Các Lỗi Sai Thường Gặp Khi Kiểm Tra Hồ Sơ Tín Dụng

Sau một thời gian làm việc tại bộ phận Kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ Ngân hàng, bạn hoàn toàn có thể nhận ra những lỗi sai thường gặp khi kiểm tra hồ sơ tín dụng. Tuy nhiên, đối với nhân viên mới, hay thậm chí là những chuyên viên có kinh nghiệm, việc này cũng có thể trở thành rào cản lớn trong công việc. Bài viết dưới đây được chia sẻ từ góc nhìn cá nhân, từ kinh nghiệm của người viết. Hi vọng bạn sẽ tìm được câu trả lời cho mình.

1. Vì sao cần phải kiểm tra hồ sơ tín dụng?

Chắc hẳn thì các bạn đã từng đặt câu hỏi rằng là vì sao lại cần phải kiểm tra hồ sơ tín dụng? Và điều này có tầm quan trọng như thế nào? 

Trước khi ngân hàng quyết định cho khách hàng vay vốn thì ngân hàng cần phải xem xét rất nhiều các yếu tố khác nhau và ngân hàng hoàn toàn có quyền chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu của khoản cho vay. Theo đó thì ngân hàng sẽ xem xét hồ sơ tín dụng của bạn để có thể quyết định được điều này. Hồ sơ tín dụng là hồ sơ vay vốn và trả nợ của một khách hàng. Trong bộ hồ sơ này thì sẽ có đầy đủ các thông tin trong quá khứ lẫn hiện tại về những lần vay vốn của khách hàng. Khi khách hàng muốn vay tại ngân hàng thì phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ này để xét duyệt.

Trong một bộ hồ sơ vay vốn tín dụng thì sẽ bao gồm có hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ vay vốn và hồ sơ tài sản đảm bảo. Trước hết thì ngân hàng cần phải xác minh tất cả các thông tin về nhân thân của khách hàng có xác minh và đúng hay không để đảm bảo về khoản vay tín dụng. Tiếp theo đó thì ngân hàng sẽ thẩm định xem mục đích sử dụng vốn khi vay của khách hàng là gì. Và nếu như mục đích không chính thống thì lập tức hồ sơ của bạn sẽ bị loại bỏ. Ngân hàng tiếp tục xét duyệt xem nguồn để khách hàng trả nợ sau này cho ngân hàng là gì và nguồn này thì liệu có đủ điều kiện để vay hay không. Ngân hàng luôn luôn muốn rủi ro thấp nhất nên đối với những khách hàng không có tiềm năng hoặc không có khả năng để chi trả cho các khoản vay thì ngân hàng sẽ loại bỏ hồ sơ. Ngân hàng luôn phải đảm bảo sẽ thu hồi được cả vốn lẫn lời nên chỉ những khách hàng đạt đủ tiêu chuẩn thì mới được chấp nhận.

Bản thân bạn là một khách hàng thì trước khi có nhu cầu để vay vốn bạn cũng nên tự kiểm tra và tra cứu các thông tin liên quan đến tín dụng của cá nhân để biết rằng bản thân có đang nợ xấu hay không. Tự bản thân bạn cũng có thể nhận định được khả năng vay vốn của mình từ phía ngân hàng đối với hồ sơ vay vốn hiện tại. Nếu như bạn cảm thấy không thể được xét duyệt thì tốt nhất là tránh xét duyệt hồ sơ để làm mất thời gian của cả hai bên. Những người không uy tín dù là do cố tình hay vô tình với các khoản nợ của ngân hàng hoặc các công ty tài chính thì đều sẽ bị đưa vào danh sách đen và lưu lại dữ liệu trên Trung tâm tín dụng quốc gia.

2. Các lỗi sai thường gặp khi Kiểm tra Hồ sơ tín dụng

2.1. Lỗi sai ở Hồ sơ pháp lý

Thu thập hồ sơ pháp lý không/chưa đầy đủ; hoặc thu thập bản photo hoặc photo có dấu sao y của công ty không công chứng (trừ điều lệ và các biên bản họp do chính công ty phát hành).

Ví dụ không thu thập Đăng ký kinh doanh; mã số thuế; photo CMND của Giám đốc Doanh nghiệp; kế toán trưởng (nếu có); Biên bản họp của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên… Kiểm tra giám đốc Doanh nghiệp hoặc khách hàng cá nhân có nằm trong đối tượng bị hạn chế; hoặc không được cho vay theo quy định hay không?

Nội dung Biên bản họp HĐQT/HĐTV chưa đầy đủ. Ví dụ thiếu một hoặc một vài nội dung trong các nội dung sau:

• Nội dung về việc quyết định vay vốn tại ngân hàng.
• Nội dung về việc quyết định uỷ quyền cho người đại diện ký các giao dịch.
• Nội dung về việc quyết định quyền mang tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp; bên thứ 3 làm tài sản đảm bảo cho khoản vay của doanh nghiệp tại Ngân hàng
• Nội dung về việc quyết định cam kết trả nợ thay (nếu có).

Chú ý thời gian và tổng hạn mức ủy quyền cho người được ủy quyền trong mọi điều kiện khi giao dịch tại ngân hàng.

Khi thay đổi hạn mức cấp tín dụng/bảo lãnh, không bổ sung biên bản họp Hội đồng quản trị/ Hội đồng thành viên thống nhất về việc nâng hạn mức tín dụng/bảo lãnh.

Không thu thập điều lệ công ty; hoặc điều lệ công ty không hợp lệ; thiếu các chữ ký của cổ đông sáng lập trên tất cả các trang của Điều lệ; hoặc điều lệ công ty mới là bản dự thảo.

Không thu thập biên bản góp vốn (trong trường hợp vốn chủ sở hữu trên đăng ký (hoặc báo cáo tài chính) lớn hơn trên điều lệ công ty).

Chú ý về nhiệm kỳ của hội đồng quản trị (hội đồng thành viên) đã hết hạn tính tới thời điểm ký các biên bản họp liên quan đến việc vay vốn tại ngân hàng theo quy định trên điều lệ. Hoặc điều lệ công ty quy định thời hạn hoạt động của công ty – tính tới thời điểm vay vốn đã hết thời hạn hoạt động – mà không có nghị quyết bổ sung của Hội đồng quản trị/thành viên công ty về việc kéo dài thời gian hoạt động của công ty.

Dùng sai mẫu Biên bản họp (Hội đồng quản trị dùng của Hội đồng thành viên; hoặc ngược lại).

Đăng ký kinh doanh thiếu ngành nghề đang hoạt động; hoặc chưa có giấy phép hoạt động trong những lĩnh vực đặc biệt như: y tế, bất động sản, xuất nhập khẩu …..

2.2. Lỗi sai ở Hồ sơ tài chính

Đối với khách hàng vay là doanh nghiệp

• Không thu thập đủ BCTC qua các năm (03 năm gần nhất).
• BCTC có độ tin cậy kém.
• Số liệu không khớp giữa các năm, giữa các mục. Có sự bất thường trong số liệu về lợi nhuận và nguồn vốn kinh doanh; các khoản phải thu, phải trả khác. Tính toán một số chỉ tiêu, thể hiện tình hình tài chính không tốt. Ví dụ vốn lưu động ròng âm, các tỷ suất thanh toán < tỷ lệ an toàn…
• BCTC không có chữ ký GĐ, dấu công ty, dấu giáp lai…
• BCTC thiếu thành phần. Ví dụ: thiếu BC lưu chuyển tiền tệ hoặc Thuyết minh BCTC.
• Không thu thập tờ khai thuế từng tháng.
• Không thu thập bảng kê các hóa đơn đầu ra/đầu vào.
• Không thu thập hồ sơ chứng minh năng lực tài chính.

Các hợp đồng đầu ra/vào, hồ sơ các dự án đã thực hiện (nếu có) (kèm hóa đơn GTGT…), hợp đồng tín dụng, sao kê trả nợ trong quá khứ tại ngân hàng hoặc ngân hàng khác…. Hoặc các hợp đồng đầu vào/đầu ra thể hiện sự phụ thuộc của khách hàng vay vốn vào 1 hoặc 1 số đối tác (về đầu vào hoặc đầu ra)…

Đối với khách hàng vay là cá nhân hoặc hộ kinh doanh

Không thu thập đầy đủ chứng minh thu nhập (sổ sách bán hàng; hóa đơn nộp thuế môn bài; VAT (nếu có); các loại bảng kê hàng hóa bán ra, nhập vào, tồn kho)

Nếu kinh doanh cá thể: xác nhận thu nhập; sao kê tài khoản (có con dấu của ngân hàng phát hành – nếu là cá nhân không kinh doanh). Nguồn trả nợ không ổn định (ví dụ thu nhập biến động theo doanh số: như làm đại lý bảo hiểm…; hoặc nguồn trả nợ không chắc chắn (từ bán nhà).

Hồ sơ chứng minh nguồn trả nợ, khả năng tài chính của khách hàng cá nhân có nhà đất, tài sản cho thuê: chưa chứng minh được quyền sở hữu hợp pháp tài sản của khách hàng đối với tài sản cho thuê, bán.

Ví dụ: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; đăng ký xe, đăng ký sử dụng máy móc; thiếu hợp đồng cho thuê, bán …

Hạch toán sai bản chất của chi phí trong bảng chi tiết phát sinh tài khoản. Thiếu chi tiết tài khoản “nhạy cảm” như các khoản phải thu, phải trả (khác)…

2.3. Lỗi sai ở Hồ sơ vay vốn

• Giấy đề nghị vay vốn ghi không đầy đủ thông tin; hoặc thiếu dấu công ty (với doanh nghiệp); hoặc thiếu chữ ký người đồng trả nợ (với thể nhân); hoặc có sau ngày viết tờ trình; 2 màu mực; thiếu chữ ký, thông tin của người đồng trách nhiệm (nếu có); hoặc bỏ qua thông tin về người đồng trách nhiệm mà không có xác nhận độc thân.
• CIC có vấn đề
• Không kiểm tra thông tin người đồng trả nợ; hoặc với công ty TNHH 1 thành viên không kiểm tra thông tin cá nhân chủ công ty; hoặc kiểm tra sau thời điểm trình ban tín dụng/ban giám đốc.
• Báo cáo thẩm định tín dụng, thẩm định rủi ro không đóng dấu giáp lai hoặc bị tẩy xóa.
• Thẩm định không kỹ dẫn đến tính toán thời hạn cho vay không hợp lý; số tiền cho vay không hợp lý… hoặc không phát hiện ra những rủi ro trong hoạt động của khách hàng…
• Phần phê duyệt chỉ có chữ ký, không đóng dấu chức danh người phê duyệt; không dấu ngân hàng. Kiểm tra mức phán quyết.

Nội dung HĐTD và HĐTC không liên kết chặt chẽ với nhau:

• Điều khoản về đảm bảo tiền vay trong HĐTD không liên kết đến HĐTC; hoặc điều khoản nghĩa vụ đảm bảo trong HĐTC không liên kết đến HĐTD; hoặc dẫn chiếu chi tiết về tài sản trên HĐTD sai khác so với tài sản trên HĐTC. Sai khác có thể là sai toàn bộ, một phần, thiếu toàn bộ hoặc thiếu 1 phần.
• Khi có thay đổi về TSĐB; hoặc giá trị TSĐB; hoặc nghĩa vụ đảm bảo: không ký phụ lục HĐTD/HĐTC.
• Hợp đồng thế chấp, tín dụng có các điều khoản chưa hoàn thành (về ngữ pháp, câu từ do bị chỉnh sửa, cut – paste).
• Phương án kinh doanh chưa đúng với thực tế. Ví dụ: Nhu cầu vốn lưu động tính toán dựa trên số liệu quá khứ không phù hợp với nhu cầu của khách hàng ghi trên giấy đề nghị vay vốn.
• Dùng sai mẫu phương án kinh doanh kiêm đề nghị vay vốn.

Xử lý nghiệp vụ chưa chính xác:

• Thay đổi hạn mức TD lại ký HĐTD HM mới thay vì PL HĐTD.
• Trong trường hợp khách hàng vay theo món, giải ngân làm nhiều KƯNN nhưng các KƯNN này không có chung một ngày đáo hạn. (Do chuyên viên không rút ngắn thời gian cho vay của những KƯNN sau – chú ý xem hạch toán core). Trường hợp Hợp đồng hạn mức, quy định thời gian vay của mỗi KƯNN trên hợp đồng không khớp với trên KƯNN.

2.4. Lỗi sai ở Hồ sơ giải ngân

• Áp dụng lãi suất cho vay không đúng quy định.
• Tờ trình giải ngân không dấu giáp lai.
• KƯNN không dẫn chiếu đầy đủ HĐTD và các phụ lục đính kèm.
• KƯNN không ghi ngày rút vốn; ngày đến hạn; không ghi mục đích sử dụng vốn.
• KƯNN thiếu dấu chức danh người đại diện ngân hàng, dấu ngân hàng.

Trường hợp giải ngân tài trợ nhập khẩu

Lỗi sai thường gặp trong thẩm định hồ sơ tín dụng:

Giải ngân không lưu HĐ ngoại và tờ khai hàng nhập (đối với TTQT); không lưu HĐ nội, lưu chậm hoá đơn VAT (đối với HĐ nội).

Trường hợp giải ngân tài trợ nhập khẩu, nếu giải ngân trước khi có Tờ khai hải quan (trước khi thông quan) thì chỉ cần có Tờ khai Hải quan, TT chuyển tiền.

Trong trường hợp tài trợ sau khi có tờ khai cần thu thập thêm: phiếu nhập kho (không công ty hoặc kho ngoại quan); xác nhận công nợ (chưa thanh toán) với bên mua lô hàng đó – nếu hàng bán ngay không nhập kho.

Giải ngân không lưu các chứng từ thanh toán: UNC, giấy lĩnh tiền mặt… người thụ hưởng trên các UNC không phù hợp với Phương án vay vốn.

Các khoản vay trung, dài hạn: không lưu lịch trả nợ đính kèm tại HSTD.

Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt

Nhằm chứng minh vốn sử dụng đúng mục đích, các trường hợp giải ngân bằng tiền mặt đối với doanh nghiệp thì ngoài giấy lĩnh tiền mặt cần thêm các hồ sơ sau:

• Trích lục sổ quỹ tiền mặt (có nội dung người nhận tiền mặt tại ngân hàng nộp tiền mặt về quỹ công ty trong ngày).
• Phiếu chi/thu của bên cung cấp dịch vụ cho khách hàng về việc đã nhận số tiền đó trong ngày hoặc biên bản giao nhận tiền.
• Kèm theo: Biên bản nghiệm thu công trình đã xây dựng và chấp nhận thanh toán của khách hàng với đối tác – nếu là xây dựng; hóa đơn GTGT/ phiếu nhập kho; hoặc biên bản giao nhận hàng đối với trường hợp nhập hàng. Các mục đích khác tương tự, cung cấp giấy tờ chứng minh được việc sử dụng vốn đúng mục đích.
• Nên có biên bản kiểm tra khách hàng ngay trước và sau thời điểm giải ngân.

Đối với trường hợp giải ngân cho doanh nghiệp

• Mục đích sử dụng vốn đã hình thành (hóa đơn GTGT có trước ngày giải ngân từ 30 ngày trở lên) nên thu thập thêm:
• Phiếu nhập kho hàng hóa
• Hợp đồng kinh tế có phương thức trả chậm
• Xác nhận công nợ tại thời điểm giải ngân
• Biên bản kiểm tra (hoặc phiếu cam kết hoặc bảng kê hàng tồn kho) chứng minh việc hàng hóa chưa được tiêu thụ tại thời điểm giải ngân.

Đối với trường hợp mục đích sử dụng vốn hình thành trong tương lai

Trường hợp hàng đối tượng của mục đích sử dụng vốn hình thành trong tương lai tại thời điểm giải ngân nhưng đã hình thành tại thời điểm kiểm tra.

Lỗi sai thường gặp trong thẩm định hồ sơ tín dụng: Chỉ lưu đơn thuần hóa đơn (có sau ngày giải ngân) – nếu là hoạt động thương mại.

Sai phạm: Tại thời điểm giải ngân không có căn cứ giải ngân.

2.5. Lỗi sai ở Hồ sơ Tài sản đảm bảo

• Biên bản định giá TSĐB thiếu chữ ký của 1 trong các thành phần: Khách hàng, người định giá, cấp phê duyệt.
• HĐTC không liên kết với HĐTD; hoặc khi có những thay đổi không ký PL HĐTC.
• Dùng sai mẫu HĐTC đối với tài sản hình thành trong tương lai.
• Nhập kho bản gốc HS TSĐB không lưu bản photo tại HSTD.

Đối với TSĐB là ôtô:

Thiếu Thông báo gửi CSGT; Bảo hiểm hết hạn; Không/chưa chuyển quyền bảo hiểm hoặc chưa nhập kho chuyển quyền bảo hiểm.

Biên bản bàn giao hồ sơ tài sản đảm bảo được nhận từ người không phải là chủ sở hữu của tài sản; hoặc không có giấy ủy quyền của chủ sở hữu tài sản.

Kiểm tra xem đến thời điểm giải ngân, TSBĐ đã được giải chấp tại NH khác chưa.

Đăng ký giao dịch đảm bảo chưa kịp thời; thời điểm đăng ký giao dịch đảm bảo sau thời điểm giải ngân; tài sản trên đăng ký giao dịch bảo đảm không đúng với tài sản thực tế. Có trường hợp phần mô tả được lưu trên trang rời so với trang có dấu của cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm và không có dấu giáp lai…

Đối với tài sản đảm bảo là hàng tồn kho luân chuyển:

Trong trường hợp thuê kho của bên thứ 3, các lỗi sai trong kiểm tra hồ sơ tín dụng có thể xảy ra:

• Hợp đồng thuê kho chưa chặt chẽ; chưa quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên; chưa thẩm định năng lực của bên cho thuê kho; chưa có sự độc lập giữa khách hàng, bên cho thuê kho và bên bảo vệ kho.
• Thiếu báo cáo hàng tồn kho định kỳ; hoặc không có báo cáo hàng tồn kho định kỳ.

Lưu ý: Trong mọi trường hợp, chuyên viên cần xác định được rõ đâu là tài sản đảm bảo của ngân hàng trong kho hàng của Doanh nghiệp bằng cách thường xuyên kiểm tra kho hàng và dán niêm phong (nếu có).

Khi kiểm tra kho hàng thường không nên thông báo trước quá 4 tiếng; đề phòng trường hợp kho hàng giả.

TSBĐ là hàng tồn kho cũng phải có bảo hiểm; người thụ hưởng là Ngân hàng cho vay; giá trị bảo hiểm phải cao hơn hoặc bằng số tiền cho vay; thời hạn bảo hiểm phải dài hơn hoặc bằng thời hạn cho vay.

Đối với tài sản là Cổ phiếu hoặc giấy tờ có giá khác:

• Kiểm tra đột xuất kho, bóc phong bì tài sản kiểm đếm ngay tại chỗ. Có trường hợp không có; hoặc có không đủ; hoặc tài sản không đúng như mô tả.
• Kiểm tra danh mục các loại CK được phép cầm cố. Tính toán lại giá trị các GTCG (cộng cả gốc và lãi) so với số tiền cho vay (cả gốc và lãi).

Đối với tài sản là nhà đất:

Thiếu ảnh chụp, sơ đồ đường đi; CMND + sổ HK của chủ sở hữu (nếu là tài sản của bên thứ 3). Đối với tài sản của bên thứ 3, kiểm tra xem có phải là tài sản của cán bộ tham gia thẩm định/phê duyệt khoản vay hay không? Kiểm tra ở phần sau của GCN QSD đất xem đã thực hiện các nghĩa vụ tài chính chưa?

Định giá không đúng quy định (…), định giá quá cao so với thực tế. Không theo dõi sát sao giá trị của TSBĐ để có biện pháp kịp thời như giảm dư nợ hoặc yêu cầu tăng TSBĐ (trong trường hợp giá trị trường của TSBĐ biến động giảm…).

Thiếu giấy phép xây dựng kèm biên bản kiểm tra công trình đã hoàn thành. Kiểm tra xem có làm đúng như giấy phép xây dựng hay không? (đối với trường hợp định giá giá trị nhà không được ghi trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở và quyền sở hữu nhà ở; hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở).

2.6. Lỗi sai ở các loại Hồ sơ tín dụng khác

Biên bản kiểm tra sau vay: sơ sài, không đảm bảo đúng định kỳ theo quy định; thiếu chữ ký Khách hàng; hoặc không có biên bản kiểm tra sau vay.

Nên đi kiểm tra tình hình kinh doanh của một số khách hàng, có trường hợp nhà máy đã bị dừng hoạt động do một số lý do…

Lưu ý: Các lỗi được liệt kê theo phân mục hồ sơ trong 1 hồ sơ tín dụng.

Xem thêm: Kiểm toán hoạt động – Những khái niệm cơ bản

Kết bài

Trên đây là những lỗi sai dễ mắc phải khi thẩm định, kiểm tra Hồ sơ tín dụng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp các thắc mắc của mình. Đừng quên tham khảo thêm chuyên mục Chia sẻ kiến thức UB Academy và Diễn đàn U&Bank  để cập nhật thêm kiến thức mới về ngành Ngân hàng.