Hướng Dẫn Cho Vay Bổ Sung Vốn Lưu Động: Phần 2 Hướng Dẫn Khách Hàng Lập Hồ Sơ Vay

Tiếp theo Phần 1 của loạt bài Hướng dẫn cho vay Bổ sung vốn lưu động (Phần 1 – Cách tiếp cận Khách hàng), UB tiếp tục chia sẻ phần 2 – Hướng dẫn Khách hàng lập hồ sơ vay vốn như sau:

2.1. Hướng dẫn lập hồ sơ vay vốn

Sau khi nắm bắt được sơ bộ các yêu cầu của khách hàng, tùy thuộc đối tượng khách hàng, mục đích sử dụng vốn vay, phương thức vay vốn, loại hình kinh doanh của khách hàng, Chuyên viên khách hàng phải cung cấp Danh mục bộ hồ sơ vay vốn theo quy định dưới đây, danh mục hồ sơ cho từng loại sản phẩm dịch vụ khác và hướng dẫn khách hàng một cách tỷ mỷ, đầy đủ về nội dung và phù hợp về hình thức. Tuyệt đối không để khách hàng phải đi lại nhiều, mỗi lần lại thêm một loại hồ sơ, gây tâm lý không tốt cho khách hàng. (Danh mục hồ sơ mỗi Ngân hàng sẽ khác nhau một chút về hình thức và cơ cấu – Tôi tạm đưa một danh mục theo tôi là chuẩn để các bạn tham khảo)

Bộ hồ sơ vay vốn cụ thể như sau:

2.1.1. Trường hợp khách hàng là pháp nhân

A. Đối với khách hàng vay vốn lần đầu:

• Hồ sơ về tư cách pháp nhân

1) Giấy phép thành lập (nếu khách hàng thành lập sau ngày 1/1/2000 thì không cần), Đăng ký kinh doanh, Giấy phép hành nghề đối với những ngành nghề yêu cầu phải có giấy phép.

2) Quyết định bổ nhiệm Giám Đốc (Tổng Giám Đốc) và Kế toán trưởng.

3) Điều lệ hoạt động của Công ty.

4) Quy chế về quản lý tài chính (nếu có) hoặc Quy chế về quản lý tài chính của Tổng công ty (đối với các khách hàng vay vốn là Tổng công ty).

5) Catalog hoặc các quảng cáo hoặc giới thiệu về khách hàng (nếu có).

6) Biên bản họp HĐQT (nếu là cty CP)/ HĐTV (nếu là công ty TNHH) công ty về việc uỷ quyền cho Giám đốc Công ty vay vốn Ngân hàng (cần tham chiếu theo điều lệ Công ty).

7) Các báo cáo tài chính của hai năm gần nhất và quý gần nhất:

7.1) Bảng cân đối kế toán.

7.2) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

7.3) Thuyết minh báo cáo tài chính.

7.4) Bảng lưu chuyển tiền tệ .

7.5) Các biên bản quyết toán thuế và kết quả kiểm toán (nếu có).

​Các hồ sơ về tình hình tài chính nêu trên, phải được cập nhật thường xuyên theo quý. Trong trường hợp khách hàng không lập các báo cáo tài chính theo quý thì phải cập nhật một số chỉ tiêu tài chính cơ bản tại thời điểm vay vốn, gồm: Tổng doanh thu, lợi nhuận, tổng tài sản, xuất – nhập – tồn kho, các khoản phải thu và nợ phải trả chi tiết (nếu có), dư nợ tại các ngân hàng khác…

8) Tình hình hoạt động kinh doanh trong thời gian qua:

​8.1) Một số hợp đồng hoặc công trình tiêu biểu đã và đang thực hiện (kèm hóa đơn GTGT – nếu có thể hoặc tờ khai thuế GTGT đi kèm có mô tả chi tiết hợp đồng/ công trình đã thực hiện).

8.2) Danh sách một số khách hàng đầu vào và đầu ra tiêu biểu.

8.3) Doanh số thực hiện trong thời gian qua.

8.4) Bảng kê tài sản cố định, các khoản phải thu, phải trả, sao kê tài khoản Ngân hàng/ sổ tiền mặt (nếu có thể).

• ​Các hồ sơ có liên quan đến phương án kinh doanh hoặc kế hoạch kinh doanh

1) Đối với khách hàng vay theo món: Giấy đề nghị vay vốn kèm phương án kinh doanh (theo mẫu của Ngân hàng), Các hợp đồng (kèm bảng kê nếu nhiều) đầu vào và đầu ra hoặc đơn đặt hàng, báo giá (nếu có) và các tài liệu khác có liên quan đến khoản vay .

2) Đối với khách hàng xin cấp hạn mức tín dụng: Đề nghị cấp hạn mức tín dụng (theo mẫu mẫu của Ngân hàng), Kế hoạch kinh doanh trong thời kỳ tiếp theo và các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Khách hàng (nếu có).

3) Trường hợp khách hàng vay vốn bằng ngoại tệ phải có các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện vay ngoại tệ theo quy định về quản lý ngoại hối như: Hợp đồng nhập khẩu, Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, Giấy phép nhập khẩu (đối với các mặt hàng nhập khẩu phải có giấy phép)…

• ​Các hồ sơ về tài sản thế chấp hoặc cầm cố

Bao gồm toàn bộ các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng hợp pháp về tài sản, cụ thể:

1) Tài sản thế chấp bằng bất động sản:

Các giấy tờ hợp lệ chứng minh quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng đất hoặc các giấy tờ liên quan đến việc chứng minh quyền sở hữu tài sản của người bảo lãnh cho Khách hàng.

2) Tài sản cầm cố :

• .Cầm cố các phương tiện vận tải, xe máy thi công xây dựng đang lưu hành: Giấy đăng ký, Giấy phép lưu hành, chứng nhận bảo hiểm (còn hiệu lực).
• Cầm cố máy móc, thiết bị, hàng hóa trong kho: Các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa như Hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính hoặc bộ chứng từ nhập khẩu, các phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản chứng minh đã thanh toán tiền cho bên bán và bảo hiểm hàng hóa đối với những mặt hàng bắt buộc phải có bảo hiểm như: mặt hàng dễ cháy nổ, dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển, lưu trữ ….
• Cầm cố phương tiện vận tải trong kho: Các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa như Hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính hoặc bộ chứng từ nhập khẩu, tờ khai nguồn gốc xe nhập khẩu và đăng kiểm (đối với các loại phương tiện yêu cầu phải có đăng kiểm).
• Nếu cầm cố giấy tờ có giá phải là bản chính các giấy tờ có giá đó.
• Nếu thế chấp bằng các quyền đòi nợ phải có các giấy tờ chứng minh quyền đòi nợ như Biên bản bàn giao/Biên bản nghiệm thu… xác nhận cam kết của Bên nợ chỉ thanh toán khoản nợ cho khách hàng vay vốn của Ngân hàng về tài khoản của khách hàng tại Ngân hàng cho vay mà không chuyển đi bất cứ tài khoản nào khác khi chưa có ý kiến của Ngân hàng. Chú ý: Quyền đòi nợ chỉ thực sự hình thành khi phát sinh nghĩa vụ tài chính giữa KH và bên bị đòi nợ (vì thế phải có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận công nợ).

B. Đối với khách hàng cũ:

Đối với những khách hàng cũ tuy đã cung cấp đủ các hồ sơ theo quy định tại mục a trên đây, nhưng khi có nhu cầu vay vốn (món mới hoặc hạn mức tín dụng mới) khách hàng phải cung cấp hoặc bổ xung các hồ sơ sau đây:

1) Cập nhật thông tin các loại tại mục 7 và 8.

2) Hồ sơ về phương án kinh doanh, theo quy định tại điểm b.

3) Bổ sung thêm hồ sơ tài sản đảm bảo trong trường hợp cần thiết.

4) Nếu khách hàng có thay đổi về nhân sự, địa điểm, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh… thì phải thông báo bổ sung cho Ngân hàng kịp thời.

​2.1.2. Trường hợp khách hàng thể nhân

A. Khi vay vốn lần đầu:

a) Hồ sơ pháp lý: Các hồ sơ về tư cách khách hàng: Giấy CMND, hộ khẩu, địa chỉ, đăng ký kinh doanh (nếu có).

b) Hồ sơ phương án vay vốn:

​1) Giải trình về phương án sử dụng tiền vay và nguồn trả nợ.

2) Các hồ sơ chứng minh năng lực tài chính và nguồn trả nợ (nếu có).

3) Các hồ sơ về tình hình sản xuất, kinh doanh (nếu có).

​c) Các hồ sơ về tài sản đảm bảo thế chấp và cầm cố

​Giống như quy định đối với khách hàng là pháp nhân.

B. Khi đã có quan hệ vay vốn:

1) Giải trình về phương án sử dụng tiền vay và nguồn trả nợ.

2) Cập nhật các thông tin về tư cách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh (nếu có).

3) Các hồ sơ tài sản đảm bảo bổ sung (nếu cần bổ sung tài sản đảm bảo).

​Lưu ý: 

• Ngoài những hồ sơ bắt buộc nêu trên, đối với mỗi khách hàng cụ thể thì Chuyên viên khách hàng có thể căn cứ vào những đặc thù của khách hàng để hướng dẫn khách hàng bổ sung thêm các hồ sơ khác để đảm bảo cho Techcombank có được thông tin về khách hàng một cách đầy đủ, toàn diện.
• Chuyên viên khách hàng có trách nhiệm hướng dẫn chu đáo để khách hàng hiểu được nội dung các loại hồ sơ phải lập nhưng không được phép lập hồ sơ thay khách hàng. Vì nếu sau này xảy ra tranh chấp giữa Ngân hàng và khách hàng thì việc Ngân hàng lập hồ sơ cho khách hàng sẽ gây bất lợi cho Ngân hàng trước cơ quan pháp luật.​

2.2. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Chuyên viên QHKH có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và tư vấn KH hoàn thiện hồ sơ vay vốn theo nguyên tắc: Tất cả những gì KH nói/ đề cập đều có giấy tờ chứng minh và giấy tớ đó phải mang đầy đủ 3 tính chất: có thật, hợp lý và hợp pháp.

Kết bài

Với mỗi Ngân hàng khác nhau sẽ có những quy định khác nhau về trách nhiệm và quyền hạn của QHKH trong việc xác thực tính có thật, hợp lý và hợp pháp của hồ sơ khách hàng. Trên đây là những Hướng dẫn cho vay Bổ sung vốn lưu động – Phân tích tài chính khách hàng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có được những giải đáp rõ ràng, cụ thể cho các khúc mắc của mình. Đừng quên theo dõi chuyên mục điểm tin UB Academy và Diễn đàn U&Bank để cập nhật những tin tức mới nhất về ngành Ngân hàng.