiệp vụ ngân hàng**: Chứng chỉ kiến thức chứng khoán (nếu có), chứng chỉ nghiệp vụ ngân hàng - **Chứng chỉ hành chính nhân sự**: Không bắt buộc nhưng là điểm cộng

Chuẩn bị phỏng vấn

## Quy trình phỏng vấn tại Eximbank ### Các vòng thường gặp **Vòng 1: Sàng lọc hồ sơ** - HR đọc CV, loại bỏ hồ sơ không đạt yêu cầu - Gọi điện xác nhận thông tin cơ bản **Vòng 2: Phỏng vấn với Phòng Hành chính - Nhân sự** - Thường là 1-1 hoặc 1-2 - Hỏi về kinh nghiệm hành chính thực tế - Kiểm tra kỹ năng tin học **Vòng 3: Phỏng vấn với Lãnh đạo Phòng/Ban** - Đánh giá tư duy hệ thống - Hỏi về tình huống xử lý công việc - Kiểm tra kiến thức nghiệp vụ **Vòng 4: Phỏng vấn cấp cao (có thể có)** - Giám đốc/Phó giám đốc phòng ban liên quan - Thường hỏi về định hướng dài hạn ### Câu hỏi hay gặp theo từng vòng **Vòng HR:** - "Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và kinh nghiệm của bạn" - "Tại sao bạn muốn làm việc tại Eximbank?" - "Mô tả công việc hành chính điển hình của bạn trong 3 năm qua" - "Bạn sử dụng thành thạo những phần mềm nào?" **Vòng chuyên môn:** - "Bạn đã từng xây dựng quy trình, quy chế nào? Hãy mô tả" - "Bạn xử lý thế nào khi nhiều việc cùng lúc mà hạn chót gần nhau?" - "Khi triển khai một chính sách mới, bạn sẽ làm gì để đảm bảo mọi người thực hiện đúng?" - "Bạn có kinh nghiệm làm việc với các phòng ban khác như thế nào?" - "Một tình huống bạn giải quyết mâu thuẫn nội bộ?" **Vòng Lãnh đạo:** - "Bạn hiểu gì về cơ cấu tổ chức của Eximbank?" - "3-5 năm tới bạn định hướng phát triển ở đâu?" - "Bạn làm thế nào để đảm bảo công việc hành chính đóng góp vào hiệu quả vận hành ngân hàng?" - "Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?" ### Tips chuẩn bị ✅ **Nghiên cứu Eximbank trước**: Cổ phiếu EIB, lịch sử, cơ cấu tổ chức, chiến lược gần đây ✅ **Chuẩn bị ví dụ cụ thể**: Dùng STAR (Situation → Task → Action → Result) để kể về thành tích ✅ **Portfolio hành chính**: Sẵn sàng mô tả/quan sát mẫu quy trình, quy chế bạn đã tham gia xây dựng ✅ **Demo Excel/PowerPoint**: Có thể được hỏi hoặc test thực hành ✅ **Chuẩn bị câu hỏi cho người phỏng vấn**: Thể hiện sự nghiêm túc, ví dụ: "Công việc hành chính tại Hội sở Eximbank khác gì Chi nhánh?" ### Dress code - **Nam**: Áo sơ mi trắng, quần tây, giày da (hoặc loại/formal) - **Nữ**: Áo sơ mi/blouse trắng, quần tây/chân váy công sở, giày cao gót hoặc giày bệt - Trang phục tông màu tối, ít hoa văn — phong cách **Business Formal** - Nước hoa nhẹ hoặc không, tránh mùi nồng - Gương mặt gọn gàng, tóc chỉnh tề

Lộ trình ôn thi

## Ôn thi & Chuẩn bị kiến thức ### 1. Kiến thức nền cần trang bị **A. Nghiệp vụ hành chính quản trị ngân hàng** - Quy trình hành chính cơ bản: soạn thảo văn bản, quản lý công văn, lưu trữ hồ sơ - Quy chế, quy trình nội bộ ngân hàng - Quản lý tài sản, vật tư, thiết bị văn phòng - Quản lý phòng họp, lịch làm việc cấp lãnh đạo - Quy trình mua sắm, đấu thầu nhỏ trong nội bộ - An ninh, an toàn văn phòng **B. Kiến thức cơ bản về Eximbank** - Lịch sử hình thành và phát triển - Cơ cấu tổ chức: Hội sở, Chi nhánh, Phòng giao dịch - Các sản phẩm/dịch vụ chính (đọc website, annual report) - Ban lãnh đạo, tầm nhìn chiến lược gần đây - Kết quả kinh doanh năm gần nhất **C. Tin học văn phòng — thực hành** - **Word**: Mail merge, mục lục tự động, format văn bản chuẩn công văn - **Excel**: Pivot table, VLOOKUP/HLOOKUP, conditional formatting, chart - **PowerPoint**: Thiết kế slide chuyên nghiệp, animation hợp lý - **Outlook**: Quản lý lịch, email, task (phổ biến trong môi trường ngân hàng) ### 2. Tài liệu tham khảo | Nguồn | Nội dung | |-------|----------| | Website Eximbank (eximbank.com.vn) | Giới thiệu, sản phẩm, tin tức, báo cáo thường niên | | Thông tư/Quyết định của NHNN về hành chính | Khung pháp lý ngân hàng | | Nghị định về văn thư, lưu trữ | Tiêu chuẩn hành chính | | Tài liệu ISO 9001 (nếu có) | Quản lý chất lượng văn phòng | | Các mẫu quy trình ngân hàng công khai | Tham khảo cấu trúc quy trình | ### 3. Lộ trình chuẩn bị 1-2 tuần **Tuần 1 — Ngày 1-3: Nghiên cứu Eximbank** - Đọc toàn bộ website, đặc biệt phần về cơ cấu tổ chức - Đọc 3-5 tin tức/tổng kết hoạt động gần nhất - Tìm hiểu văn hóa công ty, giá trị cốt lõi **Tuần 1 — Ngày 4-5: Ôn nghiệp vụ hành chính** - Hệ thống lại kiến thức quy trình hành chính - Chuẩn bị 5-7 ví dụ thành tích theo STAR - Đọc lại các quy định về văn thư, lưu trữ **Tuần 1 — Ngày 6-7: Thực hành tin học** - Thực hành Excel: tạo bảng tổng hợp, Pivot table - Thực hành PowerPoint: tạo 1 bài presentation mẫu (3-5 slide) - Thực hành Word: format văn bản theo chuẩn công văn Việt Nam **Tuần 2 — Ngày 1-3: Luyện phỏng vấn** - Trả lời 20 câu hỏi phỏng vấn phổ biến - Tập trước gương hoặc với người thân - Chuẩn bị câu hỏi dành cho người phỏng vấn **Tuần 2 — Ngày 4-5: Chuẩn bị hồ sơ** - In ấn CV, CMND/CCCD bản sao - Sắp xếp trang phục phỏng vấn - Kiểm tra đường đến địa điểm (Eximbank Hội sở Hà Nội) **Tuần 2 — Ngày 6-7: Tổng ôn** - Đọc lại toàn bộ JD, nhấn mạnh phần mình đáp ứng tốt - Ôn lại câu hỏi tình huống - Nghỉ ngơi, chuẩn bị tinh thần **Ngày phỏng vấn**: Đến sớm 15-20 phút, tắt điện thoại, thái độ thân thiện nhưng chuyên nghiệp.

Tư vấn nghề nghiệp

## Lộ trình thăng tiến & Lời khuyên sự nghiệp ### Lộ trình phát triển điển hình ``` Chuyên viên Hành chính (3+ năm KN) ↓ Chuyên viên Hành chính cao cấp / Trưởng nhóm (3-5 năm KN) ↓ Phó phòng Hành chính (5-7 năm KN) ↓ Trưởng phòng Hành chính (7-10 năm KN) ↓ Phó giám đốc/Trưởng phòng Hành chính cấp Tổng công ty ``` ### Hướng chuyển hướng phổ biến - **Chuyên viên Hành chính → Chuyên viên Nhân sự**: Vì cùng lĩnh vực quản trị, chuyển đổi khá dễ dàng - **Hành chính → Pháp chế**: Nếu bạn có nền tảng luật hoặc quan tâm đến pháp lý - **Hành chính → Quản lý chất lượng (QA)**: Kiến thức quy trình hỗ trợ tốt cho vị trí ISO/CMMI ### Mức lương kỳ vọng theo cấp bậc (Hà Nội, 2024-2025) | Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương tham khảo | |---------|------------|---------------------| | Chuyên viên Hành chính | 3-5 năm | 10-16 triệu/tháng | | Trưởng nhóm HC | 5-7 năm | 15-22 triệu/tháng | | Phó phòng HC | 6-8 năm | 20-30 triệu/tháng | | Trưởng phòng HC | 8+ năm | 28-40 triệu/tháng | *Lưu ý: Lương chưa bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng hiệu suất. Eximbank có thể thương lượng tùy kinh nghiệm.* ### Kỹ năng cần phát triển thêm để thăng tiến 1. **Chứng chỉ nghiệp vụ ngân hàng**: Tích lũy các chứng chỉ như CBPG (Chứng chỉ Bồi dưỡng Phó Giám đốc) hoặc các khóa của Eximbank 2. **Kỹ năng quản lý dự án nhỏ**: Triển khai dự án cải tiến quy trình 3. **Phân tích dữ liệu nâng cao**: Excel VBA, Power BI — giúp báo cáo hiệu quả hơn 4. **Kỹ năng lãnh đạo**: Dẫn dắt nhóm, coaching, feedback 5. **Kiến thức pháp lý**: Luật Doanh nghiệp, Luật Các Tổ chức Tín dụng ### Lời khuyên thực tế **Nên làm:** - ✅ Thể hiện khả năng viết văn bản tốt ngay từ đầu (CV, email ứng tuyển chuẩn chỉnh) - ✅ Đọc kỹ JD, nhấn mạnh kinh nghiệm xây dựng quy trình/quy chế — đây là điểm khác biệt - ✅ Nếu có kinh nghiệm trong ngành ngân hàng (dù không phải vị trí hành chính), nhấn mạnh - ✅ Quan tâm đến chi tiết, tỉ mỉ — phẩm chất quan trọng nhất của người làm hành chính **Không nên:** - ❌ Để CV dài quá 2 trang — người làm hành chính phải biết tóm lược - ❌ Nói chung chung về kinh nghiệm, không có số liệu cụ thể - ❌ Nhấn mạnh muốn "lương cao" ngay khi chưa được hỏi - ❌ Tỏ ra không linh hoạt — hành chính cần người thích ứng nhanh **Về Eximbank cụ thể:** - Eximbank là một trong những ngân hàng TMCP lớn, có văn hóa ổn định - Vị trí Hội sở Hà Nội thường có khối lượng công việc hành chính đa dạng hơn Chi nhánh - Cơ hội học hỏi nghiệp vụ ngân hàng từ các phòng ban khác là lợi thế lớn của vị trí này

Câu hỏi thường gặp

Vị trí Chuyên viên Hành chính tại Eximbank Hội sở Hà Nội yêu cầu những gì?

Theo JD, bạn cần: tốt nghiệp ĐH trở lên (ưu tiên Ngân hàng, Tài chính, Luật, Kinh tế), tối thiểu 3 năm kinh nghiệm hành chính quản trị, ngoại hình ưa nhìn (Nam ≥1m65, Nữ ≥1m55), thành thạo tin học văn phòng. Tiếng Anh và hiểu biết nghiệp vụ ngân hàng là lợi thế. Quan trọng nhất là kỹ năng tư duy hệ thống, xây dựng quy trình và phối hợp liên phòng ban.

Mức lương Chuyên viên Hành chính ngân hàng Eximbank bao nhiêu?

JD ghi 'Thỏa thuận', không công khai con số cụ thể. Theo thị trường 2024-2025, vị trí này tại Hà Nội thường dao động 10-16 triệu/tháng cho ứng viên 3-5 năm kinh nghiệm. Eximbank có thể thương lượng cao hơn nếu bạn có kinh nghiệm ngân hàng thực sự hoặc kỹ năng đặc biệt. Ngoài lương, còn có phụ cấp, thưởng KPI, bảo hiểm theo quy định ngân hàng.

Tôi mới ra trường, chưa có 3 năm kinh nghiệm có nộp được không?

Thẳng thắn mà nói: **khó**. JD nêu rõ 'tối thiểu 3 năm kinh nghiệm' — đây là yêu cầu bắt buộc, không phải mong muốn. Nếu bạn chưa đủ, hãy tích lũy kinh nghiệm ở vị trí hành chính tại công ty khác trước (1-2 năm), sau đó ứng tuyển. Tuy nhiên, nếu bạn có kinh nghiệm hành chính ngân hàng ở vị trí khác (thực tập kéo dài, junior...), cũng có thể thử — đôi khi HR linh hoạt hơn.

Công việc hàng ngày của Chuyên viên Hành chính tại Hội sở ngân hàng gồm những gì?

Tại Hội sở Eximbank Hà Nội, công việc hành chính đa dạng hơn Chi nhánh: quản lý công văn đến và đi, soạn thảo văn bản nội bộ, tổ chức họp/hội nghị cấp cao, quản lý tài sản và vật tư văn phòng, hỗ trợ lãnh đạo phòng/ban, phối hợp với nhiều phòng ban cùng lúc, theo dõi và cập nhật quy trình/quy chế mới, quản lý cơ sở vật chất. Bạn sẽ là 'trung tâm kết nối' của bộ máy vận hành.

Tiếng Anh yêu cầu mức nào? Cần chứng chỉ không?

JD ghi 'có khả năng sử dụng Tiếng Anh phục vụ nhu cầu công việc là một lợi thế' — nghĩa là không bắt buộc nhưng **rất nên có**. Yêu cầu thường ở mức giao tiếp cơ bản, đọc hiểu email tiếng Anh, trao đổi với đối tác nước ngoài. TOEIC 450-600 hoặc tương đương là đủ. Nếu không có chứng chỉ, bạn cần chứng minh bằng khả năng thực tế trong phỏng vấn. Vị trí hành chính Hội sở thường xử lý nhiều văn bản liên quan đến đối tác quốc tế hơn.

Tôi đang làm hành chính ở công ty ngoài ngân hàng, muốn chuyển vào Eximbank thì cần làm gì?

Rất khả thi! Đây là lộ trình phổ biến. Bạn cần: (1) Nhấn mạnh kỹ năng hành chính cốt lõi đã có — quy trình, quy chế, quản lý công văn — đây là nền tảng chuyển được; (2) Tự trang bị kiến thức cơ bản về nghiệp vụ ngân hàng (đọc website Eximbank, hiểu sản phẩm cơ bản, cơ cấu tổ chức) — vì bạn không có môi trường ngân hàng; (3) Chuẩn bị giải thích thuyết phục lý do chuyển từ công ty thường sang ngân hàng; (4) Thể hiện khả năng thích ứng với môi trường quy củ, kỷ luật cao hơn.

Quy trình phỏng vấn tại Eximbank mất bao lâu? Có thi thực hành không?

Thông thường từ **2-4 tuần** từ lúc nộp hồ sơ đến khi có kết quả cuối cùng. Số vòng phỏng vấn thường là 2-3 vòng (HR → Phòng ban → Lãnh đạo), có thể gộp HR và chuyên môn. Vị trí hành chính thường **không có thi viết**, nhưng có thể được test thực hành tin học (Excel/Word) hoặc yêu cầu viết một văn bản mẫu tại chỗ. Bạn nên chuẩn bị sẵn tinh thần cho bài test ngắn (30-60 phút).

Vị trí này có KPI không? Áp lực ra sao?

Hành chính thuộc nhóm vị trí **hỗ trợ vận hành**, nên KPI không nặng nề như vị trí kinh doanh hay tín dụng. Tuy nhiên, bạn sẽ chịu áp lực từ: (1) Khối lượng công việc đa dạng, nhiều việc cùng lúc; (2) Yêu cầu tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối (sai một con số trong văn bản có thể gây hậu quả); (3) Phối hợp với lãnh đạo — thường phải đáp ứng yêu cầu gấp; (4) Deadline liên quan đến quy trình ngân hàng (tuân thủ pháp lý). Văn hóa Eximbank tương đối ổn định, ít thay đổi đột ngột.

HO - Chuyên viên Hành chính