Hệ thống UCHI là gì? Những điều mà QHKH & HTTD cần biết

Trong quá trình thực hiện các Giao dịch mua bán nhà đất (với vai trò của Người Mua); hoặc quá trình Thẩm định các khoản vay Mua nhà đất (với vai trò của Ngân hàng); rất nhiều trường hợp chúng ta phải giải đáp các vấn đề thắc mắc xoay quanh việc thẩm định tài sản đảm bảo. Để giải quyết được những vấn đề đó thì một hệ thống với tên gọi hệ thống UCHI được xây dựng và vận hành. Cùng UB Academy tìm hiểu về hệ thống này trong bài viết dưới đây. 

1. Vấn đề đặt ra?

(1) Đa số các địa phương chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu thông tin về bất động sản; chưa có sự kết nối, chia sẻ thông tin bài bản giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau; và giữa các tổ chức hành nghề công chứng với văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất về tài sản giao dịch. Chưa tạo được cơ chế liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan thuế; cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và nhà khi thực hiện các thủ tục hành chính đối với các giao dịch về bất động sản.

Điều này dẫn đến xảy ra tình trạng rủi ro trong hoạt động công chứng như một tài sản giao dịch nhiều lần được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau.

(2) Thực tế đã phát sinh nhiều trường hợp:

Một tài sản có thể được giao dịch Công chứng nhiều lần ở những Văn phòng khác nhau gây tổn thất về kinh tế; và ảnh hưởng tới uy tín các bên liên quan. Việc tra cứu, báo cáo, thống kê hợp đồng, giao dịch ở các tổ chức hành nghề Công chứng vẫn đang thực hiện một cách thủ công; gây tốn kém nguồn lực, thời gian mà hiệu quả đem lại không cao.

(3) Trước đây, khi quyết định thực hiện một hợp đồng, giao dịch, người dân hoàn toàn không có thông tin về tài sản; hoặc có thông tin nhưng không chính xác dẫn đến họ có thể bị lừa… Việc xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng sẽ góp phần quan trọng để giải quyết những khó khăn này.

2. Giải pháp

Rõ ràng, với các vấn đề trên; chúng ta cần xây dựng cơ sở dữ liệu chung về công chứng để ngăn chặn rủi ro trong giao dịch.

Để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý; hạn chế rủi ro cho việc công chứng các hợp đồng; UBND thành phố Hà Nội cho biết đã chỉ đạo Sở Tư pháp; Hội Công chứng thành phố Hà Nội; và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố xây dựng Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

Chương trình được xây dựng với mục đích hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài sản; hạn chế việc công chứng đối với giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất…; hạn chế việc sử dụng văn bản công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm…

Như vậy, một cách đơn giản, với chương trình nói trên, thay vì người dân phải tự tìm hiểu thông tin với tài sản mình cần giao dịch; thì nay chỉ bằng thao tác đơn giản; Công chứng viên sẽ giúp họ có thông tin chính xác về việc đó. Với chương trình này, người dân có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch mà không lo bị lừa do thiếu thông tin.

Thêm nữa, phần mềm ngăn chặn rủi ro (dùng nội bộ) được cập nhật hàng ngày. Trong tương lai, phần mềm này được kết nối trong toàn hệ thống; chia sẻ với các ngành như Tài nguyên và Môi trường và các ngành khác có liên quan để sử dụng chung. Cùng với phần mềm có tác dụng công khai, minh bạch tình trạng pháp lý của tài sản; Công chứng viên sẽ giúp người dân sàng lọc các giao dịch hợp pháp.

3. Hệ thống UCHI là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn (UCHI) là hệ thống phần mềm chạy trên Web; có khả năng kết nối từ xa và được thiết kế trên hệ thống Cơ sở dữ liệu mạnh; lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Hệ thống UCHI được tích hợp cả việc tra cứu dữ liệu ngăn chặn và quản lý hợp đồng công chứng phục vụ cho các tổ chức hành nghề Công chứng; hỗ trợ cho người dùng toàn bộ các thao tác từ việc tiếp nhận dữ liệu ngăn chặn; tra cứu dữ liệu ngăn chặn, tra cứu thông tin lịch sử giao dịch tài sản; tiếp nhận thông tin hợp đồng, giao dịch, in ấn các báo cáo thống kê về hợp đồng, giao dịch.

4. Các tính năng cơ bản của hệ thống UCHI

• Cho phép các tổ chức công chứng tiếp nhận; quản lý, lưu trữ; tra cứu thông tin các giao dịch; hợp đồng một cách thống nhất, khoa học. Hệ thống tự động lưu lại thông tin giao dịch của tài sản trong hợp đồng sau mỗi lần giao dịch. Điều này giúp tạo nên lịch sử giao dịch đầy đủ của tài sản; là cơ sở đáng tin cậy cho công chứng viên xác định tính hợp lệ của giao dịch tiếp theo liên quan đến tài sản.
• Công chứng viên; chuyên viên nghiệp vụ có thể tìm kiếm, tra cứu; lập báo cáo về các giao dịch, hợp đồng đã công chứng dễ dàng; nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Tạo dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; các tổ chức công chứng có thể chia sẻ thông tin hạn chế rủi ro; ngăn chặn các giao dịch giả; tiết kiệm thời gian và chi phí. Dữ liệu ngăn chặn được phân loại rõ ràng; và cơ sở dữ liệu này có nguồn gốc rõ ràng xuất phát từ 2 nguồn chính: Phần lớn do Cơ quan có thẩm quyền (Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân….); và một phần do chính các Tổ chức Công chứng trong hệ thống cập nhật lên trong chính quá trình hoạt động hành nghề.
• Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin cho các tổ chức công chứng.
• Tạo dựng kênh thông tin liên lạc giữa Sở Tư pháp với các tổ chức công chứng; tăng cường sự quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.
• Trợ giúp Trưởng văn phòng trong việc quản lý; đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
• Hệ thống còn cung cấp nhiều loại báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau. Người dùng có thể tùy biến sử dụng theo mục đích của mình. Thao tác sử dụng hệ thống trở nên rất đơn giản bởi bố cục phần mềm được thiết kế khoa học, logic và thống nhất.

Việc chia sẻ thông tin dữ liệu ngăn chặn, thông tin lịch sử giao dịch của tài sản là xu thế chung của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng; phần mềm hệ thống UCHI đã được thiết kế sẵn sàng cho việc thay đổi mở rộng sau này.

Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI đã được Sở Tư pháp Hà Nội; các sở tư pháp các tỉnh và hơn 200 VPCC trên cả nước đánh giá là một phần mềm hiệu quả, hữu ích và lựa chọn là sản phẩm ứng dụng triển khai tại Sở Tư pháp và các tổ chức công chứng trên địa bàn thành phố.

5. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Uchi

Từ trước đến nay thì hoạt động của các tổ chức công chứng vẫn luôn tiềm ẩn rất nhiều các rủi ro khác nhau. Đặc biệt là đối với các hợp đồng giao dịch công chứng thì lại càng khiến điều này phức tạp hơn trong nghiệp vụ quản lý. Phần mềm uchi cũng ra đời từ đây. Và ngay sau đây thì Ub Academy sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm này nhé:

5.1. Đăng nhập, đăng xuất và thay đổi thông tin

Phần đăng nhập thì bạn chỉ cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu ở trên màn hình khi bạn truy cập vào trình duyệt web của phần mềm uchi. Nếu như bạn bị quên mật khẩu thì có thể ấn ngay ở phần bên dưới và phần mềm sẽ hỗ trợ bạn từng bước để lấy lại.

Còn lại đối với các phần thay đổi thông tin như đổi mật khẩu, cập nhật ảnh đại diện, thay đổi thông tin cá nhân thì sau khi bạn đăng nhập thành công, bạn có thể ấn vào phần tên tài khoản nằm ở góc trái trên cùng và sẽ nhanh chóng thực hiện được các thao tác này.

Còn lại đối với trường hợp năng suất thì bạn chỉ cần sử dụng icon được đặt ở phía bên góc phải màn hình là được.

Giao diện đăng nhập của phần mềm uchi

5.2. Tra cứu thông tin

Ở phần tra cứu thông tin thì người sử dụng sẽ tìm kiếm theo từ khóa sau đó tìm kiếm nâng cao. Giao diện của hai phần này thì không quá khác biệt nên những người sử dụng lần đầu tiên cũng sẽ không cảm thấy quá bỡ ngỡ.

Còn lại về quy tắc để tìm kiếm thì bạn hãy cần để cụm từ mình muốn tìm vào trong dấu nháy kép để thông tin được tìm kiếm chính xác nhất. Ngoài ra thì bạn cũng có thể kết hợp thêm sử dụng một số các điều kiện để tìm kiếm được chính xác hơn.

5.3. Quản lý hợp đồng

Ở phần quản lý hợp đồng thì sẽ chia ra danh sách hợp đồng thành 3 loại đó là danh sách hợp đồng công chứng, danh sách hợp đồng online và danh sách hợp đồng chưa đồng bộ.

Đối với danh sách hợp đồng công chứng thì bạn sẽ có các thao tác để chỉnh sửa sau:

• Tìm kiếm
• Thêm mới
• Xem chi tiết
• Chỉnh sửa
• Hủy hợp đồng công chứng
• Sao chép hợp đồng
• Tạo phụ lục hợp đồng

Quản lý hợp đồng đơn giản nhanh chóng

Đối với danh sách hợp đồng online thì các thao tác bạn sẽ được thực hiện trên phần mềm uchi sẽ là:

• Tìm kiếm hợp đồng online
• Soạn hợp đồng online
• Ký duyệt hợp đồng
• Đóng dấu hợp đồng

Cuối cùng là đối với danh sách hợp đồng chưa đồng bộ thì bạn sẽ được trang bị các thao tác sau:

• Tìm kiếm
• Xem chi tiết
• Đồng bộ lại

5.4. Báo cáo thống kê

Ở phần báo cáo thống kê thì sẽ bao gồm các loại báo cáo như báo cáo theo nhóm hợp đồng, báo cáo theo công chứng viên, báo cáo theo TT04, báo cáo theo ngân hàng, thống kê tổng hợp và in sổ hợp đồng công chứng. Đối với mỗi loại báo cáo thì đều sẽ có hai thao tác là xuất dữ liệu báo cáo và tải file báo cáo.

Báo cáo thống kê dưới nhiều hình thức khác nhau

5.5. Thông báo

Ở phần thông báo của phần mềm uchi thì sẽ cho phép người sử dụng được tìm kiếm thông báo dựa trên các điều kiện đã tìm kiếm sẵn. Bạn có thể tìm kiếm các thông tin cần thiết qua thông báo hoặc thêm mới, xem chỉnh sửa hoặc thậm chí là xóa.

5.6. Quản lý tài liệu

Ở phần quản lý tài liệu thì người sử dụng cũng sẽ được trang bị các thao tác như tìm kiếm, thêm mới, xem/chỉnh sửa và xóa.

5.7. Giao diện hiển thị

Giao diện hiển thị sẽ bao gồm các phần như tên hợp đồng, đương sự và tài sản. Tất cả các phần này thì đều sẽ được trang bị các thao tác như xem chi tiết, xem online, chỉnh sửa. Đối với tên hợp đồng thì sẽ được xuất file word. Còn lại đối với đương sự vào tài sản thì sẽ được phép xóa.

5.8. Quản trị hệ thống

Ở phần quản trị hệ thống thì phần mềm uchi sẽ cho người sử dụng biết được đầy đủ và cụ thể về danh sách cán bộ, danh sách nhóm quyền, lịch sử thay đổi hợp đồng, lịch sử thao tác hệ thống, cấu hình quản trị sao lưu, sao lưu dữ liệu từ Sở Tư Pháp, đồng bộ mẫu hợp đồng, đồng bộ ngân hàng và khởi tạo hệ thống.

Quản trị hệ thống thông minh cùng uchi

Như vậy thì chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn về cách sử dụng phần mềm uchi chi tiết nhất. Hãy tiếp tục đón xem những bài viết tiếp theo của chúng tôi để nhận được nhiều thông tin thú vị hơn về tài chính nhé.

6. Các đối tượng sử dụng hệ thống UCHI

Các đối tượng sử dụng phần mềm hệ thống UCHI bao gồm: Sở Tư pháp và các Tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước.

Hiện nay phần mềm UCHI đã được triển khai ở 7 tỉnh thành; và trên hơn 200 Tổ chức công chứng trên cả nước bao gồm: Hà Nội; Cần Thơ; Tuyên Quang; Vĩnh Phúc; Vũng Tàu; Sóc Trăng; Hưng Yên.

7. Vấn đề còn tồn đọng?

Theo báo cáo tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp cũng cho biết; Việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về công chứng (cơ sở dữ liệu thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng; giao dịch liên quan đến bất động sản đã công chứng; cơ sở dữ liệu thông tin chung về bất động sản) tại nhiều địa phương chưa được quan tâm triển khai thực hiện. Nghĩa là, ngoài các tỉnh thành đã được liệt kê áp dụng UCHI phía trên; các tỉnh thành khác vẫn đang thực hiện thủ công; hoặc sử dụng các phần mềm hệ thống không nhất quán.

Bởi vậy, ngoài việc tăng cường phối hợp giữa các cơ quan liên quan; về lâu dài, Bộ Tư pháp cho rằng cần đầu tư cho việc nghiên cứu xây dựng; và quản lý cơ sở thông tin về các giao dịch; hợp đồng đã thực hiện công chứng trong phạm vi địa phương; dữ liệu thông tin ngăn chặn về giao dịch bất động sản; thực hiện các biện pháp liên thông giữa tổ chức hành nghề công chứng với cơ quan đăng ký bất động sản và các cơ quan, tổ chức có liên quan; nhằm để chia sẻ thông tin về những hợp đồng, giao dịch về bất động sản đã công chứng.

Đồng thời, cần ban hành Quy chế khai thác; sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trong phạm vi của địa phương; nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động công chứng; bên cạnh đó, tiến tới nối mạng toàn quốc để tăng cường tính chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn của hoạt động công chứng.

Trên đây là những thông tin về hệ thống UCHI mà UB Academy tổng hợp và đánh giá. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, đặc biệt là những bạn tại vị trí QHKH & HTTD. Đừng quên theo dõi chuyên mục Điểm tin UB Academy và Diễn đàn U&Bank để cập nhật tin tức, kiến thức mới nhất về ngành Tài chính – Ngân hàng nhé!