Chuyên Viên Hành Chính Nhân sự (VPDD)

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các Đơn vị được phân công phụ trách: + Theo dõi, lập bảng chi phí hành chính văn thư, các báo cáo, tờ trình.... có liên quan (Tờ trình/Báo cáo tình hình chung, các báo cáo chi phí dịch vụ, thống kê dịch vụ và các báo cáo phát sinh); + Tiếp nhận, xử lý các văn bản đi, đến; chuyển giao văn bản tài liệu cho các Phòng liên quan tại Đơn vị; theo dõi văn bản gửi đi qua đường bưu điện; + Quản lý kho hành chính của Chi nhánh (các tài sản, công cụ dụng cụ, hàng hóa, quà tặng, ấn phẩm, vật phẩm của Đơn vị trừ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, séc trắng, sổ tiết kiệm, phôi bảo lãnh, phôi thẻ và các tài sản quý khác) theo đúng quy định của SeABank và quy định của pháp luật; - Tổ chức triển khai các công tác hành chính hậu cần tại các Đơn vị được phân công phụ trách: + Tiếp nhận và thực hiện các hoạt động lễ tân, khánh tiết: Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu hỗ trợ về lễ tân văn phòng như: đặt hoa chúc mừng, đặt hoa hội nghị, hội thảo, đặt tiệc,... Hỗ trợ các công việc liên quan tới sắp xếp bàn ghế, thiết bị cho phòng họp, hội nghị, hội thảo.... + Quản lý các thiết bị văn phòng (máy in, photo...), đảm bảo các thiết bị văn phòng luôn trong tình trạng hoạt động tốt, lập kế hoạch và điều phối phương án sửa chữa, bảo hành, bảo trì, thay thế thiết bị văn phòng kịp thời; + Đầu mối cung cấp các phương tiện, công cụ làm việc, cấp phát văn phòng phẩm cho CBNV; + Theo dõi và thực hiện việc đăng ký, làm hợp đồng và hỗ trợ thanh toán các chi phí liên quan như fax, điện thoại bàn, điện thoại di động cho CBNV các đơn vị phụ trách; + Quản lý và thực hiện giám sát các khâu vệ sinh công nghiệp, thay thế các vật trang trí, hoa tươi, cây xanh trong và ngoài khu vực địa điểm kinh doanh của SeABank, văn phòng. + Chịu trách nhiệm thực hiện việc cung cấp dịch vụ và theo dõi, giám sát dịch vụ, các hợp đồng cung cấp dịch vụ như nước uống, vệ sinh (bao gồm vật dụng vệ sinh liên quan như: giấy, thảm, nước rửa tay...), dịch vụ chăm sóc cây cảnh, .... + Giám sát công tác bảo vệ, an ninh, an toàn tài sản tại Đơn vị; + Thực hiện các tờ trình, báo cáo, thanh toán và phân bổ các chi phí và hạng mục công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính hậu cần (điện, nước, điện thoại, vệ sinh, vệ sinh môi trường, cây cảnh, bảo vệ,...); + Phối hợp thực hiện công tác điều chuyển và thanh lý tài sản cố định, công cụ lao động; + Thực hiện triển khai các nhiệm vụ điều phối liên quan tới chương trình M-Biz, đảm bảo chức năng đầu mối đại diện cho Ngân hàng với đối tác và CBNV SeABank; + Tiếp nhận và triển khai các yêu cầu về đặt vé máy bay, vé tàu, vé xe, đặt nhà hàng, khách sạn...cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên, chuyên gia của đơn vị đi công tác và hỗ trợ các Chi nhánh đến công tác tại Hội sở (khi có yêu cầu); + Trực tổng đài điện thoại khi có sự chấp thuận của Giám đốc hành chính văn phòng và quản lý tài sản; + Phối hợp điều phối xe (nếu có) theo đúng quy định. - Phối hợp, hỗ trợ thực hiện các công việc với các Đơn vị khác theo sự phân công của Giám đốc Hành chính hậu cần , bao gồm: + Ban Truyền thông & Tiếp thị: + Triển khai mạng lưới tùy theo tình hình công việc tại thời điểm phát sinh nếu có thể hỗ trợ được sẽ thực hiện công việc sau: + Cung ứng: Tìm kiếm các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ tại địa bàn - Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hữu quan trên địa bàn (Cục Xuất nhập cảnh, chính quyền địa phương...) để thực hiện các công việc liên quan; - Tham gia có ý kiến đề xuất đối với việc điều chỉnh, bổ sung, chuẩn hóa và ban hành các quy trình, hướng dẫn dịch vụ ...cho các hạng mục công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ được giao; - Tham gia công tác đào tạo của Ngân hàng tổ chức, hỗ trợ cấp quản lý trực tiếp trong việc đào tạo nhân sự khi được phân công; - Tham gia các hoạt động chung của Hành chính hậu cần và các hoạt động tập thể nhằm xây dựng văn hóa của Bộ phận, của Khối Vận hành và SeABank; - Hỗ trợ công tác quản lý con dấu theo sự phân công bằng văn bản của Trưởng Đơn vị theo đúng quy định của SeABank; - Lập các báo cáo định kỳ và đột xuất liên quan tới công việc khi được yêu cầu; Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc Hành chính hậu cần

- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên. - Chuyên ngành đào tạo: Ngành Văn thư - Hành chính, Quản trị nhân lực, Luật hoặc tương đương. - Bằng cấp, chứng chỉ khác (Tiếng Anh, Tin học, chuyên môn,...) 1. Kinh nghiệm công tác: - Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, hoặc vị trí tương đương 2. Năng lực (Kiến thức, Kỹ năng): v Kiến thức: - Có đủ kiến thức chuyên môn để giải quyết công việc được giao một cách nhanh chóng và chuẩn xác, đúng thời hạn, quy trình và đúng biểu mẫu (thời gian, chi phí và chất lượng dịch vụ). - Lên lịch làm việc cá nhân đáp ứng công việc phụ trách và của Bộ phận. - Có kiến thức về quy định của pháp luật và kiến thức nghiệp vụ về quản lý và sử dụng con dấu; - Báo cáo và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng, cải tiến dịch vụ (khi cần) hay thiết lập mẫu biểu, quy định để quản lý dịch vụ và phục vụ hiệu quả. - Phối hợp, xử lý các công việc phát sinh hàng ngày đúng nguyên tắc, nhanh chóng và hiệu quả. v Kỹ năng: - Kỹ năng giao tiếp; - Kỹ năng giải quyết vấn đề; - Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc hiệu quả; v Yêu cầu khác: - Cam kết và Tâm huyết, có ý thức trách nhiệm và chủ động với công việc. - Sẵn sàng, chủ động và sáng tạo trong công việc được giao. - Có sức khoẻ tốt đảm bảo hoàn thành công việc được giao. - Nghiêm chỉnh chấp hành các Nội quy, Quy định của Ngân hàng. Cam kết gắn bó làm việc tại Ngân hàng trong thời gian trên 3 năm