11 “bài học vỡ lòng” để viết email cho công việc

Những kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, thậm chí viết email là vô cùng quan trọng nhưng ít khi được đào tạo “bài bản” từ khi còn ngồi ghế nhà trường. Thế nhưng việc trao đổi qua email lại là “cổng vào” đầu tiên để các bạn trẻ mới ra trường bước chân vào những môi trường làm việc mà mình mong muốn.

1. Sự quan trọng của kỹ năng viết email

Email được xem là một phương tiện truyền thông trao đổi thông tin được sử dụng nhiều trong đời sống, đặc biệt là trong công việc. Theo đó liên hệ bằng email như một nét văn hóa bất diệt của các công ty, bộ phận tuyển dụng, báo cáo công việc, thư mời hợp tác, quảng cáo,...

Hàng ngày sẽ có hàng loạt các email được gửi đến cho chúng ta vậy yếu tố nào giúp email của ai đó trở nên thu hút với chúng ta hay ngược lại. Đó là kỹ năng viết email mà nhiều người thường bỏ lỡ và không thực sự chú trọng. 

Viết email đúng kỹ năng sẽ giúp người nhận để tâm đến email của mình, đánh giá cao hơn về người gửi. Chưa kể viết email đúng cách là một trong những mẹo tăng thêm cơ hội cho bản thân, nhất là trong các trường hợp xin việc, ký kết hợp đồng.

Đặc biệt nếu email được viết đúng kỹ thuật sẽ không dễ hòa nhập giữa hàng ngàn sa số những chiếc email khác. Nhận được phản hồi tích cực hơn, đồng thời không gây ra những lỗi lầm đáng tiếc như lỗi văn gây hiểu lầm gây hậu quả nghiêm trọng, hay lạc mất email khiến thông tin tiến độ công việc trễ nãi,...

Đấy là ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong việc gửi email - là người nhận có thể nhận dạng, chú ý và tìm kiếm email của bạn dễ dàng. Thêm vào đó chính là nội dung email có thể phản ánh đúng những gì mà ta đang muốn nhắn gửi.

Email là phương tiện truyền thông trao đổi công việc có tính trang trọng, bảo mật và phổ biến gần như toàn cầu. Vì vậy đừng ngại phiền hà hay cầu kỳ mà bỏ qua các chi tiết học các kỹ năng cách thức viết email chính xác.

Hãy cùng UB Academy đến ngay với các bí kíp để nâng tầm viết email của bản thân, chinh phục công việc, khách hàng, đối tác nhanh chóng.

2. Top 11 kỹ năng viết email cho công việc

Vậy đâu là các quy tắc bạn cần biết khi soạn thảo một email cho công việc hoặc để ứng tuyển vào?

1. Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp

Email là “cổng vào” đầu tiên để tiếp cận với người nhận. Nếu bạn đã đi làm, công ty sẽ có email riêng cho bạn với tên, chức vụ hoặc phòng ban rõ ràng. Nhưng nếu chỉ mới nộp đơn ứng tuyển hoặc phải sử dụng email cá nhân, tên email phải bao gồm họ tên thật kèm với ngày sinh hoặc lĩnh vực đang làm việc nếu tên đã bị trùng.

2. Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp

Tiêu đề email sẽ là yếu tố “quyết định” người nhận sẽ tiếp nhận những thông tin gì trong email của bạn, cũng như giúp người nhận sắp xếp và tổ chức email. Hãy đặt một tiêu đề email ngắn gọn, tóm tắt nội dung của email như “Thay đổi thời gian họp”, “Thông tin cần thiết cho buổi thuyết trình”, hoặc “Thông báo chiều nay sếp đãi đi ăn”…​

3. Phân biệt các thành phần trong một email

Phần “To” (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần “To” sẽ thể hiện trong email.

“CC” (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể hiện trong email.

“BCC” (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC sẽ không thể hiện trên email.

“Forward” (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.

“Reply” (Trả lời): trả lời email riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email.

“Reply All” (Trả lời toàn bộ): gửi nội dung email trả lời cho toàn bộ những địa chỉ “To”, “CC”. “Reply All” sẽ không gửi nội dung email trả lời cho các địa chỉ “BBC”.

Ở phần trả lời email này bạn cần lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộ hoặc gửi thông tin không cần thiết cho người khác. Nhiều người sẽ khá khó chịu nếu liên tục bị gửi email không liên quan đến mình, và còn nguy hiểm hơn nữa nếu bạn “lỡ tay” gửi email nội bộ cho bên thứ 3 hoặc khách hàng.

4. Ngôn ngữ nghiêm túc và trang trọng

Không cần quá căng thẳng với ngôn từ trong email, nhưng tuyệt đối không sử dụng văn nói, từ lóng hoặc xưng hô không nghiêm túc. Những trường hợp trao đổi email với người nhận là người nước ngoài, bạn cũng cần tránh xưng hô bằng tên viết tắt hoặc tên thân mật nếu mới bắt đầu trao đổi hoặc không chắc chắn về việc họ có thích điều này hay không.

5. Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự

Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận và nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết đối với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời chào này theo cách thân mật hoặc trang trọng.

6. Nội dung email

Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode”.

7. Tìm hiểu về văn hóa của người nhận email

Tuy không nằm trong các quy tắc viết email nhưng đây sẽ là một mẹo nhỏ cho bạn: việc bỏ chút thời gian tìm hiểu về văn hóa và “thị hiếu” của nơi nhận email có thể “mở đường” cho bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng dễ hơn.

Cụ thể, các nghiên cứu về hành vi cho rằng các nhà tuyển dụng ở những quốc gia ảnh hưởng văn hóa phương Đông như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc thường muốn tìm hiểu bạn là ai trước khi đi đến hợp tác. Vì vậy bạn có thể cân nhắc về việc giới thiệu sơ lược về bản thân khi nộp đơn ứng tuyển hoặc bắt đầu thương thảo hợp tác. Tuy nhiên với các quốc gia phương Tây, sự khác biệt về văn hóa khiến họ có xu hướng muốn đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết hơn.

8. Đọc lại email trước khi gửi đi

Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.

9. Điền địa chỉ người nhận vào sau cùng

Chắc chắn bạn không muốn một ngày đẹp trời mình lại vô tình bấm nút gửi đi khi email vẫn còn dang dở chưa viết xong. Nếu người nhận là người thân hay bạn bè thì không thành vấn đề. Nhưng nếu là công ty mơ ước mà bạn đang mong đợi ứng tuyển bấy lâu thì việc này sẽ trừ hẳn của bạn “10 điểm thanh lịch”. Sau khi soạn thảo email, đọc lại và chắc chắn thư đã sẵn sàng để gửi đi, điền địa chỉ người nhận vào sẽ là bước sau cùng.

10. Chọn kiểu chữ và kích cỡ phù hợp

Đối với email, việc trao đổi và tiếp nhận nhanh thông tin là tiêu chí hàng đầu. Bạn cũng không thể biết được người nhận sẽ đọc email trên máy tính hay thiết bị di động, cho nên việc chọn một kiểu font chữ đơn giản, gãy gọn dễ đọc là điều cần thiết. Ví dụ như kiểu chữ Times New Roman, hoặc nếu ưa thích sự đơn giản bạn có thể chọn kiểu chữ Arial, Calibri, hoặc những kiểu chữ mới như Roboto, Nunito – đủ đơn giản nhưng cũng mang “màu sắc” hiện đại. Cỡ chữ tùy biến từ 10 – 12 và màu chữ đen là lựa chọn an toàn nhất.

11. Cẩn thận với những nội dung trong email

Cẩn thận trong bảo mật là điều không bao giờ thừa. Email không hề đảm bảo cho tính riêng tư về những gì bạn viết trong đó, vì vậy đừng ghi tất cả những gì mà bạn không muốn cho mọi người biết về mình. Vì “sau tất cả”, email luôn luôn có sẵn nút “chuyển tiếp” dễ dàng cho người khác đọc những gì có trong email bạn viết. Dù sao thì an toàn vẫn hơn đúng không nào?

Kết bài

Nắm được những quy tắc và “mẹo nhỏ” trên, bạn đã có thể viết email một cách chuyên nghiệp và “chuẩn chỉnh” rồi đấy. Hãy sử dụng email như một công cụ đắc lực để mở rộng những cơ hội tương lai cho mình nhé!