Contractor, Talent Acquisition (HIgh-tech)
Mô tả công việc
Job Purpose
The job holder is responsible for performing a variety of support functions including administrative activities, scheduling appointments and travel, responding to information requests, preparing reports as well as providing training and meeting support. The job holder is expected to understand the organizational structure, functions and responsibilities of all functional units within the Division and the organization so as to act as a valuable administrative support partner when working with others.
Key Accountabilities (1)
- Act as the first point of contact for internal and external queries.
- Manage calendars, schedule meetings, calls and other appointments.
- Organizes files and databases to enhance efficiency and productivity.
- Prepare documents for meetings and business trips.
- Monitor and inform on key information areas relating to policy changes and directives from key authorities within the organization.
- Prepare budget documentation and reporting within scope of authority and as advised by relevant stakeholders.
- Guide and control signatory requirements on documentation as required by various parties.
- Greet and direct visitors and new staff to the business unit, teams and leadership as appropriate.
- Execute duties in accordance with internal policies, regulations and processes established for the organization.
- Find ways to improve administrative processes and perform additional responsibilities as assigned
Key Accountabilities (2)
Key Accountabilities (3)
Success Profile - Qualification and Experiences
- A Diploma certificate or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline
- At least 3 years of experience in a similar role providing executive management support
- Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks / demands
- Able to work independently, exercise judgement and maintain confidentiality
- Proficient in MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
- Meticulous and pays attention to details
Phân tích kỹ năng cần có
Phân tích kỹ năng cần có cho vị trí Contractor – Talent Acquisition (High-tech) tại Techcombank
🎯 Tổng quan vị trí
Đây là vị trí Contractor (hợp đồng thời vụ/nhà thầu) hỗ trợ hành chính cho đội ngũ Talent Acquisition chuyên tuyển dụng nhân sự ngành High-tech tại Techcombank. Mặc dù tiêu đề đề cập đến "Talent Acquisition", mô tả công việc thực tế tập trung vào administrative & executive support — tức là bạn sẽ là trợ lý hành chính cho team tuyển dụng, không phải trực tiếp headhunt.
---
💻 Hard Skills (Kỹ năng cứng)
| Kỹ năng | Mức độ yêu cầu | Ghi chú |
|---|---|---|
| MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) | ⭐⭐⭐⭐⭐ Bắt buộc | Dùng hàng ngày: soạn tài liệu, lên lịch, báo cáo ngân sách |
| Quản lý lịch trình & sắp xếp cuộc họp | ⭐⭐⭐⭐⭐ Bắt buộc | Calendar management cho cấp quản lý |
| Chuẩn bị tài liệu họp/công tác | ⭐⭐⭐⭐ Cao | Reports, presentations, travel docs |
| Ngân sách & báo cáo tài chính cơ bản | ⭐⭐⭐ Trung bình | Budget documentation & reporting |
| Quản lý hệ thống file/database | ⭐⭐⭐⭐ Cao | Tổ chức hồ sơ, CV database cho team TA |
| Hiểu biết về HR/Tuyển dụng | ⭐⭐ Nên có | Không bắt buộc nhưng là lợi thế lớn |
🤝 Soft Skills (Kỹ năng mềm)
- Tổ chức & quản lý thời gian xuất sắc — Job mô tả nhấn mạnh "juggling multiple competing tasks"
- Chủ động & phán đoán độc lập — "able to work independently, exercise judgement"
- Bảo mật tuyệt đối — Làm việc với thông tin nhạy cảm (lương, chiến lược tuyển dụng)
- Attention to detail — Mọi tài liệu, lịch họp phải chính xác 100%
- Giao tiếp chuyên nghiệp — Là điểm tiếp xúc đầu tiên (first point of contact)
- Tinh thần cải tiến — "Find ways to improve administrative processes"
🎓 Bằng cấp & Chứng chỉ gợi ý
- Bắt buộc: Cao đẳng trở lên chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh hoặc Quản lý
- Nên có (ưu tiên):
- Chứng chỉ MOS (Microsoft Office Specialist) — chứng minh kỹ năng Office
- Chứng chỉ HRM cơ bản hoặc khóa học về tuyển dụng
- Tiếng Anh giao tiếp (Techcombank yêu cầu tiếng Anh ở nhiều vị trí)
⚠️ Lưu ý quan trọng
> Vị trí này là CONTRACTOR (hợp đồng nhà thầu), không phải nhân viên chính thức. Điều này có nghĩa:
> - Thường không có đầy đủ phúc lợi như nhân viên chính thức (thưởng Tết, bảo hiểm đầy đủ theo luật)
> - Thời hạn hợp đồng có thể 6-12 tháng, có thể gia hạn
> - Mức lương có thể cao hơn nhân viên chính thức cùng cấp nhưng không ổn định lâu dài
> - Phù hợp người muốn trải nghiệm môi trường ngân hàng lớn, tích lũy kinh nghiệm
Chuẩn bị phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn – Contractor, Talent Acquisition tại Techcombank
📋 Quy trình tuyển dụng dự kiến
Techcombank thường có quy trình 3-4 vòng cho vị trí hỗ trợ cấp cao:
| Vòng | Hình thức | Nội dung | Thời gian |
|---|---|---|---|
| Vòng 1 | HR Screening (Phone/Video) | Lọc CV, xác nhận kinh nghiệm, mức lương mong muốn | 15-30 phút |
| Vòng 2 | Phỏng vấn HR sâu | Behavioral questions, tình huống hành chính | 45-60 phút |
| Vòng 3 | Phỏng vấn Hiring Manager (Trưởng phòng TA) | Đánh giá fit, kỹ năng chuyên môn | 45-60 phút |
| Vòng 4 (có thể) | Test thực hành MS Office hoặc Case study | Làm bài test Excel/PPT, xử lý tình huống | 30-60 phút |
---
❓ Câu hỏi phỏng vấn hay gặp
Vòng HR:
1. "Bạn hiểu gì về vị trí Contractor? Tại sao chọn vị trí này thay vì nhân viên chính thức?"
- Gợi ý trả lời: Thể hiện bạn hiểu rõ bản chất hợp đồng thời vụ, coi đây là cơ hội học hỏi tại ngân hàng top đầu.
2. "Mô tả cách bạn sắp xếp lịch cho 1 quản lý cấp cao có lịch trình phức tạp."
- Gợi ý: Nêu rõ quy trình: dùng Outlook Calendar, phân loại ưu tiên, buffer time, xử lý conflict.
3. "Bạn xử lý thế nào khi 2 cuộc họp bị trùng lịch và cả 2 đều quan trọng?"
- Gợi ý: Đánh giá mức độ khẩn cấp, liên hệ trợ lý bên kia, đề xuất phương án, thông báo sếp kịp thời.
4. "Bạn đã bao giờ xử lý thông tin mật chưa? Ví dụ cụ thể?"
- Gợi ý: Nhấn mạnh khả năng bảo mật, không chia sẻ thông tin lương/chiến lược.
5. "Bạn quen thuộc với quy trình tuyển dụng đến mức nào?"
- Gợi ý: Dù không tuyển trực tiếp, hiểu ATS, job posting, CV screening, interview scheduling sẽ là lợi thế.
Vòng Hiring Manager:
6. "Team TA High-tech tuyển nhiều vị trí IT/Data, bạn có thể hỗ trợ thế nào?"
- Gợi ý: Hiểu rằng tech recruitment có đặc thù: thị trường nhân sự IT nóng, cần tốc độ, candidate experience tốt.
7. "Khi một ứng viên VIP phàn nàn về quy trình phỏng vấn, bạn xử lý ra sao?"
- Gợi ý: Lắng nghe, xin lỗi, escalate cho hiring manager, follow-up.
8. "Đề xuất 1 cách cải thiện quy trình hành chính trong team TA."
- Gợi ý: Đưa ra ý tưởng cụ thể: template email tự động, dashboard tracking, Slack/Teams workflow.
---
💡 Tips chuẩn bị
1. Nghiên cứu Techcombank trước: Đọc về chiến lược chuyển đổi số, văn hóa "Techcombankers", các giải thưởng HR gần đây.
2. Chuẩn bị 3-5 câu chuyện STAR (Situation-Task-Action-Result) về:
- Xử lý nhiều task cùng lúc
- Bảo mật thông tin
- Cải tiến quy trình
- Hỗ trợ cấp quản lý
- Xử lý tình huống áp lực
3. Mang theo portfolio mẫu: Một presentation đẹp, một bảng Excel phân tích (nếu có thể demo).
👔 Dress Code
- Nữ: Vest/áo blouse + quần tây/váy qua gối, màu trung tính (xanh navy, đen, be)
- Nam: Sơ mi + quần tây, có thể mặc vest, thắt lưng, giày tây
- Tránh: Đồ quá casual, giày thể thao, trang điểm/mùi nước hoa quá nồng
- Lưu ý: Techcombank có văn hóa khá formal so với tech company, nên ưu tiên lịch sự
Lộ trình ôn thi
Lộ trình ôn tập & chuẩn bị trong 1-2 tuần
📅 Kế hoạch 14 ngày
Tuần 1: Nền tảng kiến thức
Ngày 1-2: Tìm hiểu Techcombank
- Đọc trang chủ techcombank.com, mục Về chúng tôi, Tuyển dụng, Tin tức
- Đọc các bài báo về chiến lược chuyển đổi số của TCB giai đoạn 2024-2026
- Xem video về văn hóa TCB trên YouTube/LinkedIn
- Tìm hiểu sơ đồ tổ chức phòng HR & TA
Ngày 3-4: Kiến thức nền về Talent Acquisition
- Đọc về quy trình tuyển dụng end-to-end (sourcing → screening → interview → offer → onboarding)
- Hiểu về ATS (Applicant Tracking System) — Workday, Greenhouse, Taleo
- Tìm hiểu đặc thù tuyển dụng ngành High-tech (IT, Data, AI, Cloud)
- Thuật ngữ: Boolean search, passive candidate, tech stack, salary benchmarking
Ngày 5-6: Kỹ năng hành chính nâng cao
- Excel: Pivot table, VLOOKUP, conditional formatting, charts (nếu chưa vững học trên YouTube)
- Outlook: Calendar sharing, meeting rooms booking, rules & alerts, delegation
- PowerPoint: Master slide, template chuyên nghiệp, animation cơ bản
- Word: Mail merge, track changes, table of contents
Ngày 7: Ôn tập & tự đánh giá
- Làm 1 case study: Lên lịch cho 1 tuần làm việc của quản lý cấp cao
---
Tuần 2: Luyện tập & hoàn thiện
Ngày 8-9: Chuẩn bị CV & Cover Letter
- CV tiếng Anh theo format TCB (có thể tham khảo trên LinkedIn)
- Nhấn mạnh kinh nghiệm executive support, quản lý lịch trình, bảo mật
- Cover letter ngắn gọn, thể hiện hiểu biết về TCB và lý do ứng tuyển
Ngày 10-11: Luyện phỏng vấn
- Viết sẵn 5 câu chuyện STAR
- Luyện với bạn bè hoặc ghi âm tự đánh giá
- Chuẩn bị 3-5 câu hỏi thông minh để hỏi ngược HR/Hiring Manager
Ngày 12-13: Test kỹ năng
- Làm mock test Excel trên Excel Skills for Business (Coursera)
- Tạo 1 presentation PowerPoint mẫu về "Improving TA Admin Process"
Ngày 14: Final review
- Đọc lại toàn bộ JD, ghi chú keyword
- In sẵn 2 bản CV + cover letter, photo 4x6 chỉn chu
- Kiểm tra trang phục, tuyến đường đến văn phòng TCB
---
📚 Tài liệu tham khảo
| Chủ đề | Tài liệu |
|---|---|
| Techcombank | Website chính thức, Báo cáo thường niên, LinkedIn TCB |
| Talent Acquisition | "The Talent Acquisition Handbook" by John Younger, SHRM.org |
| Executive Support | "The Executive Assistant's Handbook" by American Management Association |
| Excel | Excel Skills for Business (Coursera - Macquarie University) |
| Outlook | Microsoft Learn (free), YouTube Kevin Stratvert |
| HR cơ bản | "Fundamentals of HR" SHRM, CIPD resources |
🎯 Kiến thức nền cần nắm vững
1. Ngân hàng Techcombank: Lịch sử, chiến lược, sản phẩm chính, đối thủ cạnh tranh (VCB, MB, TPBank)
2. Phòng HR & TA: Cấu trúc, KPIs thường dùng (time-to-fill, quality-of-hire, cost-per-hire)
3. Quy trình hành chính: Chuẩn bị tài liệu, lưu trữ hồ sơ, quản lý ngân sách
4. Văn hóa doanh nghiệp: TCB nổi tiếng với văn hóa năng động, KPI cao, chuyển đổi số mạnh mẽ
Tư vấn nghề nghiệp
Lời khuyên sự nghiệp cho vị trí Contractor – TA tại Techcombank
🛤️ Lộ trình thăng tiến
Vị trí Contractor thường là điểm khởi đầu trong hệ sinh thái TCB. Các bước thăng tiến khả thi:
```
Contractor / Admin Support (Bạn ở đây)
↓ 6-12 tháng
Executive Assistant / Senior Admin
↓ 2-3 năm
HR Operations Specialist / TA Coordinator
↓ 3-5 năm
TA Specialist / HR Business Partner
↓ 5-7 năm
TA Manager / HR Manager
↓ 8-10 năm
Head of Talent Acquisition / HR Director
```
Lưu ý thực tế: Nhiều người đi từ admin/EA → chuyển sang phòng ban khác (operations, business, marketing) sau khi đã hiểu sâu về ngân hàng. Vị trí này là bàn đạp tuyệt vời để vào ngành HR chuyên nghiệp.
---
💰 Mức lương kỳ vọng theo cấp bậc (tham khảo 2025)
| Cấp bậc | Kinh nghiệm | Lương tháng (gross) |
|---|---|---|
| Contractor/Admin (vị trí này) | 3+ năm | 12-18 triệu |
| Executive Assistant | 3-5 năm | 15-25 triệu |
| TA Coordinator | 2-4 năm | 15-22 triệu |
| TA Specialist | 4-6 năm | 25-40 triệu |
| TA Manager | 7-10 năm | 40-70 triệu |
| Senior TA Manager / Head of TA | 10+ năm | 70-120 triệu+ |
> Lưu ý: Mức lương tại Techcombank thường cao hơn thị trường 10-20%. Vị trí contractor có thể có daily rate cao hơn nhân viên chính thức nhưng thiếu 13th month salary, thưởng Tết, stock option.
---
🔧 Kỹ năng cần phát triển thêm
Ngắn hạn (0-6 tháng):
- ATS cơ bản (Workday là hệ thống TCB đang dùng)
- LinkedIn Recruiter
- Tiếng Anh giao tiếp (đặc biệt team High-tech thường deal với ứng viên nước ngoài)
Trung hạn (6-18 tháng):
- HR Analytics cơ bản
- Employer Branding
- Recruitment Marketing
- Project Management (Agile/Scrum basics)
Dài hạn (2+ năm):
- Strategic Workforce Planning
- HR Business Partnering skills
- Coaching & Mentoring
- Data-driven decision making
---
⚖️ Nên hay không nên ứng tuyển?
✅ Nên ứng tuyển nếu:
- Bạn muốn bước chân vào ngân hàng top đầu Việt Nam
- Bạn thích công việc hỗ trợ, tổ chức, đa nhiệm
- Bạn muốn chuyển sang ngành HR/Tuyển dụng
- Bạn cần kinh nghiệm "brand name" TCB trên CV
- Bạn chấp nhận làm contractor để học hỏi
❌ Cân nhắc nếu:
- Bạn cần công việc ổn định lâu dài (contractor không có BHXH đầy đủ)
- Bạn muốn trực tiếp tuyển dụng (đây là admin, không phải recruiter)
- Bạn có offer permanent ở công ty khác với mức lương tương đương
🌟 Lời khuyên "đàn anh/chị"
1. Đừng coi thường vị trí admin — Nhiều CEO, CFO lớn đều bắt đầu từ admin/assistant. Đây là nơi bạn nhìn thấy toàn bộ bức tranh doanh nghiệp.
2. Xây dựng network nội bộ — Là admin cho team TA, bạn tiếp xúc với hiring managers, candidates, HRBP. Đây là network cực kỳ giá trị.
3. Học hỏi chủ động — Đề xuất tham gia các cuộc họp chiến lược của team, shadow recruiters trong quá trình phỏng vấn.
4. Ghi chép & document mọi thứ — Đây là kỹ năng sống còn cho admin/EA.
5. Convert từ contractor sang permanent: Thể hiện giá trị trong 6 tháng đầu, đề xuất với manager về cơ hội chính thức khi có opening.
Câu hỏi thường gặp
Em mới ra trường, chưa có 3 năm kinh nghiệm executive support, có nên ứng tuyển không?
Theo JD yêu cầu tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, nên nếu em chưa đủ thì cơ hội được gọi phỏng vấn sẽ thấp. Tuy nhiên, nếu em có kinh nghiệm làm admin/trợ lý trong các tổ chức sinh viên, thực tập sinh admin tại công ty lớn, hoặc freelance hỗ trợ cấp quản lý thì vẫn có thể thử — hãy làm nổi bật những kinh nghiệm đó trong CV. Nếu không, em nên tích lũy thêm 1-2 năm ở vị trí admin/EA tại các công ty vừa và nhỏ trước khi apply TCB.
Vị trí Contractor có khác gì so với nhân viên chính thức về lương và phúc lợi?
Khác biệt khá lớn. Nhân viên chính thức có: hợp đồng lao động dài hạn, đóng BHXH đầy đủ, thưởng Tết (thường 1-3 tháng lương), thưởng KPI, stock option (ở TCB), phép năm, bảo hiểm sức khỏe cao cấp. Contractor chỉ có: hợp đồng ngắn hạn (thường 6-12 tháng), thường đóng BH theo mức tối thiểu hoặc tính vào daily rate, không có thưởng Tết, không có stock. Bù lại, daily rate của contractor có thể cao hơn 20-30% so với lương nhân viên chính thức cùng cấp. Tổng thu nhập cuối năm của contractor thường thấp hơn nhân viên chính thức từ 15-30%.
Tôi đang làm admin ở công ty FMCG, muốn chuyển sang ngân hàng, vị trí này có phù hợp không?
Rất phù hợp! Vị trí này thực tế yêu cầu kinh nghiệm executive support, không yêu cầu phải có background ngân hàng. Bạn từ FMCG sang sẽ có nền tảng tổ chức tốt. Tuy nhiên, bạn cần bổ sung: hiểu biết cơ bản về ngân hàng, sản phẩm TCB, quy trình tuân thủ (compliance), và kỹ năng làm việc với stakeholders cấp cao trong môi trường regulated. Hãy nghiên cứu kỹ JD và chuẩn bị những kinh nghiệm FMCG có thể transferable sang banking.
Daily rate cho vị trí Contractor admin tại Techcombank khoảng bao nhiêu?
Dựa trên thị trường 2024-2025, vị trí admin/EA contractor tại ngân hàng lớn ở Hà Nội thường dao động 800.000 - 1.500.000 VNĐ/ngày tùy kinh nghiệm. Với 3+ năm kinh nghiệm và làm cho team cấp cao như TA Manager, mức 1.000.000 - 1.300.000 VNĐ/ngày là khả thi. Quy đổi ra tháng khoảng 22-28 triệu gross. Tuy nhiên, JD ghi "Thỏa thuận" nên bạn có thể đàm phán tùy thuộc vào mức độ phù hợp và khả năng đóng góp.
Cơ hội được chuyển đổi từ Contractor sang nhân viên chính thức tại TCB như thế nào?
Cơ hội có nhưng không cao và không tự động. Thông thường, khi có vị trí permanent mở, HR sẽ ưu tiên internal candidate trước, và contractor đang làm việc tại công ty có lợi thế. Để tăng cơ hội: (1) Thể hiện hiệu suất xuất sắc trong 3-6 tháng đầu, (2) Chủ động nhờ manager giới thiệu khi có cơ hội, (3) Networking với HRBP để biết thông tin opening, (4) Có thể đề xuất chuyển vị trí (ví dụ từ admin sang TA Coordinator) nếu thể hiện được năng lực. Tuy nhiên, không nên chờ đợi — hãy luôn tìm kiếm cơ hội song song.
KPI của vị trí admin trong team TA là gì?
Vị trí admin/EA thường không có KPI doanh số, nhưng có các chỉ số đánh giá: (1) Số lượng cuộc họp/sự kiện được hỗ trợ thành công, (2) Thời gian phản hồi email/truy vấn (response time), (3) Độ chính xác của tài liệu (error rate), (4) Mức độ hài lòng của stakeholders (qua khảo sát nội bộ), (5) Cải tiến quy trình đã đề xuất và áp dụng. Trong team TA, KPI có thể liên quan đến: thời gian schedule interview, candidate experience score, hỗ trợ hiring manager đúng deadline.
Có cần biết tiếng Anh thành thạo cho vị trí này không?
JD không ghi rõ yêu cầu tiếng Anh, nhưng thực tế tại Techcombank team High-tech: (1) Có thể có ứng viên nước ngoài nên cần giao tiếp email cơ bản, (2) Tài liệu nội bộ và email một số phòng dùng tiếng Anh, (3) Nếu team làm việc với hiring managers nước ngoài thì cần tiếng Anh tốt hơn. Khuyến nghị: đạt tối thiểu IELTS 5.5 hoặc TOEIC 600 để an toàn. Nếu bạn tiếng Anh yếu, hãy học cấp tốc các mẫu email hành chính và thuật ngữ HR tiếng Anh.
Giờ giấc làm việc và môi trường làm việc tại Techcombank như thế nào?
Techcombank làm việc giờ hành chính 8h-17h từ thứ 2 đến thứ 6, có thể linh hoạt 1 tiần/lần. Văn phòng tại Hà Nội thường ở khu vực trung tâm (Hoàn Kiếm, Cầu Giấy). Văn hóa TCB khá năng động, trẻ trung so với các ngân hàng nhà nước, nhưng vẫn formal hơn tech company. Đặc biệt team TA High-tech thường làm việc với áp lực cao do nhu cầu tuyển dụng IT lớn, deadline gấp. Nhân viên thường mặc smart casual đến formal. Có canteen, gym, các hoạt động team-building.
Tôi ứng viên trên 30 tuổi, có quá già cho vị trí contractor không?
Hoàn toàn không! Vị trí admin/EA thường đánh giá cao kinh nghiệm và sự chín chắn. Ứng viên 28-35 tuổi với 3+ năm kinh nghiệm executive support là nhóm target chính của vị trí này. Độ tuổi không phải vấn đề, quan trọng là bạn thể hiện được: tổ chức tốt, chuyên nghiệp, am hiểu hỗ trợ cấp cao, và có tinh thần cải tiến. Thực tế nhiều EA hàng đầu tại TCB đều trên 30.