[Bà Rịa] Nhân viên Lễ tân, Văn thư, Lưu trữ
Mô tả công việc
VCB Bà Rịa cần tuyển 01 Nhân viên Lễ tân, Văn thư, Lưu trữ
Ứng viên có nguyện vọng vui lòng tải về mẫu Phiếu dự tuyển và đính kèm vào mục CV/Sơ yếu lý lịch khi nộp hồ sơ.
Thời hạn nộp hồ sơ: đến hết ngày 24/09/2026
1.Số lượng tuyển dụng:
- Nhân viên Lễ tân – Văn thư – Lưu trữ : 01
2. Tiêu chuẩn, điều kiện tuyển dụng:
- Trình độ chuyên môn:
+ Tốt nghiệp Trung cấp nghiệp vụ trở lên chuyên ngành Văn thư lưu trữ, báo chí, thư viện hoặc chuyên ngành liên quan.
+ Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh chứng chỉ B (cấp trước ngày 15/01/2020)/tương đương trở lên.
+ Trình độ Tin học: Sử dụng thành thạo tin học Văn phòng, trình độ B (hoặc tương đương) trở lên.
- Kỹ năng
+ Kỹ năng tổ chức, lưu trữ;
+ Kỹ năng giao tiếp, ứng xử văn minh, lịch sử;
+ Trung thực, có trách nhiệm trong công việc;
- Kiến thức:
+ Ưu tiên tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan;
- Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm công tác lễ tân, văn thư lưu trữ tại các Ngân hàng/Tổ chức quốc tế.
- Độ tuổi: Không quá 40 tuổi tại thời điểm nộp hồ sơ.
Phân tích kỹ năng cần có
Phân tích kỹ năng cần có cho vị trí Nhân viên Lễ tân – Văn thư – Lưu trữ tại VCB Bà Rịa
1. Kỹ năng chuyên môn (Hard Skills)
a) Kiến thức về văn thư – lưu trữ
- Nắm vững quy trình quản lý văn bản: tiếp nhận, phân loại, đăng ký, cấp số, lưu trữ và thanh hủy.
- Hiểu hệ thống lưu trữ hồ sơ theo thời gian (hồ sơ hoạt động ngắn hạn, dài hạn, vĩnh viễn).
- Biết cách sắp xếp kho lưu trữ đảm bảo an toàn, dễ tra cứu (theo mã số, chủ đề, thời gian).
b) Tin học văn phòng
- Word: soạn thảo văn bản, trình bày công văn theo đúng mẫu quy định của Nhà nước (Thông tư 01/2011/TT-BNV).
- Excel: nhập liệu, lập bảng biểu thống kê, sổ sách văn thư.
- Ưu tiên thêm: PowerPoint, các phần mềm quản lý văn bản điện tử (ví dụ: VNPT-IOFFICE, FPT.eGov).
c) Ngoại ngữ
- Tiếng Anh trình độ B (theo khung 6 bậc Việt Nam) trở lên, tương đương IELTS khoảng 4.5–5.0 hoặc TOEIC 450–600.
- Giao tiếp cơ bản, đọc hiểu công văn tiếng Anh đơn giản.
2. Kỹ năng mềm (Soft Skills)
| Kỹ năng | Mức độ quan trọng | Cách rèn luyện |
|---|---|---|
| Giao tiếp, ứng xử | Rất cao | Tham gia khóa học giao tiếp, tình huống ứng xử |
| Tổ chức, sắp xếp | Rất cao | Thực hành quản lý thời gian, ưu tiên công việc |
| Trung thực, trách nhiệm | Cao | Xây dựng kỷ luật cá nhân |
| Chịu được áp lực | Cao | Làm việc nhóm, quản lý deadline |
| Chú ý đến chi tiết | Cao | Rèn luyện bằng cách đọc lại văn bản nhiều lần |
3. Chứng chỉ nên có
- Chứng chỉ Tin học Văn phòng cơ bản (theo Thông tư 03/2014/TT-BTTTT) trình độ B.
- Chứng chỉ tiếng Anh B hoặc tương đương (IELTS, TOEIC, VSTEP).
- Ưu tiên: chứng chỉ nghiệp vụ văn thư do Học viện Hành chính Quốc gia hoặc các cơ sở đào tạo uy tín cấp.
4. Kiến thức ưu tiên
- Hiểu biết về hoạt động ngân hàng thương mại, đặc biệt là Vietcombank.
- Kiến thức về Luật Lưu trữ 2016 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Quy trình ISO trong quản lý văn bản.
Chuẩn bị phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn vị trí Nhân viên Lễ tân – Văn thư – Lưu trữ VCB Bà Rịa
1. Quy trình tuyển dụng thường gặp tại Vietcombank
Thông thường, VCB sẽ tổ chức 2–3 vòng phỏng vấn:
Vòng 1 – Sơ loại hồ sơ (HR)
- Kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu dự tuyển, CV, bằng cấp, chứng chỉ.
- Lọc ứng viên theo tiêu chí: trình độ, tuổi, ngoại ngữ, tin học.
- Thời gian: khoảng 1–2 tuần sau hạn nộp hồ sơ.
Vòng 2 – Phỏng vấn trực tiếp với Trưởng phòng/Ban lãnh đạo Chi nhánh
- Câu hỏi về chuyên môn văn thư – lưu trữ.
- Đánh giá kỹ năng giao tiếp, tác phong ứng xử.
- Có thể có bài kiểm tra ngắn về tin học văn phòng hoặc tiếng Anh.
Vòng 3 (nếu có) – Phỏng vấn cuối cùng hoặc kiểm tra sức khỏe
- Xác nhận cam kết, thử việc, khám sức khỏe tại cơ sở y tế được VCB chỉ định.
2. Câu hỏi phỏng vấn hay gặp
Về chuyên môn:
1. Hãy mô tả quy trình tiếp nhận và lưu trữ văn bản tại cơ quan bạn đã làm việc trước đó (nếu có)?
2. Phân biệt giữa văn bản lưu trữ tạm thời và lưu trữ vĩnh viễn?
3. Khi tiếp nhận một văn bản mật, bạn xử lý như thế nào?
4. Bạn biết gì về Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản?
5. Làm thế nào để đảm bảo an toàn hồ sơ trong kho lưu trữ, phòng chống cháy nổ?
Về kỹ năng mềm:
6. Khi có khách hàng phàn nàn về thái độ của đồng nghiệp, bạn xử lý ra sao?
7. Bạn có kinh nghiệm sắp xếp lịch họp, lịch công tác cho lãnh đạo không?
8. Nếu lãnh đạo yêu cầu tìm một văn bản gấp mà bạn không tìm thấy ngay, bạn sẽ làm gì?
Về mục tiêu nghề nghiệp:
9. Tại sao bạn muốn làm việc tại Vietcombank?
10. Kế hoạch 3 năm tới của bạn là gì?
3. Tips chuẩn bị
- Đọc kỹ lịch sử, giá trị cốt lõi của VCB (tin cậy, đổi mới, hợp tác, chuyên nghiệp).
- In sẵn Phiếu dự tuyển theo mẫu VCB, điền đầy đủ, chính xác.
- Chuẩn bị bản photo công chứng bằng cấp, chứng chỉ.
- Tập trả lời ngắn gọn, rõ ràng, nhấn mạnh kinh nghiệm (nếu có) với ngân hàng/tổ chức quốc tế.
4. Dress code
- Nữ: áo sơ mi trắng/be, quần âu hoặc chân váy đen/navy, giày bít mũi, tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ.
- Nam: áo sơ mi trắng, quần âu, giày tây, thắt lưng, tóc cắt ngắn gọn.
- Tránh mặc quá màu mè, đồ thể thao, trang sức to.
Lộ trình ôn thi
Lộ trình ôn tập & chuẩn bị trong 1–2 tuần
Ngày 1–3: Tìm hiểu Vietcombank và vị trí ứng tuyển
- Đọc thông tin trên website chính thức vietcombank.com.vn.
- Nắm rõ: VCB là ngân hàng TMCP nhà nước, thành lập năm 1963, một trong 4 ngân hàng lớn nhất Việt Nam (Big 4).
- Tìm hiểu sơ đồ tổ chức Chi nhánh Bà Rịa, các phòng ban chính.
- Đọc lại mô tả công việc 1–2 lần, gạch chân các yêu cầu bắt buộc.
Ngày 4–7: Ôn kiến thức chuyên môn văn thư – lưu trữ
Tài liệu cần đọc:
1. Luật Lưu trữ 2016 (Luật số 01/2016/QH13).
2. Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (thay thế các văn bản cũ).
4. Quy chế quản lý văn bản của VCB (nếu tìm được trên mạng nội bộ hoặc qua người quen).
Chủ đề trọng tâm:
- Phân loại văn bản: đến, đi, nội bộ.
- Sổ đăng ký văn bản: cách ghi, lưu giữ.
- Hệ thống lưu trữ: mục lục, hộp, kệ, kho.
- Quy trình thanh hủy tài liệu hết giá trị.
Ngày 8–10: Luyện kỹ năng thực hành
- Thực hành soạn thảo công văn mẫu theo Thông tư 01/2011.
- Lập bảng Excel quản lý hồ sơ: họ tên, ngày sinh, số CMND, ngày nhận, ngày trả.
- Luyện viết email tiếng Anh trả lời yêu cầu cung cấp tài liệu.
Ngày 11–13: Chuẩn bị hồ sơ phỏng vấn
- Tải Phiếu dự tuyển VCB từ trang tuyển dụng.
- Chuẩn bị CV theo mẫu, đính kèm Phiếu dự tuyển như hướng dẫn.
- Photo công chứng: bằng tốt nghiệp, chứng chỉ Anh/Tin, CMND, sơ yếu lý lịch.
- Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ gốc và 2 bộ photo để nộp.
Ngày 14: Tổng duyệt và nghỉ ngơi
- Ôn lại toàn bộ kiến thức trên giấy note.
- Mặc thử trang phục phỏng vấn.
- Đi ngủ sớm, giữ tinh thần thoải mái.
Tài liệu tham khảo gợi ý
- "Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ" – NXB Chính trị Quốc gia.
- Bài giảng trên YouTube của các giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia.
- Diễn đàn OSE, Webketoan, Dân kế toán (mục Văn phòng – Hành chính).
Tư vấn nghề nghiệp
Lời khuyên sự nghiệp cho vị trí Lễ tân – Văn thư – Lưu trữ tại VCB
1. Lộ trình thăng tiến khả thi
Vị trí nhân viên văn thư – lưu trữ là điểm khởi đầu tốt trong hệ thống ngân hàng. Lộ trình tham khảo:
```
Nhân viên Lễ tân – Văn thư
↓ (1–3 năm)
Chuyên viên Văn thư
↓ (3–5 năm)
Chuyên viên chính / Tổ trưởng Văn phòng
↓ (5–8 năm)
Phó Trưởng phòng Hành chính
↓ (8+ năm)
Trưởng phòng / Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách HCNS
```
Nhiều người từ vị trí văn thư chuyển sang các mảng khác như: nhân sự, hành chính, quản trị nội bộ, kiểm toán nội bộ (nếu học thêm ACCA, CPA).
2. Mức lương ước lượng (mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm)
| Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương ước lượng (VNĐ/tháng) |
|---|---|---|
| Nhân viên mới | 0–2 năm | 8 – 12 triệu |
| Chuyên viên | 2–5 năm | 12 – 18 triệu |
| Chuyên viên chính / Tổ trưởng | 5–8 năm | 18 – 25 triệu |
| Phó Trưởng phòng | 8–12 năm | 25 – 40 triệu |
Lưu ý: VCB là ngân hàng nhà nước, lương thường kèm theo chế độ đãi ngộ ổn định: thưởng Tết (1–3 tháng lương), phúc lợi, bảo hiểm, ưu đãi vay vốn ngân hàng.
3. Kỹ năng cần phát triển thêm sau khi vào làm
Ngắn hạn (1–3 tháng đầu):
- Nắm vững quy trình văn thư riêng của VCB (khác với cơ quan nhà nước thông thường).
- Ghi nhớ mặt các đối tác thường xuyên, khách VIP.
- Làm quen với hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.
Trung hạn (6–12 tháng):
- Học thêm chứng chỉ quản lý hành chính công.
- Rèn luyện kỹ năng viết báo cáo, tờ trình.
- Phát triển kỹ năng giao tiếp với cấp quản lý.
Dài hạn (2–5 năm):
- Học thêm bằng Đại học chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Hành chính hoặc Luật.
- Nâng cao trình độ tiếng Anh lên C1 nếu muốn chuyển sang mảng tổ chức quốc tế.
- Tích lũy kinh nghiệm để thăng chức.
4. Lời khuyên thực tế
- Hãy coi vị trí này là bàn đạp chứ không phải điểm đến cuối cùng.
- Chịu khó quan sát, học hỏi từ các anh chị lớn tuổi trong phòng.
- Tránh để bản thân bị xem là "người chỉ biết đưa giấy". Hãy thể hiện sự chủ động, sáng tạo trong việc số hóa hồ sơ, tối ưu quy trình.
- Tận dụng môi trường VCB để học thêm về tài chính, ngân hàng – đây là lợi thế cạnh tranh lớn.
Câu hỏi thường gặp
Em là sinh viên mới ra trường, học ngành Văn thư lưu trữ, có thể ứng tuyển vị trí này không?
Được em nhé. VCB yêu cầu tốt nghiệp Trung cấp nghiệp vụ trở lên chuyên ngành Văn thư lưu trữ hoặc liên quan, nên nếu em mới ra trường với tấm bằng Trung cấp/Cao đẳng/Đại học đúng chuyên ngành là đủ điều kiện. Tuy nhiên, em nên chuẩn bị thêm chứng chỉ tin học B và tiếng Anh B trước khi nộp để hồ sơ chắc chắn hơn.
Chứng chỉ tiếng Anh B cấp trước ngày 15/01/2020 là sao? Bây giờ thi lại có còn hợp lệ không?
Đây là yêu cầu cụ thể của VCB: chứng chỉ phải được cấp trước ngày 15/01/2020 (theo khung 6 bậc cũ). Tuy nhiên, nếu em thi các chứng chỉ theo khung mới (VSTEP B1, IELTS 4.5, TOEIC 450...) thì vẫn được xét tương đương. Em nên liên hệ phòng nhân sự VCB Bà Rịa để xác nhận trước khi nộp, tránh bị loại oan.
Mức lương cho vị trí này khoảng bao nhiêu? Có thể mặc cả không?
Mức lương ghi "Thỏa thuận" nghĩa là bên tuyển dụng sẽ đề xuất dựa trên năng lực và kinh nghiệm của bạn. Theo tham khảo chung, vị trí nhân viên văn thư mới vào khoảng 8–12 triệu đồng (mức lương có thể thay đổi tùy ngân hàng và thời điểm). Nếu bạn có kinh nghiệm tại ngân hàng khác hoặc tổ chức quốc tế, có thể đề xuất mức cao hơn, khoảng 12–15 triệu. Khi phỏng vấn, bạn có thể hỏi rõ về phụ cấp cơm, xăng, điện thoại.
Tôi 39 tuổi, đang làm văn thư tại một ngân hàng TMCP tư nhân được 5 năm, liệu có còn cơ hội vào VCB không?
Hoàn toàn có cơ hội. VCB quy định không quá 40 tuổi tại thời điểm nộp hồ sơ, nên bạn vẫn đủ tuổi. Kinh nghiệm 5 năm tại ngân hàng TMCP là một lợi thế rất lớn, vì VCB ưu tiên ứng viên đã làm tại ngân hàng hoặc tổ chức quốc tế. Bạn nên làm nổi bật kinh nghiệm này trong Phiếu dự tuyển và phỏng vấn.
Tôi học ngành Báo chí, có phù hợp với vị trí này không?
Có nhé. VCB ghi rõ chuyên ngành liên quan bao gồm Văn thư lưu trữ, Báo chí, Thư viện – tức là chấp nhận cả ba chuyên ngành này. Báo chí giúp bạn có lợi thế về kỹ năng soạn thảo văn bản, trình bày, biên tập – rất phù hợp với công việc văn thư.
Nếu tôi trúng tuyển, thời gian thử việc là bao lâu? Có đào tạo không?
Thông thường VCB áp dụng thử việc 2 tháng với nhân viên văn phòng. Trong thời gian này, bạn sẽ được một nhân viên kèm cặp (mentor) hướng dẫn quy trình làm việc cụ thể. VCB cũng thường tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ ngân hàng cơ bản cho nhân viên mới.
Công việc hàng ngày của nhân viên lễ tân – văn thư – lưu trữ tại ngân hàng là gì?
Công việc hàng ngày khá đa dạng: tiếp đón khách đến giao dịch hoặc làm việc, hướng dẫn đến phòng ban liên quan; tiếp nhận công văn đến/đi qua bưu điện hoặc nội bộ; đăng ký vào sổ văn bản; chuyển giao văn bản đến các phòng ban; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khách hàng, hồ sơ tín dụng; hỗ trợ lãnh đạo chuẩn bị tài liệu họp, công tác; quản lý con dấu, giấy giới thiệu.
Tôi muốn chuyển từ ngành hành chính sang làm nhân sự (HR), vị trí này có phải bàn đạp tốt không?
Đây là bàn đạp khá tốt. Vị trí văn thư giúp bạn hiểu cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc nội bộ của ngân hàng, đồng thời tiếp xúc với nhiều phòng ban. Sau 1–2 năm, bạn có thể xin chuyển sang phòng Nhân sự (HCNS) nếu thể hiện tốt. Nhiều trưởng phòng HCNS hiện nay xuất thân từ văn thư.
Phiếu dự tuyển VCB lấy ở đâu? Có mẫu cố định không?
Phiếu dự tuyển là mẫu riêng của VCB, được đăng tải kèm theo thông báo tuyển dụng trên website vietcombank.com.vn mục Tuyển dụng. Bạn cần tải về, điền đầy đủ bằng tay hoặc đánh máy, sau đó đính kèm vào mục CV/Sơ yếu lý lịch khi nộp online. Nộp đúng mẫu này mới được xét duyệt.