Experienced (Non-Manager)

Mô tả công việc

## Job Purpose The job holder is responsible for performing a variety of support functions including administrative activities, scheduling appointments and travel, responding to information requests, preparing reports as well as providing training and meeting support. The job holder is expected to understand the organizational structure, functions and responsibilities of all functional units within the Division and the organization so as to act as a valuable administrative support partner when working with others. ## Key Accountabilities (1) - Act as the first point of contact for internal and external queries. - Manage calendars, schedule meetings, calls and other appointments. - Organizes files and databases to enhance efficiency and productivity. - Prepare documents for meetings and business trips. - Monitor and inform on key information areas relating to policy changes and directives from key authorities within the organization. - Prepare budget documentation and reporting within scope of authority and as advised by relevant stakeholders. - Guide and control signatory requirements on documentation as required by various parties. - Greet and direct visitors and new staff to the business unit, teams and leadership as appropriate. - Execute duties in accordance with internal policies, regulations and processes established for the organization. - Find ways to improve administrative processes and perform additional responsibilities as assigned ## Key Accountabilities (2) ## Key Accountabilities (3) ## Key Relationships - Direct Manager Head of Function; Sub - function Director ## Key Relationships - Direct Reports none ## Key Relationships - Internal Stakeholders Staff within the Division ## Key Relationships - External Stakeholders Partners providing professional services ## Success Profile - Qualification and Experiences - A Diploma certificate or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline - At least 3 years of experience in a similar role providing executive management support - Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks / demands - Able to work independently, exercise judgement and maintain confidentiality - Proficient in MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook) - Meticulous and pays attention to details

Phân tích kỹ năng cần có

## Phân tích kỹ năng cần có cho vị trí Clerk - HR Division tại Techcombank ### 1. Tổng quan vị trí Đây là vị trí **Admin/Executive Assistant** phục vụ khối HR, không phải vị trí giao dịch viên (teller). Ứng viên cần hiểu điều này để định hướng chuẩn bị đúng. ### 2. Hard Skills bắt buộc | Kỹ năng | Mức yêu cầu | Ghi chú | |---------|------------|---------| | MS Word | Cao | Soạn thảo văn bản, biên bản họp | | MS Excel | Trung bình-cao | Lập báo cáo, bảng biểu, tracking | | MS PowerPoint | Trung bình-cao | Chuẩn bị tài liệu trình bày | | MS Outlook | Cao | Quản lý lịch, email, cuộc họp | | Tiếng Anh | Trung bình | Đọc hiểu tài liệu, email giao tiếp | | Quản lý tài liệu | Cao | Hệ thống hóa file, database | ### 3. Hard Skills nên có (không bắt buộc nhưng là lợi thế) - Kiến thức cơ bản về nghiệp vụ NH/Banking - Hiểu biết về quy trình HR (tuyển dụng, onboarding, chính sách) - Sử dụng phần mềm HRIS hoặc hệ thống quản lý nhân sự - Kinh nghiệm làm việc trong môi trường tập đoàn đa quốc gia ### 4. Soft Skills quan trọng **Kỹ năng thiết yếu:** - **Tổ chức & sắp xếp**: Đây là yêu cầu số 1 — "Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks" - **Bảo mật thông tin**: Giữ bí mật, tinh tế trong xử lý tài liệu nhạy cảm - **Chủ động**: "Find ways to improve administrative processes" - **Làm việc độc lập**: Không cần giám sát liên tục - **Giao tiếp**: First point of contact → phải thân thiện, chuyên nghiệp **Kỹ năng bổ trợ:** - Xử lý tình huống nhanh, linh hoạt - Quản lý thời gian hiệu quả - Kiểm soát áp lực khi nhiều việc cùng lúc ### 5. Chứng chỉ gợi ý - Chứng chỉ Tin học văn phòng (MOS, IC3) - Chứng chỉ Tiếng Anh (IELTS 5.5+, TOEIC 550+) - Khóa học ngắn về Quản trị Nhân sự (nếu chưa có kinh nghiệm HR) - Khóa học về礼仪 và giao tiếp doanh nghiệp ### 6. Bảng so sánh: Ứng viên mới vs Có kinh nghiệm | Tiêu chí | Ứng viên mới (0-2 năm) | Ứng viên có kinh nghiệm (3+ năm) | |----------|----------------------|----------------------------------| | Ưu tiên | Sinh viên mới tốt nghiệp HK, KTQD, NEU | Có kinh nghiệm EA/Admin tại NH hoặc FDI | | Điểm mạnh | Năng động, dễ đào tạo | Xử lý được ngay, ít rủi ro | | Điểm yếu | Thiếu kinh nghiệm HR context | Có thể cứng nhắc, ít sáng tạo | | Chiến lược | Nhấn mạnh khả năng học hỏi, tính cẩn thận | Nhấn mạnh kinh nghiệm, kết quả cụ thể |

Chuẩn bị phỏng vấn

## Hướng dẫn phỏng vấn vị trí Clerk - HR Division tại Techcombank ### Quy trình phỏng vấn dự kiến **Vòng 1: Sàng lọc hồ sơ + Phone/Vietnamworks Screening** - HR review CV → Gọi điện xác nhận thông tin cơ bản - Thời gian: 10-15 phút **Vòng 2: Phỏng vấn trực tiếp với Trưởng phòng HR** - Gặp Head of HR hoặc Sub-function Director - Thời gian: 30-45 phút - Nội dung: Kiểm tra kỹ năng, hiểu biết về công việc, tính cách **Vòng 3: Phỏng vấn với lãnh đạo cấp cao (có thể)** - Gặp Head of Function - Thời gian: 20-30 phút - Tập trung: Định hướng, văn hóa phù hợp ### Câu hỏi hay gặp theo từng vòng **Vòng 1 - Sàng lọc:** 1. "Bạn có thể giới thiệu ngắn về bản thân không?" 2. "Bạn có kinh nghiệm gì liên quan đến vị trí Admin/HR support?" 3. "Tại sao bạn muốn làm việc tại Techcombank?" 4. "Bạn đang ở đâu và có thể đi lại đến văn phòng không?" **Vòng 2 - Chuyên sâu:** 1. "Bạn quản lý lịch cho nhiều người như thế nào khi có xung đột?" 2. "Kể về một lần bạn phải xử lý nhiều deadline cùng lúc — bạn làm gì?" 3. "Bạn giữ bí mật thông tin nhạy cảm như thế nào? (VD: lương nhân viên)" 4. "Bạn có kinh nghiệm chuẩn bị báo cáo ngân sách không?" 5. "Mô tả quy trình bạn đón tiếp khách/visitor trong công việc trước đây" 6. "Bạn sử dụng Excel ở mức độ nào? (Pivot table, VLOOKUP, Macro?)" 7. "Bạn có thể cho ví dụ về việc bạn cải thiện một quy trình hành chính?" 8. "Khi nhận được yêu cầu từ nhiều người cùng lúc, bạn ưu tiên như thế nào?" **Vòng 3 - Leadership:** 1. "Bạn hiểu gì về Techcombank và chiến lược của họ?" 2. "Bạn thấy mình phù hợp với văn hóa của Techcombank như thế nào?" 3. "Mục tiêu nghề nghiệp 5 năm tới của bạn là gì?" 4. "Bạn làm gì khi sếp giao việc ngoài phạm vi công việc?" ### Tips chuẩn bị cụ thể **Trước ngày phỏng vấn:** - Nghiên cứu Techcombank: đọc website, báo cáo thường niên, tin tức gần đây - Tìm hiểu cấu trúc khối HR của Techcombank (qua LinkedIn, Glassdoor) - Thực hành PowerPoint: chuẩn bị 1 mẫu slide presentation ngắn (3-5 phút) - Ôn kỹ MS Excel: Pivot table, VLOOKUP, conditional formatting - Chuẩn bị 3-5 câu chuyện theo format STAR (Situation, Task, Action, Result) **Kỹ năng test thực tế:** - Có thể được test Excel trên máy (tạo bảng, tính tổng, lọc dữ liệu) - Test Word: định dạng văn bản, tạo header/footer - Test Outlook: tạo lịch họp, gửi invite - Test tiếng Anh: đọc hiểu email hoặc viết email ngắn **Dress code:** - Formal business attire - Nam: áo sơ mi, quần âu, giày da - Nữ: áo sơ mi/cam cổ, chân váy/quần âu, giày gót thấp - Trang sức tối giản, tóc gọn gàng **Những điều KHÔNG NÊN:** - Nói xấu công ty cũ - Tỏ ra không biết gì về Techcombank - Trả lời mơ hồ khi hỏi về quản lý thời gian - Tỏ ra thiếu tự tin khi nhắc đến bảo mật thông tin - Đến muộn hoặc không chuẩn bị câu hỏi cho phần "Bạn có câu hỏi gì cho chúng tôi?"

Lộ trình ôn thi

## Ôn thi & chuẩn bị cho vị trí Clerk - HR tại Techcombank ### Phần 1: Kiến thức nền cần chuẩn bị **A. Về Techcombank** - Lịch sử hình thành, quy mô, vị thế trong ngành NH Việt Nam - Chiến lược "Transformation", định hướng kiến trúc sư doanh nghiệp (Enterprise Architecture) - Các sản phẩm/dịch vụ chính: NH số, bancassurance, SME, corporate banking - Văn hóa doanh nghiệp: Customer First, Integrity, Innovation, Unity - Đọc báo cáo thường niên 2023-2024 (có trên website Techcombank IR) **B. Về nghiệp vụ HR trong môi trường NH** - Các hoạt động chính của khối HR: Tuyển dụng, Onboarding, Đào tạo, Chính sách, Lương thưởng, Đánh giá hiệu suất - Hiểu biết về cơ cấu tổ chức ngân hàng (front office, middle office, back office) - Quy định về lao động trong ngành NH (liên quan đến NHNN) **C. Kỹ năng hành chính văn phòng** - Soạn thảo văn bản đi, văn bản đến - Lập biên bản cuộc họp chuẩn - Quy trình đón tiếp khách, đặt phòng họp - Quy trình đặt vé máy bay, đặt khách sạn (cho business trip) - Sử dụng các công cụ họp trực tuyến (Zoom, Teams, Google Meet) ### Phần 2: Tài liệu tham khảo **Sách/Website:** - "The Administrative Professional" - IPAT (FedStI) - Microsoft Office Help (official documentation) - Wall Street English Business English materials - Website NHNN: https://sbv.gov.vn (quy định về hoạt động NH) **Thực hành Excel:** - Series bài tập Excel từ cơ bản đến nâng cao - Các kỹ năng cần thành thạo: Pivot Table, VLOOKUP/INDEX-MATCH, Data Validation, Conditional Formatting, Charts - Thực hành trên Google Sheets nếu chưa có Excel **PowerPoint:** - Học cách thiết kế slide chuyên nghiệp: color palette, font hierarchy, layout - Công cụ: Canva (miễn phí), PowerPoint Designer - Thực hành tạo 1 bài presentation mẫu về "Giới thiệu bản thân" hoặc "Báo cáo công việc" ### Phần 3: Lộ trình chuẩn bị 1-2 tuần **Tuần 1 - Nền tảng:** - Ngày 1-2: Nghiên cứu Techcombank, ghi chép thông tin quan trọng - Ngày 3-4: Ôn kiến thức HR cơ bản, tìm hiểu cấu trúc khối HR NH - Ngày 5-6: Thực hành Excel (Pivot table, VLOOKUP), test tốc độ - Ngày 7: Thực hành PowerPoint, chuẩn bị 1 bài trình bày ngắn **Tuần 2 - Chiến thuật:** - Ngày 8-9: Luyện phỏng vấn với bạn bè, ghi lại và tự review - Ngày 10-11: Chuẩn bị portfolio (bằng cấp, chứng chỉ, mẫu slide đã làm) - Ngày 12: Chuẩn bị trang phục, in CV, scan tài liệu cần thiết - Ngày 13-14: Nghỉ ngơi, chuẩn bị tinh thần. Tối ngày 14: Ngủ sớm **Checklist trước phỏng vấn:** - [ ] CV đã cập nhật, in 3 bản - [ ] Photo bằng cấp, chứng chỉ - [ ] CMND/CCCD bản gốc - [ ] Portfolio mẫu slide/thuyết trình - [ ] Điện thoại sạc đầy, note sẵn câu hỏi cho HR - [ ] Đã check đường đến địa điểm phỏng vấn - [ ] Trang phục đã chuẩn bị từ tối hôm trước

Tư vấn nghề nghiệp

## Lời khuyên sự nghiệp cho vị trí Clerk - HR tại Techcombank ### Lộ trình thăng tiến dự kiến ``` Clerk (Admin/EA) ↓ (1-2 năm) Senior Clerk / Executive Secretary ↓ (2-3 năm) HR Officer / HR Coordinator ↓ (2-3 năm) HR Specialist / HR Business Partner ↓ (3-5 năm) HR Manager / Sub-function Head ``` **Lưu ý:** Vị trí này nằm trong khối HR nên có lợi thế lớn để chuyển hướng sang HR chuyên nghiệp nếu bạn quan tâm. ### Các con đường phát triển **Hướng 1: Chuyên sâu Admin/EA** - Thăng tiến: Executive Secretary → Senior Executive Secretary → Chief of Staff - Cần: Mở rộng scope, học thêm về quản trị, phát triển tầm ảnh hưởng - Phù hợp: Người thích ổn định, làm việc gần lãnh đạo **Hướng 2: Chuyển sang HR chuyên nghiệp** - Thăng tiến: Clerk → HR Officer (Tuyển dụng/Đào tạo/Chính sách) - Cần: Học thêm nghiệp vụ HR, lấy chứng chỉ PHR, SHRM - Phù hợp: Người muốn phát triển lâu dài trong lĩnh vực Nhân sự **Hướng 3: Chuyển sang Operations/Business** - Thăng tiến: Clerk → Operations Coordinator → Operations Manager - Cần: Học thêm về quy trình ngân hàng, data analysis - Phù hợp: Người muốn hiểu toàn diện hoạt động NH ### Mức lương kỳ vọng theo cấp bậc (tham khảo - Hà Nội, 2024-2025) | Cấp bậc | Mức lương tháng (VND) | Ghi chú | |---------|----------------------|--------| | Clerk mới (0-2 năm) | 8 - 15 triệu | Fresher/Entry | | Clerk (3-5 năm) | 12 - 22 triệu | Mid-level | | Senior Clerk/EA | 18 - 30 triệu | Experienced | | HR Officer | 15 - 28 triệu | Chuyển hướng HR | | HR Manager | 30 - 55 triệu | Quản lý | **Lưu ý:** Techcombank có mức lương cạnh tranh trên thị trường, có thể cao hơn 10-20% so với mặt bằng chung. Ngoài lương còn có thưởng KPI, phúc lợi NH tốt. ### Kỹ năng cần phát triển thêm để thăng tiến **Ngắn hạn (6-12 tháng):** - Thành thạo PowerPoint ở mức thiết kế chuyên nghiệp - Học thêm về HRIS (ví dụ: SAP SuccessFactors, Workday) - Nâng cao tiếng Anh (IELTS 6.0+) - Học cách phân tích dữ liệu bằng Excel nâng cao **Trung hạn (1-3 năm):** - Lấy chứng chỉ PHR (Professional in Human Resources) - Học thêm về một mảng HR chuyên sâu (Tuyển dụng hoặc Đào tạo) - Phát triển kỹ năng project management - Xây dựng network trong công ty **Dài hạn (3-5 năm):** - MBA hoặc chứng chỉ quản trị (nếu muốn lên Manager) - Phát triển tư duy chiến lược, hiểu business - Xây dựng personal brand trong tổ chức ### Lời khuyên thực tế từ người đi trước 1. **Làm EA/Admin trong NH là bước đệm tốt** — Tiếp xúc với lãnh đạo, hiểu cấu trúc tổ chức, học được nhiều từ quan sát 2. **Chủ động đề xuất cải tiến** — JD nhấn mạnh "Find ways to improve administrative processes" — đây là cách để nổi bật 3. **Giữ thái độ đồng đều với mọi người** — Bạn là first point of contact, cách bạn đối xử với intern cũng quan trọng như với giám đốc 4. **Học cách nói "Không" một cách khéo léo** — Khi có nhiều việc cùng lúc, cần ưu tiên thông minh 5. **Techcombank đánh giá cao sự sáng tạo và dám thử** — Nếu có ý tưởng mới, hãy trình bày với sếp

Câu hỏi thường gặp

Vị trí Clerk này có phải là giao dịch viên (teller) không?

Không phải. Đây là vị trí Admin/Executive Assistant phục vụ khối HR Division. Công việc chính là quản lý lịch, chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ họp hành, tiếp khách — không liên quan đến giao dịch tiền mặt hay nghiệp vụ tín dụng.

Mới tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm có ứng tuyển được không?

Có thể ứng tuyển nếu bạn có kỹ năng hành chính văn phòng tốt (MS Office thành thạo), tính cẩn thận cao và khả năng tổ chức tốt. Tuy nhiên, JD yêu cầu 'At least 3 years of experience' nên ứng viên có kinh nghiệm sẽ có lợi thế hơn. Nếu chưa có kinh nghiệm, hãy nhấn mạnh các dự án, hoạt động tình nguyện, hay công việc part-time thể hiện kỹ năng tương đương.

Lương vị trí này bao nhiêu? Có thương lượng được không?

Mức lương ghi 'Thỏa thuận' nghĩa là có thể thương lượng dựa trên kinh nghiệm. Với ứng viên 0-2 năm kinh nghiệm, mức kỳ vọng khoảng 8-13 triệu VND/tháng. Với 3-5 năm kinh nghiệm, có thể đàm phán lên 15-22 triệu. Techcombank thường có 13th salary + KPI bonus, nên tổng thu nhập thực tế có thể cao hơn lương cứng 20-30%.

Giờ làm việc như thế nào? Có加班 nhiều không?

Giờ làm việc chuẩn là 8:00-17:00 hoặc 8:30-17:30, thứ 2-thứ 6. Vị trí Admin/EA có thể có đợt bận khi sếp có deadline, cuộc họp cuối ngày, hoặc sự kiện HR. Tuy nhiên, Techcombank nổi tiếng văn hóa cân bằng work-life hơn nhiều ngân hàng khác, nên overtime không phải là thường xuyên.

Cần chuẩn bị gì khi phỏng vấn vị trí Admin của Techcombank?

Cần chuẩn bị 3 nhóm: (1) Kiến thức về Techcombank — chiến lược, sản phẩm, văn hóa; (2) Kỹ năng thực hành — có thể bị test Excel, PowerPoint, Outlook ngay tại phỏng vấn; (3) Kỹ năng mềm — chuẩn bị sẵn 3-5 câu chuyện theo format STAR về quản lý lịch, xử lý deadline, giữ bí mật thông tin.

Từ vị trí Clerk HR, có thể chuyển sang vị trí khác trong Techcombank không?

Hoàn toàn có thể. Techcombank có chính sách internal mobility tốt. Từ vị trí Clerk HR, bạn có thể chuyển sang: (1) HR Specialist (Tuyển dụng, Đào tạo, Chính sách) nếu học thêm nghiệp vụ; (2) Operations tại các phòng ban khác nhờ hiểu quy trình chung; (3) Relationship Manager nếu muốn chuyển sang kinh doanh. Quan trọng là bạn tích cực học hỏi và xây dựng network nội bộ.

Bằng cấp ngành nào phù hợp nhất với vị trí này?

JD yêu cầu 'Diploma or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline'. Các ngành phù hợp nhất theo thứ tự: (1) Quản trị Kinh doanh (BBA) — học nhiều về hành chính văn phòng; (2) Tài chính-Ngân hàng — hiểu ngữ cảnh NH; (3) Quản trị Nhân lực — phù hợp với HR Division; (4) Kinh tế. Quan trọng hơn bằng cấp là kỹ năng thực tế.

Làm thế nào để nổi bật khi ứng tuyển mà không có nhiều kinh nghiệm?

4 cách hiệu quả: (1) Chuẩn bị portfolio — đem theo mẫu slide, mẫu báo cáo Excel bạn đã làm, thể hiện tài năng MS Office; (2) Nhấn mạnh tính cẩn thận — cụ thể hóa bằng ví dụ (VD: kiểm tra 100% tài liệu trước khi gửi, không có lỗi đánh máy); (3) Thể hiện khả năng học hỏi nhanh — kể về lần bạn tự học một kỹ năng mới; (4) Nghiên cứu kỹ Techcombank, thể hiện bạn thực sự muốn gia nhập.

Clerk (40000153)