BUSINESS ANALYST LÀ GÌ? VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ TRONG NGÂN HÀNG

1. BUSINESS ANALYST (BA) LÀ GÌ?

Theo nhiều định nghĩa (IIBA, các trường/cơ sở đào tạo BA…), Business Analyst là người phân tích nhu cầu kinh doanh, hiểu quy trình nghiệp vụ và chuyển hóa chúng thành yêu cầu, giải pháp (thường là giải pháp công nghệ hoặc cải tiến quy trình) để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu.

2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ BUSINESS ANALYST (BA) TRONG NGÂN HÀNG

Trong ngân hàng, vị trí Business Analyst sẽ được gọi là Banking Business Analyst, hoặc Chuyên viên phân tích nghiệp vụ. Vị trí này đóng vai trò trung gian giữa các bộ phận kinh doanh và kỹ thuật, nhằm phân tích và hiểu rõ các yêu cầu kinh doanh, sau đó chuyển những yêu cầu này thành các giải pháp công nghệ thông tin hoặc cải tiến quy trình. Trong ngành ngân hàng, BA giúp cải thiện hệ thống quản lý, xử lý dữ liệu khách hàng, giao dịch tài chính, cũng như hỗ trợ phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới. Chủ yếu gồm những nhóm công việc sau.

2.1. Làm việc với các khối khác trong ngân hàng

- Bán lẻ, SME, khách hàng doanh nghiệp lớn, ngân hàng số, thẻ, tín dụng, vận hành, quản trị rủi ro, kế toán – tài chính,...

2.2. Phân tích quy trình, nghiệp vụ ngân hàng

- Mở tài khoản, phát hành & quản lý thẻ, cho vay, thẩm định, phê duyệt tín dụng, quản lý tài sản bảo đảm, thu nợ, xử lý nợ xấu,…

2.3. Đề xuất giải pháp tối ưu, nâng cao hiệu quả các nghiệp vụ trong ngân hàng

- Nâng cấp LOS, LMS, tích hợp CRM, xây dashboard quản trị, tối ưu quy trình eKYC, phê duyệt online, scoring,...

=> Điểm khác biệt đối với vị trí BA trong ngân hàng so với các BA của ngành khác: vị trí này yêu cầu ứng viên không những cần biết BA “chuẩn IT”, mà còn phải nắm vững sản phẩm, quy định, rủi ro, quy trình nội bộ của ngân hàng, đây có thể nói là “domain knowledge” của BA trong ngân hàng

3. VAI TRÒ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH CỦA BUSINESS ANALYST (BA) TRONG NGÂN HÀNG

3.1. Thu thập & làm rõ yêu cầu nghiệp vụ trong ngân hàng

Để thu thập thông tin phục vụ phân tích nghiệp vụ, các BA thường bắt đầu bằng việc trao đổi cùng các chuyên viên nghiệp vụ thuộc các mảng như tín dụng, vận hành, kế toán, thẻ,… nhằm hiểu rõ nhu cầu, quy trình và các vấn đề đang tồn tại. Song song với đó, BA tổ chức workshop, khảo sát (survey) và shadowing nhằm trực tiếp quan sát giao dịch viên hoặc cán bộ nghiệp vụ thao tác xử lý hồ sơ để nắm bắt quy trình thực tế thay vì chỉ dựa vào mô tả. Từ những thông tin thu thập được, BA tiến hành tổng hợp và phân loại yêu cầu thành các nhóm: yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng, yêu cầu tuân thủ (compliance) và yêu cầu về báo cáo để tạo nền tảng cho việc phân tích và đề xuất giải pháp phù hợp.

3.2. Phân tích quy trình & vấn đề

Trong bước phân tích quy trình, BA sẽ tiến hành vẽ lại quy trình AS-IS (quy trình hiện tại). Ví dụ: Toàn bộ luồng xử lý hồ sơ vay từ lúc khách hàng nộp hồ sơ, thẩm định, phê duyệt, giải ngân cho đến thu nợ, để nhìn rõ cách hệ thống và con người đang vận hành. Từ bức tranh tổng thể đó, BA xác định các “pain points” như thời gian phê duyệt kéo dài, quá nhiều thao tác thủ công, thiếu cơ chế kiểm soát, tiềm ẩn rủi ro vận hành cao. Trên cơ sở ấy, BA đề xuất quy trình TO-BE (quy trình tương lai) với các cải tiến như ứng dụng chữ ký số, thiết lập phê duyệt theo rule, áp dụng scoring, cắt giảm giấy tờ và tích hợp CIC tự động…, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, nâng cao hiệu quả và giảm rủi ro cho ngân hàng.

3.3. Đặc tả yêu cầu cho đội kỹ thuật

Sau khi hoàn thiện việc thu thập và phân tích yêu cầu, BA tiến hành xây dựng bộ tài liệu gồm BRD (Business Requirements Document), FSD/SRS (Functional Specification), Use Case và User Story để mô tả rõ ràng nhu cầu nghiệp vụ và cách hệ thống cần vận hành. Tiếp đó, BA thiết kế wireframe màn hình và luồng nghiệp vụ trên hệ thống, giúp hình dung trực quan giao diện và thao tác của người dùng. Trong suốt quá trình làm việc với đội phát triển, BA đóng vai trò cầu nối, đảm bảo Dev hiểu chính xác yêu cầu, cụ thể là khi người dùng “click nút này thì logic tín dụng chạy thế nào, rule áp dụng ra sao và các trường hợp ngoại lệ cần xử lý như thế nào”, nhằm hạn chế sai lệch giữa thiết kế nghiệp vụ và sản phẩm thực tế.

3.4. Phối hợp kiểm thử & nghiệm thu (UAT)

Ở giai đoạn kiểm thử, BA sẽ viết test case nghiệp vụ và hỗ trợ team QC/Tester để bảo đảm các tình huống sử dụng thực tế đều được kiểm tra đầy đủ. Tiếp theo, BA tham gia UAT cùng người dùng nghiệp vụ, trực tiếp kiểm tra xem hệ thống đã đáp ứng đúng quy trình, quy định, biểu mẫu và các yêu cầu báo cáo hay chưa. Trong quá trình đó, BA ghi nhận lỗi, phân loại và ưu tiên xử lý, phối hợp với đội phát triển để khắc phục; sau khi các vấn đề đã được sửa và kiểm tra lại đạt yêu cầu, BA sẽ cùng người dùng xác nhận kết quả, làm cơ sở cho việc nghiệm thu và triển khai chính thức.

3.5. Đào tạo, triển khai & cải tiến

Khi hệ thống chuẩn bị đưa vào vận hành, BA sẽ soạn thảo hướng dẫn sử dụng, tài liệu quy trình nội bộ và hỗ trợ đào tạo cho các chi nhánh, giúp người dùng nắm rõ cách thao tác và khai thác hệ thống mới. Sau khi go-live, BA tiếp tục thu thập phản hồi từ người dùng, ghi nhận những điểm chưa tối ưu hoặc phát sinh trong thực tế, từ đó đề xuất các nâng cấp hoặc điều chỉnh quy trình và hệ thống để cải thiện hiệu quả vận hành. Chính vì tham gia xuyên suốt từ giai đoạn khảo sát, phân tích, thiết kế, kiểm thử đến triển khai và cải tiến, BA không chỉ đơn thuần là người “viết tài liệu”, mà thực sự đồng hành trong toàn bộ vòng đời của sự thay đổi quy trình – hệ thống trong ngân hàng.