Hồ Sơ Thi Viên Chức Gồm Những Gì ?

1. Khái niệm Viên chức

Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc. Các điểm cụ thể trong văn bản pháp luật giúp ta hiểu rõ hơn về khái niệm viên chức:

• Viên chức là những công dân Việt Nam được tuyển chọn thông qua quy trình tuyển dụng để làm việc tại các vị trí công việc cụ thể.
• Địa điểm làm việc của viên chức là các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sự quản lý của Nhà nước.
• Chế độ hợp đồng làm việc của viên chức, theo quy định mới nhất tại Điều 2 của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều trong Luật cán bộ, công chức và Luật viên chức, có hiệu lực từ ngày 01/07/2020. Chế độ này là hợp đồng làm việc có xác định thời hạn, tức là hai bên thỏa thuận cụ thể về thời gian làm việc và thời điểm chấm dứt hợp đồng, trong khoảng từ 12 tháng đến 60 tháng.
• Đối với viên chức được tuyển dụng trước ngày 01/07/2020, vẫn duy trì chế độ hợp đồng làm việc không xác định thời hạn, tức là không có thời gian cụ thể và thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Viên chức được hưởng chế độ lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập, theo quy định chung của pháp luật.

2. Hồ sơ viên chức gồm những gì ?

2.1. Hồ sơ tuyển dụng Viên chức

Trong vòng 30 ngày, kể từ ngày quyết định tuyển dụng được ban hành, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức để tự kê khai, kiểm tra và xác minh các thông tin trong hồ sơ tuyển dụng. Các đơn vị phải đối chiếu thông tin này với nội dung trong Phiếu lý lịch tư pháp được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức sẽ tiến hành xác nhận, đóng dấu, và nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này được xem là hồ sơ gốc của viên chức.

Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần sau đây:

• Quyển “Lý lịch viên chức” theo mẫu HS01-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV: Quyển này phản ánh toàn diện về thông tin cá nhân, gia đình và mối quan hệ xã hội của viên chức. Viên chức tự kê khai thông tin trong quyển này và đơn vị sử dụng viên chức sẽ thực hiện kiểm tra, xác minh và xác nhận
• "Sơ yếu lý lịch viên chức" theo mẫu HS02-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV: Sơ yếu lý lịch là tài liệu tóm tắt thông tin quan trọng về cá nhân, gia đình và xã hội của viên chức. Viên chức có thể tự kê khai hoặc người có trách nhiệm có thể lấy thông tin từ quyển "Lý lịch viên chức" như quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV. Sơ yếu lý lịch cũng phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận
• Bản sao công chứng giấy khai sinh: Được thực hiện bởi cơ quan hoặc đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp bởi cơ quan có thẩm quyền
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Do cơ sở y tế cấp huyện trở lên cấp và còn giá trị theo quy định của pháp luật
• Bản sao công chứng các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng: Bao gồm bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, và bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp giấy tờ đào tạo được cấp bởi cơ sở đào tạo ngoài lãnh thổ Việt Nam, phải được công nhận bởi cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Bản sao công chứng các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển: Được thực hiện bởi cơ quan hoặc đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm hoặc thông tin sai lệch trong hồ sơ gốc của viên chức, đơn vị sự nghiệp công lập sẽ xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập, tuân theo quy định của pháp luật (Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV).

2.2. Hồ sơ viên chức đang công tác

Ngoài hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV, hồ sơ viên chức còn bao gồm các thành phần sau:

• "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" theo mẫu HS03-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV: Phiếu này là tài liệu mà viên chức tự kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. Đơn vị sử dụng viên chức cần kiểm tra, xác minh và xác nhận thông tin trong phiếu này

• Bản sao các quyết định liên quan đến viên chức: Bao gồm quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức

• Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, và đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức

• Bản nhận xét, đánh giá, và phân loại viên chức từ cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức: Bao gồm đánh giá hàng năm, đánh giá khi hết nhiệm kỳ, đánh giá trong quá trình bầu cử hoặc bổ nhiệm, đánh giá khi viên chức giới thiệu ứng cử, cũng như các đánh giá khen thưởng, kỷ luật, hoặc sau các đợt công tác và tổng kết học tập

• Bản kê khai tài sản và bản kê khai tài sản bổ sung (đối với những viên chức bắt buộc phải kê khai tài sản theo quy định của pháp luật)

• Các đơn, thư kèm theo văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền liên quan đến viên chức và gia đình viên chức. Lưu ý rằng không lưu trữ trong hồ sơ các đơn, thư nặc danh hoặc đơn, thư chưa được xem xét và kết luận bởi cơ quan có thẩm quyền

• Các văn bản khác trực tiếp liên quan đến quá trình công tác và các mối quan hệ xã hội của viên chức

Đối với viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo hoặc quản lý, cần bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức. (Khoản 2 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV)

3. Thời gian bổ sung hồ sơ viên chức

Trong trường hợp thiếu các phần tử quan trọng trong hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, quá trình xây dựng và hoàn thiện hồ sơ gốc sẽ được thực hiện theo các quy định sau đây:

• Trong khoảng thời gian 30 ngày, tính từ ngày phát hiện thiếu các phần tử quan trọng hoặc không có hồ sơ gốc của viên chức, đơn vị sử dụng viên chức phải yêu cầu viên chức bổ sung và hoàn thiện các phần tử bị thiếu trong hồ sơ gốc, tuân thủ theo hướng dẫn được đề ra tại Khoản 2 Điều 12 của Thông tư 07/2019/TT-BNV.
• Trong trường hợp không thể hoàn thiện và bổ sung đầy đủ các phần tử cần thiết cho hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có thể sử dụng giấy khai sinh gốc của viên chức để hoàn thiện các phần tử khác hoặc lập lại hồ sơ viên chức theo các quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Thông tư 07/2019/TT-BNV.

(Khoản 4 và Khoản 5, Thông tư 07/2019/TT-BNV)