Thực tập sinh Phòng Hành chính
Mô tả công việc
• Hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính.
• Hỗ trợ quản lý, sắp xếp và theo dõi tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng.
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính, hậu cần phục vụ hoạt động tại Hội sở.
• Hỗ trợ công tác thanh toán chi phí hành chính theo hướng dẫn của cán bộ quản lý.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Phòng Hành chính.
Yêu cầu ứng viên
• Sinh viên năm 3, năm 4 hoặc sinh viên chờ tốt nghiệp các chuyên ngành: Quản trị văn phòng; Quản trị nhân lực; Quản trị kinh doanh; Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tinh thần trách nhiệm, cẩn thận, trung thực và chủ động trong công việc.
• Thành thạo tin học văn phòng cơ bản (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt.
• Ưu tiên ứng viên có thể thực tập toàn thời gian (Full-time).
QUYỀN LỢI
• Được trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng.
• Được hướng dẫn, đào tạo và tham gia vào các công việc thực tế của Phòng Hành chính.
• Được xác nhận thực tập và hỗ trợ đóng dấu báo cáo thực tập theo quy định.
• Có cơ hội được xem xét cho các vị trí tuyển dụng phù hợp trong tương lai.
• Chương trình thực tập không có lương hỗ trợ trong thời gian 03 tháng.
THỜI GIAN THỰC TẬP
• Thời gian thực tập: 03 tháng.
• Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu.
• Địa điểm làm việc: Hội sở PGBank. - 79 Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Phân tích kỹ năng cần có
Phân tích kỹ năng cần có cho Thực tập sinh Hành chính tại PGBank
1. Kỹ năng cứng (Hard Skills) – Yêu cầu bắt buộc
| Kỹ năng | Mức độ yêu cầu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) | ★★★★☆ | Thành thạo – đây là yêu cầu cốt lõi vì công việc xoay quanh văn bản, báo cáo, lưu trữ |
| Quản lý hồ sơ, tài liệu | ★★★☆☆ | Hiểu cách phân loại, sắp xếp, lưu trữ theo hệ thống |
| Thủ tục hành chính | ★★☆☆☆ | Có nền tảng, học thêm khi vào làm |
| Excel nâng cao (nếu có) | ★★★☆☆ | Nên biết VLOOKUP, Pivot Table, lọc dữ liệu – rất có lợi khi theo dõi tài sản |
2. Kỹ năng mềm (Soft Skills)
- Tinh thần trách nhiệm, cẩn thận, trung thực – Đây là tiêu chí được nhấn mạnh nhất trong JD, vì bạn sẽ làm việc với tài sản, hồ sơ, chi phí của ngân hàng.
- Chủ động trong công việc – Môi trường ngân hàng không phải lúc nào cũng có người hướng dn từng bước, bạn cần biết tự tìm việc để làm.
- Giao tiếp và làm việc nhóm – Hành chính là phòng ban giao điểm của cả công ty, bạn sẽ tiếp xúc với nhiều phòng ban.
- Quản lý thời gian – Vì là full-time ưu tiên, bạn cần cân bằng giữa thực tập và việc học (nếu chưa tốt nghiệp).
3. Chứng chỉ ưu tiên (không bắt buộc nhưng là điểm cộng)
- Chứng chỉ tin học văn phòng cơ bản/IC3/MOS
- Chứng chỉ tiếng Anh (A2 trở lên) – ngân hàng thường có tài liệu quốc tế
- Chứng chỉ quản trị văn phòng (nếu học đúng chuyên ngành)
4. So sánh với các vị trí thực tập hành chính khác
| Tiêu chí | PGBank | Ngân hàng lớn (VCB, BIDV...) | Công ty FMCG |
|---|---|---|---|
| Lương thực tập | Không có (3 tháng) | 1-3 triệu/tháng hoặc hỗ trợ ăn trưa | 2-4 triệu/tháng |
| Cơ hội chuyển chính thức | Có (có dòng "xem xét") | Cao, nhưng tỉ lệ cạnh tranh cao | Trung bình |
| Môi trường ngân hàng | Trực tiếp | Trực tiếp | Gián tiếp |
| Phù hợp sinh viên năm 3-4 | ✅ Rất phù hợp | ✅ Phù hợp | ✅ Phù hợp |
---
Lời khuyên thẳng thắn: Đây là vị trí thực tập KHÔNG LƯƠNG, 3 tháng. Bạn chỉ nên ứng tuyển nếu:
- Cần xác nhận thực tập cho trường
- Muốn "đánh dấu" có kinh nghiệm ngân hàng trong CV
- Có khả năng chuyển đi sang vị trí chính thức (full-time offer) sau 3 tháng
Chuẩn bị phỏng vấn
Hướng dẫn phỏng vấn Thực tập sinh Hành chính – PGBank
Quy trình tuyển dụng dự kiến
Vì là vị trí thực tập, quy trình thường gọn hơn so với tuyển chính thức:
1. Vòng 1: Nộp CV + Sơ duyệt hồ sơ (1-3 ngày)
- HR scan CV qua email/website
- Lọc theo chuyên ngành, năm học, yêu cầu full-time
2. Vòng 2: Phỏng vấn trực tiếp với Trưởng phòng Hành chính (30-45 phút)
- Thường 1 vòng duy nhất, không có test nghiệp vụ phức tạp
- Có thể có thêm buổi gặp HR xác nhận điều kiện thực tập
3. Vòng 3: Nhận thông báo + Ký cam kết thực tập (nếu đậu)
- Ký hợp đồng thực tập 3 tháng
- Thông báo ngày bắt đầu
Câu hỏi phỏng vấn thường gặp
Về kinh nghiệm & kiến thức:
- "Bạn đã từng làm công việc văn thư, lưu trữ hồ sơ chưa?"
- "Bạn biết cách quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng như thế nào?"
- "Bạn thành thạo Excel ở mức nào? Cho ví dụ bạn đã dùng hàm gì?"
- "Tại sao bạn chọn ngành Quản trị văn phòng / Quản trị nhân lực?"
Về thái độ & tính cách:
- "Tại sao bạn muốn thực tập tại PGBank?"
- "Bạn định thực tập toàn thời gian hay bán thời gian?"
- "Bạn xử lý thế nào khi làm sai một văn bản quan trọng?"
- "Bạn có thể làm thêm giờ nếu có yêu cầu đột xuất không?"
Về mục tiêu nghề nghiệp:
- "Sau khi tốt nghiệp, bạn muốn làm ở vị trí nào?"
- "Bạn có muốn gắn bó lâu dài với ngân hàng không?"
- "Bạn nghĩ gì về việc thực tập không lương?"
Tips chuẩn bị
✅ Nên làm:
- Tìm hiểu PGBank trước: ngân hàng thuộc Tập đoàn Xăng dầu Petrolimex, thành lập 1992, có quy mô vừa và nhỏ trong hệ thống NHTM CP
- Chuẩn bị portfolio nhỏ (nếu có): mẫu báo cáo, file Excel từng làm ở trường
- Mặc smart casual hoặc áo sơ mi + quần tây – không cần vest nhưng phải lịch sự
- Đến sớm 10-15 phút, địa chỉ: 79 Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy
❌ Không nên:
- Nói quá nhiều về lương (vì đây là chương trình không lương, hỏi lương sẽ bị đánh giá chưa hiểu JD)
- Thể hiện thái độ "thực tập cho có" – PGBank đánh giá cao sự chủ động
- Đến muộn, ăn mặc quá casual (áo thun, quần jeans rách)
Lộ trình ôn thi
Lộ trình ôn tập & chuẩn bị trong 1-2 tuần
Tuần 1: Nền tảng kiến thức
Ngày 1-2: Tìm hiểu PGBank & ngành ngân hàng
- Đọc trang chủ pgbank.com.vn: lịch sử, sản phẩm, giá trị cốt lõi
- Đọc báo cáo tài chính gần nhất (nếu có): hiểu PGBank đang tăng trưởng hay thu hẹp, mảng nào mạnh
- Tìm hiểu Tập đoàn Xăng dầu Petrolimex (cổ đông lớn) – hiểu mối liên hệ
Ngày 3-4: Kiến thức về Phòng Hành chính ngân hàng
- Tìm hiểu cơ cấu phòng ban trong ngân hàng thương mại cổ phần
- Hành chính ngân hàng làm gì? Phân biệt với hành chính doanh nghiệp thông thường:
- Lưu trữ hồ sơ tín dụng, KYC (không phải hồ sơ bạn làm, nhưng phải biết quy trình)
- Quản lý tài sản: máy đếm tiền, két sắt, xe công vụ
- Tuân thủ quy định NHNN về văn phòng
Ngày 5-7: Tin học văn phòng & kỹ năng lưu trữ
- Excel: Ôn lại các hàm cơ bản (SUM, VLOOKUP, IF, COUNTIF), định dạng bảng, in ấn đúng chuẩn
- Word: Trộn thư (Mail Merge), tạo mục lục tự động, định dạng văn bản hành chính (theo Nghị định 30/2020)
- PowerPoint: Thiết kế slide đơn giản, rõ ràng, không lòe lot
- Quản lý file: Học cách đặt tên file theo quy chuẩn, phân loại thư mục
Tuần 2: Hoàn thiện hồ sơ & rèn luyện kỹ năng mềm
Ngày 8-10: Chuẩn bị CV & Cover Letter
- CV: 1 trang A4, thiết kế đơn giản, nhấn mạnh:
- Chuyên ngành phù hợp (Quản trị văn phòng, Nhân lực, Kinh tế)
- Năm học (năm 3, năm 4, chờ tốt nghiệp)
- Khả năng full-time
- Kỹ năng tin học + giao tiếp
- Cover letter: 3-5 dòng, thể hiện sự quan tâm đến PGBank cụ thể, không gửi mail chung chung
Ngày 11-12: Rèn luyện trả lời phỏng vấn
- Luyện nói trước gương hoặc với bạn bè
- Chuẩn bị 2-3 câu chuyện ngắn theo mô hình STAR (Situation - Task - Action - Result)
- Câu hỏi về xử lý tình huống: làm sai văn bản, mất tài sản, xung đột với đồng nghiệp
Ngày 13-14: Kiểm tra cuối cùng
- In CV ra giấy chất lượng tốt
- Chuẩn bị trang phục: áo sơ mi trắng/xanh nhạt, quần tây, giày có dây
- Tìm đường đi đến 79 Dịch Vọng Hậu trước 1 ngày
- Đặt báo thức, có mặt sớm 15 phút
Tài liệu tham khảo gợi ý
- Về ngân hàng: Website PGBank, báo Đầu tư chứng khoán, CafeF
- Về hành chính văn phòng: Sách "Quản trị văn phòng" – NXB Tài chính
- Về Excel: Channel "Ga Excel" trên YouTube, sách "Excel ứng dụng trong văn phòng"
- Về văn bản hành chính: Nghị định 30/2020/NĐ-CP (nên đọc lướt qua)
- Về tin học: Khóa MOS (Microsoft Office Specialist) online miễn phí trên Coursera
Tư vấn nghề nghiệp
Lời khuyên sự nghiệp cho vị trí Thực tập sinh Hành chính ngân hàng
1. Đánh giá cơ hội từ vị trí này
Đây là vị trí thực tập không lương, vì vậy bạn cần cân nhắc kỹ:
| Tiêu chí | Đánh giá |
|---|---|
| Lương thực tập | ❌ 0 đồng |
| Xác nhận thực tập | ✅ Có |
| Hỗ trợ báo cáo TN | ✅ Có |
| Cơ hội offer chính thức | ⭐ Có nhưng không chắc chắn |
| Giá trị CV | ✅ Cao nếu muốn vào ngân hàng |
| Mức độ phù hợp với SV năm 3-4 | ✅ Rất phù hợp |
2. Lộ trình thăng tiến từ vị trí Hành chính ngân hàng
```
Thực tập sinh Hành chính (3 tháng)
↓
Nhân viên Hành chính (chính thức) – 6-8 triệu/tháng
↓
Chuyên viên Hành chính – 10-15 triệu/tháng
↓
Phó Trưởng phòng Hành chính – 18-25 triệu/tháng
↓
Trưởng phòng Hành chính – 25-40 triệu/tháng
↓
Giám đốc Khối Hỗ trợ / Hành chính – 40-70 triệu/tháng
```
Thời gian thăng tiến trung bình: 3-5 năm/lên cấp nếu làm tốt.
3. Mức lương kỳ vọng theo cấp bậc (PGBank & thị trường chung)
| Cấp bậc | Kinh nghiệm | Mức lương PGBank (ước tính) | Ngân hàng lớn (VCB, BIDV, CTG) |
|---|---|---|---|
| Thực tập sinh | 0 | 0 đồng | 1.5-3 triệu + phụ cấp |
| Nhân viên | 0-1 năm | 7-9 triệu | 9-12 triệu |
| Chuyên viên | 2-4 năm | 11-15 triệu | 13-18 triệu |
| Phó Trưởng phòng | 5-8 năm | 18-25 triệu | 25-35 triệu |
| Trưởng phòng | 8-12 năm | 25-40 triệu | 40-60 triệu |
PGBank là NHTM CP cỡ vừa, mức lương thường thấp hơn "Big 4" nhưng cơ hội thăng tiến nhanh hơn vì ít người cạnh tranh hơn.
4. Kỹ năng cần phát triển thêm nếu muốn đi xa
- Ngôn ngữ: Tiếng Anh giao tiếp + đọc hiểu văn bản (ngân hàng có nhiều tài liệu quốc tế)
- Excel nâng cao: VBA, Power Query, Dashboard – đây là kỹ năng "ăn tiền"
- Hiểu biết ngân hàng: Quy chế NHNN, Basel II/III, quản trị rủi ro
- Kỹ năng mềm: Giao tiếp với cấp cao, quản lý nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng
- Học thêm: Chứng chỉ CFA (nếu muốn chuyển sang tín dụng/đầu tư), hoặc CPA nếu muốn sang kế toán
5. Lời khuyên thẳng thắn từ "đàn anh"
Nếu bạn đang là sinh viên năm 3-4 ngành Quản trị văn phòng/Nhân lực và mục tiêu là vào ngân hàng:
1. Nên ứng tuyển nếu bạn chưa có kinh nghiệm và cần "lấy vé vào cửa" ngân hàng.
2. Trong 3 tháng thực tập, hãy làm tốt hơn mong đợi – đây là cơ hội duy nhất để xin offer.
3. Đừng ngại làm việc không tên – lúc đầu các anh/chị lớn sẽ test bạn bằng việc nhỏ, nếu làm tốt mới giao việc lớn.
4. Học hỏi quy trình – không chỉ làm, mà phải hiểu TẠI SAO làm thế. Đây là tài sản lớn nhất mang theo sau này.
5. Mở rộng networking – Hành chính tiếp xúc với tất cả phòng ban, hãy xin phép được "xem" các phòng khác hoạt động thế nào.
Nếu mục tiêu của bạn là không phải ngân hàng (ví dụ muốn làm marketing, sales, IT), thực tập hành chính ở ngân hàng không phải lựa chọn tối ưu – nên tìm vị trí khác sát với mục tiêu hơn.
Câu hỏi thường gặp
Mình là sinh viên năm 3 ngành Quản trị văn phòng, có nên ứng tuyển thực tập không lương ở PGBank không?
Nên ứng tuyển nếu bạn muốn vào ngân hàng làm việc lâu dài. Thực tập không lương 3 tháng ở ngân hàng có thương hiệu như PGBank sẽ cho bạn 3 thứ giá trị: (1) Kinh nghiệm thực tế trong hệ thống ngân hàng – điều này rất khó kiếm ở nơi khác, (2) Xác nhận thực tập + đóng dấu báo cáo tốt nghiệp, (3) Cơ hội được offer chính thức nếu làm tốt. Tuy nhiên, nếu bạn cần tiền trang trải cuộc sống trong 3 tháng đó, hãy cân nhắc tìm vị trí có hỗ trợ phụ cấp. Mẹo nhỏ: bạn có thể làm thêm freelance (viết bài, gõ data) ngoài giờ để bù vào.
Trong 3 tháng thực tập không lương, mình cần làm gì để được xét offer chính thức?
Để được xét offer, bạn cần làm tốt 4 điều: (1) Chủ động xin việc – đừng chờ người giao, khi xong việc A hãy hỏi "anh/chị còn em làm gì không ạ". (2) Làm đúng deadline, không sai sót – trong hành chính, một con số sai có thể ảnh hưởng báo cáo tài chính. (3) Học hỏi quy trình, không chỉ làm việc – ghi chép lại quy trình bạn làm, đề xuất cải tiến nếu thấy bất hợp lý. (4) Xây dựng quan hệ tốt với cả phòng – hành chính là giao điểm, Trưởng phòng Hành chính thường có tiếng nói trong các quyết định tuyển dụng. Sau 2-2.5 tháng, chủ động hỏi về cơ hội ở lại.
Yêu cầu 'thành thạo tin học văn phòng' nghĩa là mình cần giỏi Excel đến mức nào?
Với vị trí thực tập hành chính, bạn cần đạt mức: Word – biết trộn thư (Mail Merge), tạo mục lục tự động, định dạng văn bản theo Nghị định 30/2020. Excel – thành thạo các hàm SUM, IF, VLOOKUP, COUNTIF; biết tạo bảng, định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), đóng băng dòng/cột, in ấn đúng chuẩn. PowerPoint – thiết kế slide đơn giản, nhất quán về font và màu sắc. Mức MOS Specialist (Core) là vừa đủ. Nếu bạn biết thêm Pivot Table, Macro cơ bản thì là điểm cộng rất lớn. Bạn có thể luyện qua khóa Excel trên YouTube của Ga Excel hoặc Học Excel Online trong 2-3 tuần.
PGBank có phải ngân hàng lớn không? Thương hiệu có mạnh không để đi xin việc sau này?
PGBank (Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex) là ngân hàng cỡ vừa, không thuộc nhóm Big 4 (VCB, BIDV, CTG, VietinBank) hay nhóm lớn (Techcombank, MBBank, ACB). Thương hiệu PGBank trung bình trong ngành. Tuy nhiên: (1) PGBank thuộc hệ sinh thái Petrolimex – tập đoàn xăng dầu quốc gia, nên có "bảo kê" về mặt tài chính, ít rủi ro sập. (2) Là ngân hàng vừa và nhỏ, bạn sẽ được chạm nhiều việc hơn, không bị "chai hóa" trong một mảng như ở ngân hàng lớn. (3) Trên CV, "PGBank" được các HR ngân hàng khác công nhận – nên nếu sau này muốn chuyển sang ngân hàng lớn hơn, đây vẫn là điểm cộng.
Nếu mình đã có kinh nghiệm 1 năm hành chính ở công ty khác, có nên xin vào PGBank làm thực tập không?
Không nên. Nếu đã có 1 năm kinh nghiệm hành chính, bạn hoàn toàn có thể ứng tuyển vị trí Nhân viên hành chính chính thức (lương 7-9 triệu) thay vì thực tập không lương. Thực tập sinh là cho sinh viên chưa tốt nghiệp hoặc mới ra trường. Với người có kinh nghiệm, hãy nhắm vào vị trí chính thức hoặc hỏi trực tiếp HR xem có chương trình "tuyển cử nhân không qua thực tập" không. Nếu bạn thực sự muốn vào PGBank, hãy ứng tuyển song song cả vị trí chính thức và vị trí thực tập để có lựa chọn tốt nhất.
Sau khi thực tập ở PGBank, mình có thể chuyển sang phòng ban khác không (tín dụng, marketing, IT)?
Được nhưng khó. Vì hành chính là một mảng riêng, bạn sẽ được đào tạo chuyên sâu về văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản – không phải tín dụng hay marketing. Để chuyển sang phòng khác, bạn cần: (1) Chứng minh năng lực ở mảng đó qua các chứng chỉ (CFA, MOE, AWS...) hoặc project cá nhân, (2) Có người bảo lãnh trong phòng ban muốn sang, (3) Tận dụng 3 tháng thực tập để "xâm nhập" – xin tham gia họp, đi cùng anh chị phòng khác, xin làm thử task nhỏ. Hoặc thực tập xong, đợi 6-12 tháng, apply sang vị trí mới với kinh nghiệm "ngân hàng" có sẵn trong CV.
Phỏng vấn thực tập hành chính ở ngân hàng có khó không? Có cần thi test không?
Thường không quá khó vì đây là vị trí thực tập, không có test nghiệp vụ chuyên sâu. Phỏng vấn chủ yếu tập trung vào: (1) Thái độ – bạn có chịu làm việc nhỏ nhặt không, có chủ động không, (2) Kỹ năng mềm – giao tiếp, xử lý tình huống, (3) Kỹ năng tin học – có thể hỏi bạn về Excel trực tiếp (ví dụ: "Làm sao để đếm số lượng hợp đồng theo loại?" – đáp án: COUNTIF), (4) Mục tiêu nghề nghiệp – bạn có nghiêm túc với vị trí này không. Một số ngân hàng lớn có thêm bài test tính cách (DISC, MBTI) hoặc test IQ nhẹ, nhưng PGBank thường không. Chun bị tốt là bạn sẽ đậu 70-80%.
Nếu mình là sinh viên năm cuối, sắp ra trường, có nên ứng tuyển thực tập này không?
Nên, nếu bạn chưa có việc làm. Đây là cơ hội tốt để "cầm cự" trong 3 tháng cuối trước khi ra trường, đồng thời có cơ hội được offer chính thức ngay sau khi tốt nghiệp. Tuy nhiên, lưu ý: (1) Trong 3 tháng thực tập, vẫn phải hoàn thành đồ án tốt nghiệp – hãy xin lịch thực tập linh hoạt với HR, (2) Đừng phụ thuộc vào offer – vẫn apply thêm các vị trí khác song song, (3) Đây là vị trí "bàn đạp" – nếu không được offer hành chính, bạn vẫn có kinh nghiệm ngân hàng để apply các vị trí khác sau này.