Nghiệp vụ Ngân quỹ tại Ngân hàng là gì?

Ngân quỹ là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi Ngân hàng. Nếu bạn là một nhân viên Ngân hàng mới, bạn sẽ cần hiểu rõ hơn về mảng nghiệp vụ này. Bài viết dưới đây sẽ mang đến cho bạn một góc nhìn toàn diện về nghiệp vụ Ngân quỹ Ngân hàng tại Việt Nam.

1. Dịch vụ ngân quỹ là gì? 

Dịch vụ ngân quỹ là một chức năng vô cùng quan trọng tại ngân hàng dành riêng cho các giám đốc tài chính hoặc các thủ quỹ. Nhiệm vụ ngân quỹ này giúp cung cấp những thông tin liên quan đến giao dịch, đầu tư, tiền gửi thanh toán ở ngân hàng hoặc các chứng từ có giá trị dành cho các đối tượng cụ thể. Thông thường thì các dịch vụ này đều sẽ tập trung cụ thể vào nguồn tiền đầu tư của khách hàng. Ngoài ra, dịch vụ này cũng hỗ trợ bảo đảm tính thanh khoản cùng với sự lưu thông tiền trong ngân quỹ. 

Tìm hiểu về khái niệm của nghiệp vụ ngân quỹ

Bạn có thể hiểu một cách đơn giản hơn như sau: Bạn coi ngân hàng thương mại giống như một tổ chức tài chính trung gian và lĩnh vực kinh doanh hoạt động chính của họ là lĩnh vực tiền tệ. Hoạt động kinh doanh của bất cứ tổ chức nào thì cũng hướng đến mục đích cao nhất là tối đa hóa lợi nhuận. Và dịch vụ ngân quỹ chính là giải pháp giúp khách hàng có thể yên tâm hoàn toàn về các khoản tiền khi thu/chi của mình mà không mất thời gian. Và ngân hàng sẽ là nơi thanh toán thường xuyên của khách hàng nên ngân hàng sẽ luôn được yêu cầu phải giữ một lượng tiền mặt nhất định dưới nhiều hình thức:

• Tiền mặt có trong quỹ của ngân hàng

Hầu hết các ngân hàng thương mại hiện nay thì họ đều sẽ phải duy trì và giữ một số lượng tiền mặt nhất định. Và ngay khi khách hàng yêu cầu thì họ có thể chi trả cho những vấn đề này.

• Dịch vụ tài khoản phải thu

Dịch vụ này hỗ trợ cho các khách hàng rất nhiều khi không chỉ giúp khách hàng cung cấp được các sản phẩm mà còn là giải pháp hữu hiệu trong quá trình nhận/thu tiền cho các giao dịch liên quan đến kinh doanh hoặc bán hàng. 

Lưu ý rằng, dịch vụ này sẽ được cung cấp từ phía của các đối tác hoặc các khách hàng, tập hợp của các khách hàng lẻ. 

• Dịch vụ quản lý thanh khoản

Đối với những công ty hoặc các doanh nghiệp đang có nhu cầu muốn quản lý được số tài sản và nợ ngắn hạn của mình thì rất cần đến dịch vụ này.

• Dịch vụ báo cáo

Khách hàng sẽ được hợp nhất các khoản phải thu nhờ các nhà cung cấp dịch vụ thông qua nhiều loại tiền tệ khác nhau. Các quyết định kinh doanh từ đó cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. 

• Dịch vụ tài trợ thương mại

Với những khách hàng thường xuyên có các giao dịch qua biên giới thì rất cần dịch vụ này bởi chúng sẽ đảm bảo được tiền giao hàng kịp thời và thu tiền nhanh chóng.

• Các dịch vụ phải trả

Những khách hàng có nhu cầu trong việc chi trả dành cho các đối tác kinh doanh hoặc là các khách bán lẻ thì có thể sử dụng dịch vụ này.

2. Nội dung nghiệp vụ Ngân quỹ

Nghiệp vụ Ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt.

Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào quy mô hoạt động; tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó.

Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình. Một mặt đảm bảo thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào; mặt khác không để tồn quỹ tiền mặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của Ngân hàng.

Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên kiểm ngân. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.

Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch Ngân hàng lựa chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa.

• Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng.
• Với mô hình giao dịch một cửa: mỗi đầu ngày, cuối ngày, quỹ chính thực hiện việc giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các giao dịch viên được nắm giữ.

Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh; quỹ không phải trực tiếp thu – chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên).

3. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng trong nghiệp vụ Ngân quỹ

3.1 Tài khoản

Tài khoản “Tiền mặt tại đơn vị” – 1011

Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ chức tín dụng.

• Bên Nợ ghi: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ
• Bên Có ghi: Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ
• Số dư Nợ: Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD
• Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.

Tài khoản “Tiền mặt đang vận chuyển” – 1019

Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt tại đơn vị chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi.

• Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền
• Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận
• Số dư Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đường vận chuyển
• Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền vận chuyển đến.

Tài khoản “Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị” – 1031

Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng.

• Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ
• Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ xuất quỹ
• Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của TCTD
• Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.

Tài khoản “Ngoại tệ đang vận chuyển” – 1039

Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi.

• Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị nhận tiền
• Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị nhận
• Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận chuyển trên đường
• Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển đến.

Tài khoản “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý” – 3614

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội bộ của Tổ chức Tín dụng.

• Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD phải thu
• Bên Có ghi: Số tiền được xử lý chuyển vào các tài khoản thích hợp khác
• Số dư Nợ: Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu
• Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán

Tài khoản “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động nội bộ của Tổ chức Tín dụng.

• Bên Có ghi: Số tiền TCTD phải trả
• Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD đã trả hoặc được giải quyết chuyển vào TK khác
• Số dư Có: Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả
• Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán

3.2 Chứng từ

Nếu thu tiền mặt

• Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào Ngân hàng)
• Phiếu thu (dùng cho nội bộ Ngân hàng)

Nếu chi tiền mặt

• Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG)
• Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trường hợp cho vay)
• Phiếu chi (dùng cho nội bộ Ngân hàng)

3.3 Sổ sách

Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau

• Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ tìm tổng tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày. Đối chiếu với thủ quỹ.
• Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng). Sổ này dùng làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng.

Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ. Cuối ngày cộng sổ nhật ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt trong ngày. Căn cứ vào số tổng thu để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi vào số phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số dư cuối ngày của tài khoản tiền mặt, số dư Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý.

Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau

• Sổ quỹ: Được đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai): Do thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ thu chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế để đối chiếu với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo quản trong kho, két. Nếu thực hiện giao dịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp giữ.
• Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ thống kê các loại tiền.

Trên đây là thông tin về Nghiệp vụ Ngân quỹ tại các Ngân hàng có thể bạn cần biết. Hiện nay hầu hết các ngân hàng thương mại đều cung cấp dịch vụ ngân quỹ cho khách hàng doanh nghiệp, tổ chức và các cá nhân. Hy vọng bài viết do UB Academy tổng hợp và biên soạn đã giúp bạn hiểu hơn về nghiệp vụ Ngân quỹ của Ngân hàng. Đừng quên theo dõi chuyên mục Điểm tin UB Academy và Diễn đàn U&Bank để cập nhật những tin tức mới nhất về ngành Ngân hàng.